IBM SCOREによる病院の文書管理とコンプライアンスの合理化

• 方針書、手順書、医師指示書、医師契約書、見積依頼書（RFP）などの作成、レビュー、および承認に要する労力/時間/コストを削減します
• 文書の期限切れや毎年の見直しを管理します
• 監査の準備にかかる負担とコストを削減します
• テンプレートやメタデータの標準化によって誤りを最小限に抑え、検索効率を向上させます
• セキュアな中央文書リポジトリーを構築して最新情報の検索を容易にします

病院では、病理学や臨床サービスなどの臨床面から人事、経営企画、理事会などのビジネス面に至るまで、数え切れないほどの文書が発生します。こうした情報の作成、レビュー、承認、および公開は、医療現場において常に厄介な問題となってきました。というのも、各部署が独自の方法で紙の記録を作成、維持管理し、配布している場合が多いためです。
文書の作成は一貫性のないプロセスで行われ、しかもその内容の承認者や公開者を示す監査ログが存在しないことも珍しくありません。その上、文書が見つけにくく、最新の状態に維持されていないこともしばしばです。
こうした状況の中で監査に備えるには多大な労力を要し、突然の「抜き打ち」監査に合格することは困難です。また、医学研究に従事する多くの病院にとって、治験に関連する規制対象文書の管理に伴う労働集約的なプロセスは重荷になっています。
病院は、多大な時間を要し、しかも誤りを起こしやすい手作業プロセスにもはや頼ることはできません。変化する要件や規制当局の検査に対応できるようにすると同時に、文書の作成や管理に伴うコストと時間を削減できるように適応しなければなりません。そのためには、文書、方針、手順などの作成、レビュー、承認、および公開を監査可能な方法で行う必要があります。

IBMは、方針書、手順書、契約書などの広範な文書の作成、レビュー、承認、公開、およびアクセスを電子的に管理するためのエンドツーエンド・ソリューションとして、IBM Solution for Compliance in a Regulated Environment（SCORE）を開発しました。IBM SCOREは、文書のライフ・サイクル管理、レビュー/承認ワークフローに加えて、規制遵守を容易にするアクセス制御機能や監査機能も網羅した、柔軟で構成が容易なソリューションです。
IBM SCOREは、以下の機能によって主要なプロセスの効率と可視性を高めます。

• 文書の作成、レビュー、および承認の管理
• 文書へのアクセス/配布の制御
• 適切な検査とバランスを確保しながら、社内プロセスをスピードアップする電子署名
• 広範な監査ロギング
• 監査ログに基づく特別レポート（「特定の方針に関する研修を修了した者全員のリスト」など）
• ワークフロー/ビジネス・プロセス管理

実業務に役立つアプリケーション

IBM SCOREは、病院環境全体にわたってあらゆるビジネス・プロセスの効率と可視性を高めることができます。例えば、病院では、交渉プロセス全体を通した契約書の作成、レビュー、および承認の管理に使用することができます。また、医療研究機関では、治験に関連する文書が21 CFR Part 11を遵守していることの管理に使用することもできます。

実装のスピードアップと価値を実現するまでの時間の短縮

実装するのに広範囲にわたるカスタマイズが必要な従来のコンテンツ管理システムとは異なり、IBM SCOREは強力な構成機能によって各組織のニーズに合わせて調整することができ、実装に伴う複雑さ、時間、コスト、およびリスクを大幅に減らします。
IBM SCOREは、複数のインターフェースを必要とする従来型の縦割り構造によるスタンドアロン・システムを、アプリケーション統合、プロセス管理、およびデータ管理をシンプルにする中核機能に置き換えます。

IBM SCOREは、臨床医、ビジネス・マネージャー、治験責任医師などのユーザーが、散在する規制対象情報にアクセスしたり、重要なアプリケーション間で関連プロセスを実行したりできるようにする直観的なユーザー・インターフェースを備えています。煩わしい手動システムや電子メール添付ファイルを使って方針書の作成や更新を行うのではなく、病院のあらゆる利害関係者が1つのセキュア・ポータルにアクセスするため、生産性や可視性が最大限に高まります。