3. あなたとIBMでのあなたの仕事

もしあなたが法律または倫理に反する事態に気づいた場合、それについて知ったことまたは聞いたことの全てを直ちにIBMに報告しなければなりません。報告の方法はいくつかあります。所属長に報告するのが普通ですが、IBMの弁護士に相談するか、希望するなら匿名で問題点を提起できる「コンフィデンシャリィ・スピーキング」プログラムまたは「オープン・ドア・ポリシー」の制度を使って、上層マネジメントに知らせることもできます。IBMは法律または倫理に反する行為について報告を受ければすぐに調査をします。IBMは報告をした社員に対する脅しや報復行為は決して許しません。

IBMが高潔で倫理を守る企業であるとの名声を得ていることに安住してはいけません。この名声を保つためには、あなたが「ビジネス・コンダクト・ガイドライン」のすべてを遵守し、あなたの意思決定や行動において正しい判断をしなければなりません。IBMに対する信頼や評価は、あなたにかかっているといっても過言ではありません。

IBMマネジメントから見て、あなたの仕事上または仕事外の行動が、あなた自身の仕事や他の社員の仕事、あるいはIBMの正当なビジネス上の利益を害する場合は、解雇その他の懲戒処分の対象となります。

IBMは、職場環境を健康的で、安全かつ能率的なものに保つよう心掛けています。差別待遇や嫌がらせは、IBMの職場にあってはならないものです。例えば、人種、肌の色、宗教、性別、性的指向、年齢、国籍、身体障害その他IBMの正当なビジネス上の利益とは関係のない要因に基づく差別待遇や嫌がらせです。また、職場での性的誘惑、行為、発言や人種や宗教にからんだ中傷その他の発言、冗談、言動で職場の雰囲気を不快にし、周囲をおびえさせあるいは職場環境を不適切にするもの、またはそのような状態を助長し許容するものは絶対に許しません。

自分自身がこのような言動の対象になっていると思った場合には、IBMが制度として設けているいずれかのコミュニケーション・チャネルを利用してIBMに知らせるべきです。このような行為について苦情があれば、即刻調査します。いやがらせや差別をおこなった社員、またはいやがらせや差別のため地位を乱用した社員は、解雇を含む懲戒処分の対象となります。

その他の行為で、職場環境に好ましくない影響を及ぼすものとして禁止されているものがあります。例えば、（1）脅迫、（2）粗暴なふるまい、（3）凶器の所持、（4）マネジメントやIBMの弁護士の承認を得ずに、カメラ付き携帯電話やウェブカメラを含む録音・録画等の機器を使用すること、（5）医療用として許可を得ている場合を除き、違法な薬物その他規制物質を使用し、配布し、販売し、あるいは所持すること、（6）上司が部下と恋愛関係をもつことが挙げられます。また、社員は、医療用の目的以外で違法な薬物・規制物質を服用し、その影響下にあるとき、または酒に酔っているときは、IBMの構内や職場にいることはできません。IBMの構内で飲酒が許されるのは、会社の行事で事前にマネジメントが認めた場合に限られます。

IBMおよびIBMが承認した企業・個人は、報酬、医療上、福利厚生上の情報など社員個人の雇用に関する情報を集積し、保管しています。IBMは世界的に組織された会社で、ビジネスプロセス、管理機構、技術体制は国際間に亘って展開されていることを考えれば、その業務を行うためにIBMおよびIBMより委託を受けた会社が、IBM社員としてのあなたの個人情報をIBMがビジネスを展開している国々に伝達する可能性があることを理解いただけると思います。
すべての国々で情報保護に関する法律が立法されているわけではありませんが、IBMではそれが保管されているものであれ、処理中のものであれ、情報は保護するという世界共通の方針があります。例えば、個人情報には、必要な人しかアクセスできないようになっています。
このような情報にアクセスできるのは、マネジメントが承認した人に限られます。個人に関する情報は、その社員が承諾しない限り、社外に開示しないことを原則としています。例外としては、雇用証明のためとか、IBMのある事業部門の取得を検討している企業などから正当な要求があったとき、あるいは調査、ビジネス、法律上の正当な理由がある場合、IBMやIBMが承認した企業・個人が、個人に関する情報を開示することがあります。個人に関する情報にアクセスする社員は、そのような情報を開示する場合は、決してIBMのポリシーおよびプラクティスに違反することのないよう注意しなければなりません。

