拡大図 鳥取県庁におけるLotus Notes/Dominoを活用した業務改革の代表例の1つとして、「電子決裁システム」があります。従来の紙ベースの決裁処理は、多いときは20人もの押印を必要とする「スタンプラリー」のような状態にありました。

さらに、紙は原本が1つだけなので、1人ずつ承認していくために多くの時間がかかっていました。こうした非効率的な状況を改善するために、鳥取県庁ではLotus Notes/Dominoのワークフロー機能を活用した電子決裁システムを構築。

同システム導入時の経緯について、森本氏は、「従来の決裁フローを単にそのまま電子化するのではなく、当時の副知事（現知事の平井伸治氏）がプロジェクト・リーダーとなり、トップダウンで業務プロセスの抜本的な見直しを行いました。改善の大きなポイントとしては、従来は一緒にされていた意思決定（決裁）、審査（内容チェック）、情報共有の3つを明確に分離したことです。
これにより、無駄な承認経路が排除されました」と語ります。

拡大図 その結果、従来のプロセスは大幅に簡素化され、決裁者は最大でも、課長、部長、知事の3名のみとなりました。
また、電子化のメリットを最大限に活かし、起案と同時に全員が情報共有を行い、職務に応じたチェックを実施する一斉協議方式を採用して、さらなる効率化を図っています。

同システムの構築にあたっては、代理決裁、遡及処理、編集履歴など、不要もしくは運用でカバーできる機能を省き、必要最小限の機能のみを実装することにしました。これにより、開発コストを抑えることも可能になります。

拡大図 電子決裁システムのような業務改善の取り組みと並行して、鳥取県庁ではかねてより、住民への県政情報の公開を重要施策として推進してきました。2003年には全国で初めて、予算編成過程をWebサイト上で公開。2010年の予算編成透明度ランキング調査(全国市民オンブズマンランキング2010年9月発表）でも第1位になりました。

この情報公開においても、Lotus Notes/Dominoが有効に活用されています。予算要求にあたっては、庁内LANでLotus Notes/Dominoの電子会議室の機能を利用してディスカッションを行い、「予算要求データベース」に記録。そのデータベースのレプリカを日時でDMZ (DeMilitarized Zone) 上の公開Dominoサーバーに作成し、Web用のフォームで外部に公開する仕組みになっています。

「ほかにも、県民から寄せられた意見や提言、およびそれらに対する回答を記録・管理する『県民の声データベース』などをLotus Notes/Dominoで作成し、Webサイト上で公開しています。
Lotus Notes/Dominoの標準機能によってWeb化できるので、公開用のデータを別途作成する必要もなく、情報公開が非常にスムーズに行えます」(森本氏）近年では、Webサイトで情報を公開する自治体も増えていますが、鳥取県庁のように手間のかからない効率的な情報公開の仕組みを確立しているケースは、まだまだ少ないのではないでしょうか。

拡大図 鳥取県庁では現在、2000以上ものLotus Notes® データベースが稼働していますが、それらの多くは職員により内製されたものです。 電子決裁システムのような大規模なデータベースはベンダーに開発を依頼しますが、比較的簡単なもの、小規模なものについては、Lotus Notes/Dominoの設定の再利用やテンプレートなどを活用して、職員が自ら作成します。

また、そのようなデータベースを内製する上で有用な独自のマニュアルやQ&Aなども、職員の手により作成されています。「当初はトップダウンの号令でLotus Notes/Dominoの活用を推進してきたわけですが、日々の業務で利用する中で、『こうすればもっと業務が便利になるはず』という意識が職員に芽生え、こうしたボトムアップの動きへと発展してきました。

今日では、何かシステム化のニーズが出てきた場合に、『まずは、Lotus Notes/Dominoで実現できないか考える』というのが、私たちの基本的なスタンスとなっています」(森本氏）実質的に100万円程度の開発はほとんど内製で対応しているため、大幅なコスト削減につながっています。
また、外注で開発する場合は、予算要求から調達を経て開発まで数カ月かかるのが一般的ですが、Lotus Notes/Dominoで内製すれば、必要な機能をすぐに取り込むことができ、そのメリットも非常に大きいといえます。

「こうした取り組みをサポートするために、職員向けに鳥取県情報センターのシステム・エンジニアによる開発支援相談なども週1回、実施しています」(森本氏）

鳥取県庁ではこれまで、主に内部の業務効率化や生産性向上のためのシステム開発を行ってきましたが、その最終的な目的は「住民サービスの向上」にあります。森本氏は、「今後はより直接的に、住民が利用するためのシステム/サービスも強化していきたい。ただ、供給側の視点で作ると、どうしても『提供しやすい機能』『提供しやすい情報』に偏ってしまう傾向があり、住民にとって本当に有用なサービスを提供するのは難しいのではないかという懸念もあります。

ユーザーのニーズをすくい上げ、それを具現化するノウハウは、やはり行政よりもIBMをはじめとした民間企業のほうが優れているでしょう。その意味でも、IBMには今後、住民サービス向上のためにさまざまな形での提案やシステム/サービス開発にパートナーとしてご協力いただくことを期待しています」と話します。今後、Lotus Notes/Dominoをはじめ、さまざまなソリューションを効果的に活用した住民（ユーザー）視点での新たなサービスが、数多く鳥取県庁から生まれてくることが期待できます。