海外事例：米国マイアミデイド郡裁判所事務局

人口230万人の多文化社会に対して市民サービスを管轄する米国マイアミデイド郡裁判所事務局（フロリダ州マイアミ）は、年間72万件を超える交通訴訟を扱う全米第4位の規模の交通裁判所を所管しています。総職員数は1,319人で、そのうちの300人が多数の交通訴訟に関連する200万件以上の書類（交通違反切符、逮捕状、訴答書面、請求申立書、および関連情報）の処理に当たっています。

書類事務に忙殺されて、質の高い司法サービス提供が困難に

同事務局では、交通訴訟関連の事務処理業務をすべて手作業で行っていました。そのため、職員はほとんどの時間を事務処理に忙殺されていました。「通常の召喚状1つ取ってみても最低37回の処理が必要でしたが、その半数は単なる書類の回付でした」と、同裁判所事務局長のHarvey Ruvin氏は当時を振り返ります。
こうした業務には、単調な書類整理や、同事務局が管理する市民サービス窓口で住民に請求された書類の検索も含まれていました。また、郡内6カ所にある20以上の法廷に訴訟関係書類を手配する必要もありました。そのため、書類の誤送や最終段階で見つかった誤りの訂正のために差し戻しが必要になり、遅れが生じることも少なくありませんでした。こうした非効率的なプロセスは、マイアミデイド郡司法当局の業務効率低下だけでなく、職員の士気低下の原因にもなっていました。部署によっては、職員が事務処理のためにほこりをかぶった書類棚や際限のない書類の山と常に格闘しなければならない場合もあったからです。
「当事務局では、膨大な量の書類事務と裁判制度に付随する数多くの関連手続きに忙殺され、質の高い司法サービスを提供することが困難な状況でした。そこで『ペーパーレス交通裁判所』の実現を公約に掲げ、事務管理部門のコア業務プロセス全体を自動化することが可能なコンテンツ管理システムを探し始めました」とRuvin氏は語ります。

業務プロセスにおける包括的なコンテンツ管理適用

マイアミデイド郡の第11巡回裁判区交通裁判所は、IBMエンタープライズ・コンテンツ管理（ECM）ソリューションであるFileNet®の導入により、交通訴訟関連の主要業務プロセスへの包括的なコンテンツ管理適用を実現しました。そのシステムは、Simultaneous Paperless Image Retrieval Information Technology（「ペーパーレス同時画像検索情報技術」の意）の頭字語を取って、SPIRITと名付けられ、プロジェクトの資金調達とサポートは、裁判所事務局長、首席裁判官、およびマイアミデイド郡が共同で行いました。導入の陣頭指揮に当たったのは、IBM ECM ValueNet®ビジネス・パートナーであるアクセンチュア社でした。また、ソリューション導入を安全かつ効率的に進めるために、IBM ECM Lab Servicesが重要書類保存調査を実施し、その結果、1,500万件の書類をIBMのリポジトリーで保存・管理することにしました。
IBM FileNetと統合されたSPIRITは、すべての交通訴訟関係書類を一元的に取り込むことにより、情報紛失のリスクをなくします。すべての書類は、IBM FileNet Image Servicesと高速/低速スキャナーによってシステムに取り込まれます。取り込まれた画像は適切な部署に電子的に転送され、裁判所職員の事務処理効率の向上に加え、裁判官の意思決定の迅速化も可能にします。システムに取り込まれたコンテンツは、郡裁判所事務局および地方裁判所全体で同時閲覧や同時処理を直ちに行うことができます。

法廷のペーパーレス化で合理化と効率化を実現

裁判官は、SPIRITを使用して予定表の確認、すべての訴訟関係書類の閲覧、訴訟の処理、判例の確認といった業務を素早くこなすことができ、また、誤りのない情報保存・検索が可能になります。
郡裁判所行政法審判官のSam Slom氏は次のように語っています。「メリットとしてまず挙げられるのは法廷のペーパーレス化です。現在では、紙の書類を検索しなくても訴訟の予定を立てることが可能になり、法廷の大幅な効率化につながっています。また、被告人の係属中の訴訟をすべて即座に検索し、それらの訴訟を迅速に解決することも可能になりました。これは、効率化はもちろん、時間とコストの大幅な削減にもつながっています。もう他の裁判官が手書きした文章を解読する必要はありません。裁判官がSPIRITシステムを使用して付けた注釈はすべて鮮明に印刷され、わかりやすく示されます」
加えて、検察官や被告側弁護士もSPIRITを使用して訴訟情報を即座に検索できるため、裁判手続きの合理化とさらなる効率化に役立っています。

SPIRITシステムを拡張も計画

「IBMのテクノロジーによって支えられたSPIRITシステムは、単なる「電子ファイリング・キャビネット」にとどまりません。事務局交通部門の職員にとって、年間100万件に迫る交通訴訟に伴う作業負荷を効率的に管理する手段となっています。さらに、事務局や裁判所が主要業務プロセスのリエンジニアリングによって意思決定の迅速化、顧客サービス向上、業務効率化、保管コスト削減、職務充実などを図ることも可能になっています」とRuvin氏は語ります。
SPIRITを支えるIBM ECMシステムは、卓越したスケーラビリティーを備えているため、同事務局の将来のニーズに応じて直ちに拡張することができます。マイアミデイド郡裁判所事務局CIOのTom James氏は次のように語っています。
「このインターネット・プロジェクトのフェーズ2では、IBM ECMと共にSPIRITシステムを拡張してレガシー・リポジトリーの画像化対応を実現する計画です。その結果、市民が交通違反の召喚状をオンラインで確認し、罰金をオンラインで納付できるようになります。その機能により、ROI（Return On Investment：投資収益率）のさらなる向上に加え、マイアミデイド郡の住民に対するサービスの向上を図ることも可能になります」
James氏によれば、同事務局では現在、IBM ECMシステムを州法務局に拡張するための予算の承認を待っているところだそうです。

同事務局で働くすべての人がIBM ECMシステムの自動化機能の恩恵を受けています。CIOのTom James氏は「職員の生産性向上により、訴訟処理件数の30%増加と同時に職員数の15%削減が実現し、その結果、年間100万ドルの人件費削減につながっています」と語っています。
そのほかにも次のような利点が得られています。

• 訴訟関係書類の検索時間の短縮
• 誤りの削減と審理開始までの時間短縮
• 法律書類のセキュリティー向上
• 主要業務プロセスからの無駄な手作業の排除

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