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Excelの光と影
"Excel レガシー"という言葉をお聞きになったことはありますか？
代表的なオフィス・アプリケーションとして、現在Excelはビジネスの様々なシーンで利用されています。その使い勝手の良さから、エンドユーザーによる非定型業務の処理に使われ、マクロと呼ばれる自動実行プログラムの作成も簡単に行えるなどの特長から、集計業務などの生産性の向上に役立てられています。
コモディティー化しているExcelの利用方法
- 「表計算ソフト」：表を作成して計算やグラフを作成
- 「紙の代わり」：ワークシートを方眼紙として利用し、書類を作成
- 「簡易DB」：データを蓄積し、簡易データベースとして利用
- 「業務アプリ」：マクロ（VBA）を利用した業務アプリケーション
しかし近年、新たな法制度の成立とともに、企業は内部統制やIT統制などへの対応が迫られ、Excelによって処理されるこのようなデータについても信頼性を保証することが求められるようになってきました。"Excel レガシー"は、個々のエンドユーザーが属人的に利用していたExcelのデータやマクロが、IT統制の観点からブラックボックス化し、管理が難しい状態になっていることを表すキーワードとして登場してきました。
Excelのデータやマクロの問題点
- シートやドキュメントのコピーが横行し、どれが正しいのかわからない。
- リンクしている参照元データが消され、計算が正しく行われない。
- データ量が増えるとハングアップしてしまう。
- Excelのアウトプット・データの信頼性を検証できない。
- 業務部門のユーザーが個人的に作ったマクロが多い。
- マクロで作りこんだ処理手順がブラックボックス化し、メンテナンスも管理もできない。
- セキュリティーが設定されていないデータが多い。
- 肥大化・老朽化しているマクロが多い。
- プリントアウトされたものだけが管理され、文書データは放置されている。
- 異動や退職などで作成者がいなくなっていることが多い。
様々なExcel レガシー問題
Excelは、その使いやすさから、様々な業種や業務で利用されているため、Excel レガシー問題の影響は広範囲に及びます。今はまだ、課題として意識されないリスクが潜在している可能性もあります。以下に、業種・業務ごとの主な課題を例示してみます。
スプレッドシート統制の課題
日本版SOX法は、上場会社だけでなくその関係会社や業務委託先にもなんらかの影響を与えると考えられ、中堅、中小の事業所にとっても、その対策は重要な課題となっています。そうした中で、「スプレッドシート統制」が新たな課題として浮上してきました。たとえば、財務報告の作成にあたり、会計システムから必要なデータをいったんExcelなどに取り込み、Excelのマクロなどで計算した後に再度、会計システムにその結果を入力するといった使い方をしている場合、そのExcelで実行された処理プロセスは日本版SOX法のIT統制の対象となり、その処理の確からしさを証明する必要が出てきます。（参考：監査・保証実務委員会報告第82号「財務報告にかかる内部統制の監査に関する実務上の取り扱い」）
散在する売上データの集計
様々な販売チャネルを持つ企業などでは、EDI、Web-EDI、Mail、Excel、FAXなど、複数の経路で発生した受注データを一旦Excelに取り込み、マクロでデータを変換してから販売システム（データベース）に売上登録をするなどの手間がかかります。
企画書/技術文書の管理
商品企画や製品仕様書などの管理において、ExcelやWordで商品企画書を作成し、最終的に基幹の製品データベースに登録するため、ExcelやWordに記載されたスペック・データなどを手作業でコピー、ペーストしたり、転記しなければなりません。
生産管理
ある製造業のお客様では、新製品開発の進捗状況を把握するためにExcelを活用。Excelは手軽に利用できるが、1製品あたりの管理項目が膨大であるため、集計する管理者は大量のExcelシートをハンドリングしなければなりません。
その他問題は山積
その他にも、多くの問題があります。
【経理業務】
- 経理データのExcel入力が煩雑で会計システムとの連携が取れていない。
【営業業務】
- 営業日報など報告データの収集・集計が煩雑。
- 各営業がExcelで自由に見積書を作成している。
【マーケティング業務】
- イベントなどでのアンケート収集・集計業務が煩雑。
【製造業】
- 環境規制対策の一環として、多くのサプライヤーから環境情報（製品含有化学物質データ）を収集しなければならない。
【人材派遣業】
- スキルシートなどの人材データを社内、企業間でセキュアーに活用することが難しい。
【報道・出版】
- 記者や編集者とWebシステムで記事をやり取りしているが、一部は利用されておらず Excel/Wordとメールに依存。
さて、
これらの問題は、どうすれば解決できるのでしょうか？
コンシェルジュ・サービス
IBM Express Advantageでは中堅企業のお客様のためにコンシェルジュを設けました。
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