e-文書法対応の準備をはじめましょう

株式会社ブライトンコーポレーション様は、2003年にDB2 Content Manager OnDemandを導入し、社内文書の電子化による業務効率化・コスト削減に取り組みました。

営業企画部 部長
藤井俊充 氏
ホテルの経営・運営を行う株式会社ブライトンコーポレーション様は、株式会社長谷工コーポレーション様のグループ会社。総合建設業・不動産業で培ったノウハウを活かし、ディズニーリゾートに程近い浦安ブライトンホテルなど4軒のホテルを手がけています。
2003年には、帳票、明細書のレポート管理と電子帳票の提示を行うソフトウェア「IBM DB2 Content Manager OnDemand(以下CM OnDemand)」を導入し、業務効率化、コスト削減を図りました。今回は、社内文書の電子化に取り組む営業企画部部長・藤井俊充氏にCM OnDemandの検討から導入までと、その効果について伺いました。

コスト、スペース、業務を大幅に削減

社内文書の電子化に至る背景を教えてください。どのような課題をお持ちでしたか？
大きく分けて、3つの課題がありました。
1つめは、帳簿類など保管しなくてはならない書類が年々増え、保管場所が不足していたこと。
2つめは、国税監査の際などに、膨大な量の帳票の中から必要な帳票を探し出すのに苦労していたこと。帳票を検索できるシステムが必要でした。
3つめは、毎日各ホテルと帳票をやり取りするのに、かなりの時間を割いていたこと。必要な帳票はすべて出力しコピーしてFAXで送信するのですが、種類が多い。各ホテルからも「時間を取られるので、なんとかしてほしい」という要望があがっていました。
こうしたスペース不足、業務効率の問題が解決すれば、当然コスト削減になります。解決策を探し始めていた2002年、IBMのセミナーに出席してCM OnDemandを知り、検討を始めました。2003年6月には購入を決め、8月には電子帳票作成などの作業を開始、10月に部分稼動、2004年3月より全面稼動となりました。

他社のシステムやソフトウェアとも比較されたとのことですが、CM OnDemandに決めた理由は何でしょうか？
当社が使っているiSeriesサーバーやネットワークなどの資源をそのまま利用できることです。
特別な管理やオペレーションがいらないことも、システム専任者がいない当社には大きな決め手となりました。

具体的に、どのくらいの効果を期待されたのですか？
業務効率化はもちろんですが、最も期待したのは年間約170万円のコストの削減です。これまでかかっていた印刷費30万円、倉庫掃除のための人件費40万円、資料検索費50万円、集計・資料作成費50万円が削減できるのは大きいですね。帳簿だけで年間ダンボールで60箱分にもなっていた、書類を保管するスペースもいらなくなります。

導入にあたって、一番苦労した点は？
従業員のトレーニングです。各ホテルに出向き、経理担当者を集めて2日間の講習会を開催し、その後は自習としました。システム運営の教育ではなく、自部門の要望にあわせた帳票を追加できるようにトレーニングしたのですが、帳票の種類が多いので各自が完全に習得できるまでには予想以上に時間がかかりました。導入したら、すぐに使いこなせるというわけではないのですね。どんなシステムでも、軌道に乗せるまでには多少の苦労があります。

導入後の効果はいかがですか？
期待したコストの削減は、ほぼ達成できています。帳票をやり取りする時間も大幅に削減され、各ホテルとの連携も以前よりスムーズになりました。
さらに、帳票が電子データ化されて過去の実績を検索することが容易になり、お客様の動向・傾向の分析をするのにもCM OnDemandが役立っています。

今後の取り組みを教えてください。
電子申告ができるようになったので、事業税の申告も電子化に切り替える予定にしており、準備を進めています。営業・経理関連のiSeriesサーバー出力帳票はほぼ電子化したので、今後は社内外からの紙媒体の電子化を進める予定です。今後は、ほとんどの帳票を電子化し、全社的なペーパーレス実現を目指します。合わせて、情報セキュリティーについても強化する計画です。
ホテル業界のIT化は、まだまだこれからです。当社には建設・不動産業で培ったIT化の知識があるので、こちらを参考にしながら進めていきたいですね。

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