掲載月 : 2010年3月
今や、メール・システムはコミュニケーション・ツールの中心を担う存在として、企業の基幹システムに欠かせないものとなっています。IT部門では、日々重要度を増すメール・システムの運用やセキュリティー、ヘルプデスクの負担が高まり、利用者にとってもメールへの過度な依存が生産性の低下をもたらしています。こうした課題の解決に向けた一案として、IBMはクラウド・コンピューティングを基盤とするコラボレーション・ツール「LotusLive」を使ったワークスタイルの変革をご提案します。
SaaS検討をワークスタイル見直しの好機に
昨今、システムを自社保有するのではなく、SaaS(Software as a Service)として提供されているメールの利用を検討されているお客様の声をよく耳にします。メール・ボックスのサイズがハードウェアに依存し、かつサービス・レベルを高く保つ必要があることを考えれば、ハードウェアとその運用負担をなくすことは大きなメリットと考えられます。では利用者にとってはどうでしょうか。
かつてメールが企業に浸透し始めたころは、正式な連絡手段とみなされず利用範囲は限定されていましたが、現在では正式な文書としてお客様との連絡にも使われています。しかし、一方ではメールへの過度の依存が生まれています。すなわち、情報やファイルや問い合わせなどの共有情報、進捗管理といったプロジェクト管理的なものまですべてメールに羅列され、個人の鞄にしまわれているのと同じ状態を引き起こしています。
これらは単に自社保有のメール・システムからSaaSへの移行により解消できるものではありません。もちろん、ブラウザーだけでアクセスでき、専用のメール・クライアントを必要としないため、多様な環境からアクセスできるメリットはあるでしょう。しかしこのメリットがメールへの依存を加速する恐れは十分にあります。逆にSaaSへの移行を検討するタイミングで、メールとの付き合い方について考え直し、ワークスタイルの改革をも検討すること ができる絶好の機会だと言えます。
メールへの過度の依存による弊害
図1 過度なメール依存の構図
(501KB)Adobe® Reader®が必要メールへの過度の依存について、よく言われるのはメールに情報が埋もれてしまい、共有すべき情報が個人のメール・ボックスにしか存在しなくなることです。1つのツールですべて完結してしまうために、他のグループウェアやツールを使わなくなるという傾向がありますし、責任の所在があいまいになるのも、メールにありがちな現象ではないでしょうか。メールを送信すると、受信相手に役割が移ったかのような錯覚をもたらします。しかし指示やToDoが合意されたものかどうかはメールだけではわからないことも多いのです。
また「受信確認」をつけて、メールを読んだはずだという、送受信者相互の認識の違いをもたらします。これを「はずの理論」と呼んでいますが、「見てるはず、知ってるはず、やってるはず」というものです。履歴付返信にやりとりが分散され情報が点在して読みにくいメールが行き交っているにもかかわらず、その内容を網羅した知識を相手に期待し、「はず」で許容もしているのです(図1)。
こうしたメールへの依存による、ミスコミュニケーションや認識の違いを改善するためにも、ワークスタイル変革への取り組みが必要となります。
コラボレーションを加速する「LotusLive」の設計思想
図2 LotusLiveの優位性と機能
(486KB)Adobe® Reader®が必要
IBMが提供するLotusLiveは、クラウドのコラボレーション・サービスとして、コミュニケーションの効率化をはじめとするワークスタイルの変革に注目しています。ビジネスを一連の流れとしてとらえ、それぞれのシーンで必要なコラボレーションを実現できるように設計されています。
LotusLiveの主な特徴をご説明します(図2)。
会議のプロセスを最適化
会議の実施にあたっては、スムーズに進行できるように事前に資料を作成し、会議中は議題を検討し、必要なアクション項目を決めていきます。そして終了後は議事録を回し、アクション項目に対する進捗管理を行います。これをメールで行う場合、添付ファイル付きのメールに始まり、会議の招集と実施、議事録、アクション項目の進捗などの履歴が連なった長いメールが出来上がります。
LotusLiveはこのプロセスを最適化します。共有可能な場所へのファイルのアップロード、Web会議の実施、アクション項目の決定、進捗確認をそれぞれツールを使って実施するため、メールは通知を行うだけです。アクション項目はWeb会議上で直接書き込まれるため、その場で誰が実施するかの合意ができます。記述内容を見ながら確認し合えるため、すぐにアクションを起こすことができます。
社内外を問わず、コラボレーションを実現
さらに重要なのは、上記のようなコミュニケーションのサイクルを社内だけでなく社外の人とも行えることです。社内のコラボレーション環境はあっても、社外だとメールだけということが多いと思いますが、LotusLiveはお客様とのやりとりにも使うことができます。
LotusLiveは組織を超えてグループを作成することで簡単かつ安全に情報共有を行うことができます。情報共有をしたい相手がLotusLiveのアカウントを持たない場合でも、無償ゲスト・ユーザーとして招待し、情報の共有やWeb会議への参加が可能であり、企業間のコラボレーションを強く意識したサービスを提供しています。
シンプルな構成により、高セキュリティー環境を実現
また、これらの統合環境により、Webメール機能であるLotusLive iNotes® はシンプルな構成になっています。メールには情報を直接含めずに、そのリンクだけを入れることで情報漏えいの可能性も低減できます。これはLotusLiveの各種サービスがきめこまやかなアクセス制御を持つために、たとえメールが誤って外部に送られたとしても、重要な情報の所在であるリンク先は守られているからです。また、共通のグループ宛先を利用できるため、ユーザーは個人アドレス帳だけに依存することはありません。シンプルな
つくりですが、ビジネス利用を意識した設計です。
クラウド・コンピューティングは、リソースを社内に持たないため、手軽に始められて簡単にやめられるというメリットがありますが、メールのような既存システムの移行には当てはまりません。既存システムのサービス・レベルを維持したまま移行することは困難だからです。SaaSの一律なサービスを使う利点のひとつは、リリースアップが早く新機能の恩恵を受けやすいことですが、カスタマイズを許容しないことが前提です。カスタマイズを実施した時点で個別対応となり、その後のリリースアップや機能も個別テストが必要となるからです。
こうしたことも十分に考慮した上で、「ワークスタイル」の変革、すなわちメール依存からの脱却を目指して取り組んでいただきたいと思います。
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