オンデマンド・ワークスタイル事例 Part.2

お客様の要求に迅速に応える・生産性を向上する・組織の協働力を高める…こうした企業のニーズを実現させるワークスタイルの変革が、オンデマンド・ワークスタイルです。今回は、企業の生産性向上、コスト削減、社員の意識改革に取り組む、お客様の事例をご紹介いたします。
動物用医薬品メーカーのフジタ製薬様は、2006年7月、八王子・東京工場の新社屋誕生を機に、ワークスタイル変革に取り組んでいます。IPコミュニケーションやフリーアドレス制を柱とする同社のオンデマンド・ワークスタイルについて、フジタ製薬株式会社 取締役 副社長 藤田昌弘氏にお話をうかがいました。

1930年創業の動物用医薬品専業メーカー。犬や猫などのペット用医薬品から牛や豚などの畜産動物用医薬品、さらには医療用具や畜産器材まで、約210品目の製品を扱っている。1977年にIBMシステム32を導入するなど、早くからシステム投資に力を入れ、業務効率の向上を図ってきた。2006年6月末には東京・八王子にある東京工場を建て替え、新社屋が完成。さらに、その隣には来客対応用の応接室や、地域の人にも解放するホールを配したアネックスを建設中である。

——ワークスタイル変革に取り組むことになった背景には、どのような課題があったのでしょうか。
当社は、10年以上前にLotus Notesを導入し、積極的に情報システムを活用してきました。経費精算から契約書までほとんどの文書を電子データ化するなど、もとからペーパーレスについては他社より進んでいると自負しています。
ところが、10年以上も旧来のビジネスフォンを使っているなど、なかなかシステム化が進まない部分も出てきていました。電話の増設が思うようにできないことにより、回線が異なる番号には内線を転送できなかったり、電話の取り次ぎもわざわざ人が移動する必要があったりということになっていたのです。オフィスにいる社員が電話の応対に多くの時間を費やしていただけでなく、お客様の電話を待たせてしまうという事態も発生していました。
また、ネットワーク環境も本社と工場ではPCの設定が異なっていたり、リモートアクセスが悪かったりといった不便が生じていました。面倒なだけでなくセキュリティー上でも好ましくない。本社と工場の連絡には外線を使わなくてはならないなど、通信費もムダにかかっていましたね。

——効率面だけでなく、コミュニケーションにも関係してきますね。
コミュニケーションについては、約20名いる営業担当者のことが気になっていました。彼らは全国にある担当地区をホテルに滞在しながら営業活動を行っており、出社するのは1～3カ月に1週間程度です。Lotus Notesに日報として日々の業務報告をするようにはなっているのですが、離れているとどうしても状況がわかりにくい。それに遠隔地で一人で行動しているわけですから、メールだけのコミュニケーションでは孤独になりやすく、帰属意識も持てないのではないかと思いました。
また、オフィスにいる常駐の社員にしても、部門単位で固まって座っているのでは自由な発想は生まれにくいですよね。
そこで40年以上使ってきた東京工場のオフィスを建て替えることになったのを機に、IP電話の導入や無線LANを配したフリーアドレス制を導入するなどワークスタイル変革に取り組むことにしました。

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