あなたが、私的な物、メッセージまたは情報と考えるものは、電話システムやオフィス・システム、電子ファイル、机、書類棚、ロッカー、部屋等職場のどこであれ、置いたり、保管してはいけません。このようなIBMの設備や施設に対し、IBMマネジメントは自由にアクセスすることができます。また、社員や資産を保護するため、ブリーフケース、バッグといった社員個人の所持品であっても、IBMの施設内に置いているとき、あるいはIBMの施設から持ち出すとき、その中身の検査を求める場合があります。社員は、要求があれば、協力してください。一方、社員は、マネジメントから事前に承認を得なければ、電子ファイルも含め、他の社員の仕事場にアクセスすべきではありません。

IBMの資産にはさまざまのものがあります。その多くは、IBMが競争力を持ち、事業において成功を収めるために極めて重要なものです。資産には、有形のものもあれば、IBMの知的財産とかIBM機密情報のような非常に価値のある専有情報もあります。

これら資産のすべてをどのように保護するかは、重大なことです。これら資産が、紛失したり、盗難にあったり、不正に使用されると、IBMの将来を危うくします。

社員は、自分の扱うIBM資産、それには、あなたが他のIBM社員や契約社員に供与することのできる資産も含まれますが、それらを保護することはもとより、会社資産全般の保護に協力する義務があります。このため、社員は、IBMのセキュリティ規定を熟知していなければなりません。会社資産の紛失、不正使用、盗難を招くような状況や事件に対する警戒を怠ってはなりません。このような状況は、気づき次第、セキュリティ担当または所属長に報告すべきです。

さて、社員が注意して保護しなければならない資産には、どのようなものがあるでしょうか。そして、社員には、どんな責任があるのでしょう。

3.5.1 有形資産

IBMの有形資産、すなわち機器、システム、設備、法人クレジットカード、サプライ用品などは、IBMの事業活動その他マネジメントが承認した目的以外に使用してはいけません。

3.5.2 IBM社内情報システム

インターネット接続を含むIBMの社内情報システムは、IBMのビジネスにとってきわめて重要です。社員は適切な目的のためにのみ、これを使用すべきです。IBMのビジネスをおこなう場合や、マネジメントまたはIBMのガイドラインにより承認された目的のためにのみIBMシステムを使用することができます。IBMシステムを、性的または差別的なコンテンツを提供しているインターネット上のサイトにアクセスするために使用してはなりません。またIBMシステムを社員自身や他の社員の仕事の能率に悪影響を与えるような方法で使用してはなりません。IBMのシステムを適切に使用することは社員の責任です。IBMシステムの不適切な使用はIBM資産の不正使用です。

3.5.3 IBM専有情報

IBM専有情報とは、IBMデータベース内の情報を含むIBMが所有するすべての情報をいいます。IBM専有情報は、すべてではありませんが、その多くは機密情報です。また、著作権、特許権その他の知的財産または法律上の権利により保護されているものもあります。IBM専有情報には、例えば、IBMの技術・科学情報で、現在または将来の製品、サービスまたは研究に関するもの、事業・営業に関する計画・予測、収益その他財務データ、役員・組織変更などの人事情報、そのほかオブジェクトコード形式またはソースコード形式のソフトウェアなどが挙げられます。

IBM専有情報は、多数の社員の着想と勤勉の成果であり、IBMが企画、研究、開発にかけた多大の投資の成果であります。IBM専有情報、特にIBM機密情報により、IBMは、市場競争において有利な地位を保っています。万一競争会社に知られた場合、IBMが損害を受けます。

IBMが専有する情報の重要性は、IBMの競争会社はもとより、証券アナリスト、報道関係者、コンサルタントのような業界関係者にもよく知られています。業界関係者にIBM専有情報を無断で開示したり、あるいは業界関係者によりIBM専有情報が無断で使用された場合、IBMの利益が損なわれます。例えば、未発表製品を無断で開示すると、競争会社にIBM製品と競合するための準備の時間を与えてしまいます。その他の例として、検討中あるいは未発表の役員・組織変更を無断で開示すると、社員の士気に好ましくない影響を及ぼしたり、IBMの計画に支障を来たすことがあります。

IBM社員は、IBMが専有と考える情報にアクセスすることがあります。IBMに対する関心が多方面に広がっており、業界における競争も激化していることから、IBM専有情報を入手したいと思っている人と接する機会があります。そのような場合、なにより重要なことは、IBMの承認がない限り、専有情報を開示したり、配布しないこと、そして専有情報保護のためのIBMの手続きをすべて遵守することです。

