特徴
ゼロクリックによる 電子メールの取り込み
電子メール取り込みを完全に自動化します。ビジネス・ルールに一致する電子メールを、FileNet® リポジトリーで自動的に索引付けした上で、アーカイブします。また、必要な電子メールをシンプルなドラッグ・アンド・ドロップ・プロセスによって手動でFileNet リポジトリーに取り込むこともできます。
記録管理
電子メールを自動的に分類して日付を認識し、分析やタイムリーな廃棄を簡単に実行します。電子メールを記録として自動的に宣言するため、個別の宣言の処理が必要なくなり、ユーザーのミスが発生する可能性を大幅に減らします。
電子メールのコンプライアンスのモニターおよび監査
Email Manager を IBM FileNet Business Process Manager にリンクすることによって、電子メールがポリシーや規制に準拠するようにします。すべての 電子メールを企業の 電子メール・ポリシーに照らして分析および監査することができます。コンプライアンス担当者は、自動的に、ポリシーに準拠していない 電子メールを検索し、適切な対応を実施できます。
イベント主導の処理
電子メールの着信に応答してビジネス・プロセスを自動的に起動することによって、ビジネス・オペレーションの俊敏性と即応性を高めます。また、電子メールを CRM または ERP システム内の顧客レコードに自動的にリンクして、顧客に関連する 電子メール・コンテンツにリアルタイムでアクセスできるようにします。
メッセージ・ショートカット
ユーザーのメールボックス内に、取り込まれたメッセージのショートカット (リンク) を作成し、アーカイブされた電子メールおよび添付ファイルを容易に検索できるようにして、電子メール・システムのストレージ要件を大幅に軽減します。
会話スレッド管理
複数の人が関与する、単一のトピックに関する電子メールをグループ化します。
構成可能なビジネス・ルール
定義済みビジネス・ルールをサーバー・レベルで適用して、適切なライフ・サイクル基準を自動的に割り当て、ユーザーによるエラーを抑えてコンプライアンスを向上します。
利点
IBM FileNet Email Managerは、卓越したテクノロジーにより、さまざまなビジネス上の利点を提供します。
- 添付ファイル:
添付ファイルに関するいくつかのオプションを提供します。取り込まれた 電子メールを添付ファイルが埋め込まれた状態のままにしたり、添付ファイルを別のオブジェクトとしてリポジトリーに保管したり (元の 電子メール・メッセージにリンクされたまま)、添付ファイルを 電子メールから完全に分離して FileNet リポジトリーに追加することができます。 - 配布リスト管理:
電子メールが多数の配布リストに送信されるときに、すべての 電子メールのプロパティーが取り込まれるようにします。すべての配布先の完全な 電子メール・アドレスは多値フィールドに記録されます。 - スケジュール・メールボックス・モニター:
Microsoft® Exchangeサーバー上の既存の 電子メールを処理して、FileNet リポジトリーに追加することができます。 - リアルタイムの検索および取得:
ユーザーが電子メールに含まれている豊富な知識を共用できるようにします。先進的な検索機能により、セキュリティー権限を持つすべてのユーザーが個々の電子メールおよび添付ファイル、あるいは 電子メール会話スレッド全体にアクセスできます。 - 取り込まれたメッセージの指標:
電子メールがセキュアな中央リポジトリーに取り込まれて保管されたことを即時に通知します。権限のあるユーザーは、どこからでも重要なメッセージにアクセスすることができます。
