LotusLiveで大学間、外部組織との共同研究が変わる！

LotusLiveを活用することで、国内外を問わず大学間や、民間・国公立の研究機関・組織とのコラボレーション（共同作業）が劇的に改善できます。

活用シーン（例）

1. 他の組織・大学のメンバーとの共同研究
2. 異なる大学の職員間の情報共有・共同作業
3. 大学をまたがるサークル活動や、ゼミ等でのコミュニケーション活動

上記の 1. 「他の組織・大学のメンバーとの共同研究」について具体例をご紹介いたします。

近年、大学間や、民間を含む外部組織との共同研究など、大学の枠を超えたプロジェクトが益々増えており、コミュニケーション・ツールの重要性が高まっています。大学間・拠点間をつなぐテレビ会議や、画面共有システム等は広く導入されていますが、共同研究でのデータやプロジェクトの進捗管理等の観点では、メールと添付ファイルに頼っているケースが多く、生産性を低下させています。

共同研究における情報共有の課題（例）

• 研究情報の共有・発信・交流（コラボレーション）の仕組みが限定的
  • 大学・組織ごとに異なるメール、ファイル・システム、グループウェア等を利用し、コラボレーション（情報共有）のための簡便かつセキュアな仕組みが無い、或いは、コラボレーション・システムがあっても利用に制限があったり手続きが面倒
  • 結果的に、メールと添付ファイルでの情報共有が中心となる
  • ファイル・サーバーが利用できる環境でも、複数人の作業により異なるバージョンが乱立
  • セキュリティーや安全性の懸念から、簡便なフリーツール等は利用できない
• 情報共有・共同研究の生産性が低い
  • 大規模な大学間の講義共有の仕組みはあるが、テレビ会議のような形式では、共同作業をするのには向いていない
  • SNSやマイクロブログを利用する場合にはプライベート情報との切り分け、セキュリティーの確保が難しい
  • メールと添付ファイルでの情報共有では、研究で利用したデータの再利用や、必要な情報のスムーズな検索が実現できず、過去の情報の再活用がしにくい
• 研究過程が可視化されない
  • 研究過程の共同作業は、地理的な問題を解決するために定期的に集合するか、同じ時間帯に電話、テレビ会議などで整合性を取る必要がある
  • 国境を越えた場合は時差が壁となる
  • 集合での作業の場合は専任の記録をとる役割の担当者がいないと履歴が記録されず、テレビ会議なども発言や話者の映像などの記録にとどまってしまう
  • 研究で得たノウハウ・経験知などは個々人のレベルにとどまり、参加した全員で活用できるものにまで昇華させるには、情報を整理する役割の担当者が必要になり、大変な手間がかかる

LotusLiveにより、簡便かつセキュアなコラボレーションが実現

• 研究情報の共有・管理の仕組み改善と生産性の向上
  • LotusLiveでは、異なる組織に属していても、ファイルやアクティビティー単位で、参加者をセキュアに設定して、情報の共有や共同作業を行うプラットフォームを構築可能
  • Skypeの音声通話と連携し、複数人での画面共有や、セキュアなファイル共有を実現し、ミーティング後のタスク管理はLotusLive、音声会話はSkypeと、双方の得意な機能を連携可能
• 研究過程が可視化される
  • LotusLiveでは、アクティビティーで共同プロジェクトの期限や担当者を決めて作業可能
  • バージョン管理可能なファイル共有機能と連携して、共同での資料作成なども可能
  • Web画面共有も利用したいタイミングで開始できるので、遠隔地との打ち合わせの質を高めることが可能
  • メンバー を選んだコミュニティーを作成して、研究テーマに関わるディスカッションをすることも可能
  • 過去の研究に関する共有ファイルやアクティビティーの情報は履歴として残すことが可能
  • 新しく参加した学生や留学生、他大学・他組織の研究者も過去の情報を共有可能
• プロジェクト・ノウハウの共有と蓄積
  • LotusLive上で検索して、必要な情報をすばやく探し出すことが可能
  • ファイルの検索では、添付ファイルのテキスト情報も検索可能
  • LotusLive上の情報には、タグをつけて情報の整理が可能
  • 同じタグが付与されているコンテンツが多い場合は、文字が大きく目立つようになるため、どのような情報が研究プロジェクト内で話題になっているかが確認可能

LotusLiveの機能紹介（共同研究に役立つ機能）

• 契約ユーザーごとに最大5GBまでのファイルの共有・バージョン管理が可能
• 既存のシステムに影響を与えずに、今ある仕組みに追加で利用でき、IDは自分の組織のメールアドレスを利用
• 参加するメンバーは、ファイルやプロジェクトごとに細かくセキュアに設定可能
• Web会議（画面共有）や、Skype連携による音声会議（管理者による設定が必要）で、リアルタイムなコミュニケーションも即時に開始可能

組織を超えた共同研究を低コストで、即時に開始できるLotusLiveのご利用をぜひご検討ください。

LotusLiveのサイトでは、各種機能や連携アプリケーションを動画等を交えてご説明しております。また、60日間の試用版アカウントの登録も受付中。ぜひ、LotusLiveをご体験ください。

LotusLiveを体験

LotusLiveの機能や特長を説明した5つの音声付の動画をYoutubeで公開しております。

• LotusLive #1：距離・組織・国境を超えたコラボレーション（YouTube）

  LotusLiveの概要と、企業のコラボレーションの課題をLotusLiveでどう解決するか­、LotusLiveの活用例などを紹介しています。

• LotusLive #2：メリットその1 既存のシステムに依存しない（YouTube）

  LotusLiveの特長である、既存のシステム（メール、ディレクトリ、ネットワーク）に依存せず­に、必要な機能（メール、コラボレーション、Web画面共有）を選択して利用でき、社内外ともにセキュアにコラボレーションできることや、LotusLiv以外の仕組みとも連携できることをご説明しています。

• LotusLive #3：メリットその2 無償のゲストアカウント発行と多言語対応（YouTube）

  LotusLiveの特長である、ライセンス保有者以外への無償のゲスト・アカウント発行と、主要な­言葉に対応した多言語対応について説明しています。LotusLiveは、国内外のコラボレーショ ンしたい相手がライセンスを購入していなくても、ゲスト・アカウント向けのLo­tusLiveの機能を利用できます。

• LotusLive #4：機能その1 ファイル（YouTube）

  複数人で作業するときに適切な管理が難しい PCファイルの共有。LotusLiveの機能「ファイル」は、社内外の相手と、効果的なPCファイルの共有を実現します。バージョン管理や、細かいアクセス権の設定機能などを備えています。

• LotusLive #5：機能その2 アクティビティー（YouTube）

  LotusLiveの特長である、複数人との共同作業を可視化する「アクティビティー」について説明しています。社内外のユーザーと、期限や担当者を設定してタスクを管理することができ、共同作業の進捗確認や、引継ぎ時の過去の担当者の履歴確認などができます。

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