3.5.3.1 不注意による情報漏洩

うっかりして専有情報を漏洩することのないよう注意しなければなりません。
不注意による情報漏洩を防ぐためには、IBMが承認していない相手とは、IBMが機密であると考える専有情報やIBMが一般に開示していない専有情報について話をしないことです。また、相手が情報の提供を認められたIBM社員であっても、IBMが承認していない他の人が居合わせる場合は、専有情報を話題にすべきではありません。そのような例として、ビジネスショウのレセプションとか飛行機の機内のような公開の場所での会話、あるいは携帯電話やコードレス電話での通話中とか、公開されている電子掲示板・データベースの利用中などがあります。専有情報は、家族や友人との間でも話題にしてはいけません。話を聞いた家族や友人は、なんの悪気もなく、うっかり他の人に漏らしてしまうかも知れません。

最後に、会社に害を及ぼす情報の流出は、ほんのわずかの断片的な情報の漏洩から始まることがあります。漏洩した情報が断片的なものであっても、他の筋から入手した断片的情報とつなぎ合わせると、かなりのところまで全体像を描き出せるものです。

3.5.3.2 直接に情報を求められた場合と報道関係者、アナリスト、弁護士等の代理人等との接触

IBMの事業活動は、記者、証券アナリストが密着して追跡しています。これらの人やグループに、こちらから接触を求めたり、あるいは相手から照会を受けて、回答をするときは、次の担当部門マネジメントから承認を得なければなりません。

• 報道機関（マスコミ）             -マーケティング&コミュニケーションズ　広報
  業界アナリスト、調査会社      -マーケティング&コミュニケーションズ　広報
  証券アナリスト                    -財務
  弁護士等の他社の代理人      -IBMの弁護士

同様に、IBMのビジネスについて、弁護士、調査員または捜査官などから情報を求められたときは、IBMの弁護士に問い合わせるよう伝えてください。同様に官公庁または関連諸機関からの要求に対しては、政策渉外またはIBMの弁護士に問い合わせてください。質問者をどの部門に紹介してよいかわからない場合は、所属長に相談してください。

3.5.3.3 専有情報の使用

IBM専有情報は、その保護のため、無断で開示したり、配布してはならないことはもとより、IBMのビジネスに関係があり、IBMのマネジメントが承認した場合にのみ使用しなければなりません。社員が、その情報の作成者本人であろうとなかろうと、この義務を負います。また、IBMがビジネスを行うほとんどすべての国において、法律上もこの義務が課されています。

3.5.4 IBMの知的財産

あなたは、入社時にIBM社員として、知的財産および機密情報に関して特定の義務を負うことを定めた同意書に署名するよう求められたはずです。同意書の規定のなかでもとりわけ、社員が、管理職、技術者、製品計画員、プログラマー、研究員その他の専門的職位についている間に開発した知的財産は、その権利、権原、利益をすべてIBMに譲渡することになっています。社員が譲渡する知的財産には、アイデア、発明、コンピュータ・プログラム、資料など、IBMの現在または将来のビジネス、研究、開発に関するもの、あるいは社員がIBMの職務に携わっている間に、着想または実現したものがあります。各国の法律の許す範囲で、この義務は、知的財産がどこで、いつ（勤務中であれ、勤務時間後であれ） 創作されたかに関係なく適用されます。このような知的財産は、IBMに報告しなければならず、会社の他の専有情報と同様に保護しなければなりません。しかし、自分のアイデア、発明、コンピュータ・プログラム、その他の資料が、IBMの現在または将来の事業分野に関連せず、あるいはIBMで携わる職務の成果でないとか、職務上の着想でないと思うときは、知的財産担当に相談してください。社員は、IBMに雇用されている間に、特許の出願をしようとする場合は、事前に知的財産担当に相談し、指示を求めなければなりません。社員は、特許出願したものあるいは特許となったものはすべて、写しを知的財産担当に提出しなければなりません。

3.5.4.1 外部標準団体への参加

あなたが、外部標準団体の活動に参加し、またはそこでIBMの立場で行動する場合、事前にマネジメントの承認と知的財産担当の助言を受けなければなりません。あなたは、IBMの知的財産（その団体に具体的に寄与するものがある場合は特に）を保護する責任があることを理解し、他の発明と同様にあなたの標準関連の発明をIBMに開示し、利益の相反を回避し、独占禁止法その他の法律を遵守し、かつ、あなたやIBMが標準団体に対して行っている約束事を理解する必要があります。

3.5.4.2 オープン・ソース・ソフトウェア

オープン・ソース・ライセンスには多様な種類があること、そのラインセンスのもとではあなたやIBMに義務が課される場合があることを理解してください。オープン・ソース・ソフトウェアを扱う場合、IBMとの利益相反およびIBMの知的財産権の不適切な譲渡につながる潜在的なおそれがあります。オープン・ソース・ソフトウェアを扱う社員、あるいはオープン・ソース・ソフトウェアを使用したいと思う社員は、マネジメントに相談すること、IBMが定めるオープン・ソース参加要件を遵守することが要求されます。

