根室市役所市民環境課

戸籍情報システムにIBMとIBMビジネス・パートナーが提供する戸籍管理システムを採用

根室市役所にご提供
頂いた戸籍情報
システム稼働式 根室市役所市民環境課
根室市と北方領土6カ村の戸籍を管理する市民環境課。これまで240冊の紙の台帳で戸籍を管理してきたが、道内179市町村中80番目の自治体として戸籍事務の電算化に踏み切りました。住民記録システムとの連携による事務の効率化と住民サービスの向上を目指しています。

お客様ニーズ

竹脇秀斗氏の写真
市民環境課
竹脇秀斗元課長
（現水産経済部長） 1994年の戸籍法改正で戸籍情報を磁気ディスクに記録することが認められたことを機に、全国の自治体で戸籍業務の電算化が進んでいます。戸籍事務と密接に関連する住民記録のシステムと連携させることで業務効率の大幅な改善を図れることから、根室市でも2000年頃から戸籍電算化の検討を開始しました。

ただ、移行に当たっては2つの大きな課題がありました。1つはシステムコストが厳しい市財政にとって大きな負担となること。もう1つは、紙の台帳からの移行作業を限られた数の職員で行うには大きな負荷となり、通常業務に支障を来しかねないということです。

市民環境課の竹脇秀斗課長は「システムを導入する際には、初期コストだけでなく、長期に渡って発生するランニングコストを低減させることも重要。そのため、システムとしての安定性が高く、OSのバージョンアップなどに伴い数年後に保守経費が膨らむようなシステムは避けたい」との観点で検討を具体化させました。

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ソリューション

慎重に検討を重ねた結果、根室市は北海道道東地区を中心にコンピューターの販売・メンテナンスやソフトウェア開発を行うエイチ・シー・シー（本社釧路市）の提案もあり、IBMの戸籍管理システムを採用しました。根室市が導入したIBM Power System (サーバー)とIBM i（OS）の組み合わせは、以前よりAS/400やiSeriesの呼び名で親しまれてきたビジネス用サーバーで、非常に多くの実績をもち、PC系サーバー（Windows系サーバー）と比べて安定性が高い上に、ウイルス感染率0%、ハッキング阻止率100%の実積があります。

また、Windows系のシステムではOSのバージョンが変わるたびに、戸籍システムのような業務系のプログラムの修正再作成が必要となり、保守経費負担が膨らみますが、IBM i は、OSがバージョンアップしても、ソフトのパッケージを変更する必要はなく、中長期的に低コストでのシステム維持が可能になります。また、システム導入にあたってエイチ・シー・シーや日本IBMのサポートが手厚く、職員に過大な負荷が掛かることも避けられました。特にHCCの営業の方々は、釧路と根室間の往復250ｋｍをもろともせず、高い頻度で訪問してくれ、良好な意思疎通と、信頼関係が構築できました。

紙の原簿の情報をコンピューターに移行させる際に、癖字や誤字などデータとして取り込むことが困難な文字の判読や、明らかに誤記載が疑われる事項を洗い出し、確認・確定する「疑義照会」の作業は、職員にとって最も負担となるものの1つです。IBMは情報をセットアップする際の基本的なルールを予め決めた上で、戸籍パッケージの開発に携わり戸籍実務に精通した担当者を東京から根室市に派遣し、各種原簿調査や資料複写作業、他市町村への公用請求書作成、管轄法務局への届書記載請求処理など、市の担当と職員でなくとも代行出来る作業の大半を作業範囲に含めるなど、担当職員の日常業務に支障が及ばないような配慮がされました。

さらに、平日の午前8時30分から午後6時までフリーダイヤルの「戸籍サポートセンター」を開設していることから、運用開始後も操作上の疑問点や、ハードウェアのトラブルが発生した際にも迅速な対応が期待できることも大きな要因となりました。

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導入効果

長谷部裕美子氏の写真
長谷部裕美子主査戸籍住民主査の長谷部裕美子氏は、「先行して戸籍電算化を実現した近隣自治体の担当者から、1年近くに渡って毎日のように残業が続き、移行直前は寝ずの作業だったという苦労話を聞かされていました。
根室市の電算化が決まった瞬間から相当の覚悟を決めていましたが、いつから本格的に忙しくなるのだろう…と思っているうちにあれよあれよという間に稼働式の当日を迎えていました」と言う。

根室市では住民票や印鑑証明などは既に電算化が終わり、戸籍だけが紙の原簿管理だったため、戸籍電算化により他の事務との連携にスムーズになり、重複作業や手書きでの事務所が大幅に減少、作業効率が大幅にアップしたそうです。電算化に伴い、戸籍担当の職員は現状の2011年度から1人減員（現状7人）、12年度にはさらにもう1人減員して、市役所内の人員最適配置に貢献します。

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お客様情報

日本最東端の市。世帯数約1万3000、人口約 3万人。総務大臣・法務大臣の指名により、根室市長が北方領土6カ村の戸籍も管理しており、根室市戸籍電算化に伴い、北方領土分の戸籍も同システムに移行しました。また、今回の提案では１台のサーバで根室市と北方領土６村の形つの戸籍システムのデータベースを一括管理できるシステムが提案されており、資源を有効活用しながら、低コストで効果的な管理ができる体制も整えられました。

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IBMビジネス・パートナー情報

釧路市に本社を置き、システム開発、システム保守・運用をはじめ、コンサルティングと、幅広いニーズに対応。経験豊富な即戦力の技術者及びインストラクターを擁する。また、今回の戸籍情報システムの提案活動・システム導入にあたっては、釧路と根室間の往復250kmの道のりを高い頻度で訪問。お客様との良好な意思疎通と、信頼関係を構築した。

根室市様担当営業マネージャー
株式会社エイチ・シー・シー公共システム部マネージャー倉田邦則氏