社員に使われないポータル・サイトを構築していませんか?

社内に散在しているさまざまなデータや情報を効率的に利用するために、社員のPC画面上に必要な情報やアプリケーションを集約して表示する「企業情報ポータル(EIP)」。利用者に合わせて、画面レイアウトや表示する情報レベルなどのユーザー・インターフェースを変更すれば、経営層用のポータル画面や部長クラス用、営業用、技術者用など、それぞれの職種や役割に応じた最適な情報を提供できることが評価され、導入する企業も増加しています。

ところが、せっかく構築したポータルが思ったほど利用されていない例も多く見られるようです。その理由は、「必要な情報がほとんどない」とか「単なるリンク集でしかない」、「情報を検索することもできない」といったことのようです。「まずポータルの構築ありき」というように、システムやデータをいかに上手く統合するかという作り手の視点だけで構築されたポータルの中には、ポータルの構築目的が曖昧で、ビジネスの変化に対応できなくなっていることが多いのです。また、開発者の思い込みから、細かい部分を不必要に深く掘り下げ過ぎている例も目立ちます。利用者が画面に表示する情報を変更できない例などは、十分に活用されないポータルの代表的なものでしょう。

企業ポータルは、経営課題解決のための「手段」や「ツール」でしかあり得ません。自社のビジネスの目標と課題を明確化し、その解決策としてのポータルを成功させている例もあります。たとえば、ヤマハ発動機株式会社のオートバイ部品に関連する部門では、IBMの「WebSphere® Portal」を利用したポータル・サイト「p-WiN (Parts Web Information Navigator：2004年稼動開始)」を立ち上げ、メールと45ヶ国60拠点という全世界の工場から上がってくる最新情報に目を通すことで、1日の業務が始まります。p-WiNの最大の特徴は、同社が行ってきたさまざまな改革で得られたオフィス業務のノウハウすべてをマニュアルとして可視化し、全社で共有していることです。同社のポータルは、全世界の在庫を管理する基幹システムと連携しているため、最新在庫情報や事業戦略、グローバル・マーケティングなどの情報も入手でき、世界レベルでの連結在庫の削減に、大きな効果が現れているということです。企業ポータルに求められているのは、このような効果ではないでしょうか。

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システム部門にとっての企業ポータルといえば、あらゆる社内情報へのリンク集であり、入り口としての存在で、社内や部門の連絡用掲示板とニュースが表示されているというイメージがあるかもしれません。しかし、そのようなポータルが効果的に利用されるわけではありません。それでは、どんな考え方が必要なのでしょうか。例えば、製造業の設計者を対象としたエンジニアリング・ポータルを構築するケースを考えてみます。設計者にとって、自分のチームで設計している製品の3D(3次元)CADのイメージを、Webを通して社内に発信できれば、ただのポータルが企画やマーケティング、営業などの他部門のユーザーがレビューなどの業務で必要とするエンジニアリング・ポータルへと活用の場面が広がり、3次元CADを導入したメリットを社内中で享受できる可能性が膨らむのではないでしょうか。

以下は CATIA/DMU で干渉チェックを行った結果を「課題管理」として実装しているポータルの例です。

エンジニア・ポータル：製品開発者用イメージ

また、営業活動の質・スピードを改善することを目的にしたポータルであれば、「案件創出」、「提案活動」、「業務処理」、「顧客対応」という営業職に求められる4つのフェーズに最適な営業関係のシステムを用途、場面に応じて集約、配置する必要があります。案件創出フェーズであれば、社員個々の経験に依存するのではなく、新製品やサービスを提案できるきっかけとなる情報を提供することで、案件の創出数を増大させることが目的ですから、ポータルには、新製品情報や最新の市場動向、他の営業担当者の活動履歴、類似タイプのお客様での実績などの情報が求められます。提案活動フェーズでは、提案内容の質とスピードを向上させることで、営業活動期間の短縮と、成約率を向上させることが目的ですから、他の営業担当者の提案書や社内担当者とのコラボレーション機能などが必須になるでしょう。

どんな企業でも、従業員と組織の生産性向上は大きな経営課題です。ですから、利用する従業員それぞれのロール(役割)やワークスタイルに応じたバーチャルな作業を行う、デスクトップ画面の統合機能こそ、この課題を解消するツールになり得るのです。業務の進行状態や目的に応じて必要な情報やプロセス、コラボレーション環境などを統合的、効果的に提供し、意思決定を迅速に行なうことで個人の生産性を向上し、企業の競争力を高めることにつながるからです。ですから、企業情報ポータルは、構築する目的を明確にすることが不可欠なのです。

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