3.5.5 IBMを退職する場合

定年その他の理由でIBMを退職する場合、IBM専有情報を含む資料や媒体 （ディスケット、テープ、CD-ROMなど）のほかIBM資産はすべて、IBMに返却しなければなりません。また、IBM機密情報その他の専有情報を開示または使用することもできなくなります。社員である間に創作した知的財産に係わる所有権は、社員の退職後も、引き続きIBMにあります。

3.5.6 法律上の救済手段

残念なことに、IBMの有形資産や知的財産が盗まれたり、不正に使用されるという重大な事件が発生しています。このような場合にIBMがとった対応として、不正行為をした社員を懲戒処分にするにとどまらず、法的措置をとったこともあります。また、元IBM社員を含め、多数の人が、その犯した行為で刑事訴追を受け、IBM資産の盗用に関与したかどで有罪の判決を下されています。

IBMは、今後も法的手段など、あらゆる措置を講じ、その資産を守ります。

情報の記録と報告はすべて、正確かつ正直に行わなければなりません。

社員はすべて、なんらかの情報を記録し、会社に提出しています。例えば、技術者であれば、製品試験報告書を作成し、営業担当者であれば、受注の報告をし、経理担当者であれば、売上げと売上原価を記録し、研究者であれば、研究報告書を作成し、サービス技術員であれば、その活動報告をするなどです。その他の例としては、勤務報告対象者は勤務時間の記録は正確に行う必要があり、IBMの規定に従ってマネジメントが承認したすべての時間外勤務を含め、正確に勤務時間を記録しなければなりません。これらの報告書は、正確かつ正直に記述しなければなりません。

多くの社員が作成する報告で、非常に重要なものの一つに、社員立替金請求があります。社員は、正当な費用の払い戻しを請求することができます。ただし、実際に費用を立て替えた場合に限ります。実際にとっていない食事、走行していない距離のガソリン代、使用しなかった航空券その他負担していない経費について会社に請求することは、不正な行為であり、禁止されています。

税法や外国腐敗防止法などのさまざまな法律は、IBMに業績内容をしるした帳簿や記録の作成を要求しています。これらの帳簿や記録は正確であることが基本です。法の要請のあるなしにかかわらず、不正な報告は、社内のマネジメントや内部監査担当員に対して、または内部調査中のものであれ、あるいは社外の組織や人に対してであれ、厳しく禁じられています。不正な報告には、情報を不正確に報告することはもとより、相手をわざと誤解させるような形で情報をまとめることも含まれます。社外向けの財務報告書、環境調査報告書その他官公庁に提出する書類または官公庁用に保管する書類、契約の進捗状況報告書には（特に官公庁のお客様に製品を販売したり、サービスを提供している場合）、決して虚偽の記述や誤解させるような記述をしてはいけません。不正な報告をした場合、社員自身やIBMが、民事上または刑事上の責任を問われることもあります。

社員はIBMの書類の保管・廃棄にあたっては、IBM ワールドワイド・レコード・マネジメント・プラン（社内標準：　レコード保管管理手続）に記載されているガイドラインに従わなければなりません。この規定は、ハードコピー、e-mailのような電子記録を問わず、すべての媒体に記録された情報に適用されます。「エッセンシャル」（保管期間指定レコード）と指定された情報は、保管期間中はいつでもリカバーできる形式で保管しなければなりません。「エッセンシャル」ではない情報や保管期限が切れた情報は、法務から保管命令を受け厳格に遵守しなければならないものは除き、できるだけ速やかに破棄しなければなりません。

IBMのマネジメント・システムや契約履行プロセスは、IBMの資産を守り、IBMがお客様、ビジネス・パートナー、購買取引先その他第三者の方たちとのビジネスを効率よく推進するために必要となる適正な管理体制を提供するようデザインされています。これらのプロセス内で、価格や他の契約条件についての限定された決定権が、組織やライン専門職に委譲されていることがあります。これらのプロセスを逸脱し、サイドレター（口頭の約束を含む）、その他の手段でビジネス上のコミットメントを与えることは認められていません。契約となるような、あるいは、既存の契約を変更するようなビジネス上のコミットメントは、口頭であれ書面であれ、管理、法務、契約担当、購買等の組織や、ライン専門職など適切な機関が、その委譲された権限において承認することなしには行ってはならないことを、ここに明確にしておきます。さらに、すべてのコミットメントはIBMの帳簿や報告書の正確性を確固にするために、経理部門が明瞭に把握できるものでなくてはなりません。お客様やビジネス・パートナーとの特別な取引状況についての疑問点は、各国の管理や法務の責任者、購買取引に関しての疑問点は各国の購買責任者に相談してください。