会議にかかわる時間やコストを削減！

社内の関係スタッフによる打合せ、部門や部署を超えて行われる全社会議、サプライヤーやお客様を交えて開催されるセミナーなど、ビジネスにとって“会議”は不可欠なものとなっています。しかし、参加者のスケジュール調整からはじまり、会議室や会場の予約、配布資料のセットアップなど、その準備にかかる労力は意外に大変なものです。また、会議に出席する側にとっても、日程調整、社外や遠距離から参加する場合の交通費や移動時間の確保、ときにはホテルの予約…など、貴重な時間とお金を費やさなければなりません。

“会議”は必要だけど、いろいろ大変

• メンバーが全員参加できる日は？時間は？
• 参加予定者は何人？
• 適当な会議室は？空いてなかったらどうする？
• 配布資料は何部用意すればいい？
• お客様にお茶の用意も…
• 往復の時間が惜しい。
• 本当に参加しないとダメ？

オフライン会議にかかわる悩みや課題を解決する方法として、Web ミーティングというものがあります。インターネットなどの情報ネットワークを介して、音声や動画などを利用しながらWeb上でバーチャルに会議を行う方法です。Web ミーティングであれば、参加者全員を収容する会議室を確保することも、配布資料のセットアップも、交通費も移動の時間も必要なくなります。ネットワークに接続できれば、どこからでも会議に参加することができます。これにより、オフライン会議の準備などに費やされていた時間・コスト・労力を、より生産的な業務に割り当てることが可能になります。 では、Web ミーティングをするにはどうすれば良いのでしょう？

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