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Iris Today Archives

膨張するメール・ファイルを管理するにはパート1

bby Jason English
レベル：ビギナー
対　象：Notes R5
原文の掲載：2000年1月3日
文書の掲載：2000年5月11日

Iris Today Archivesの原文

インデックス

	メールをアーカイブしましょう
	アーカイブの設定
	手動アーカイブ
	アーカイブ・ログ
	メール以外のデータベースのアーカイブ
	パート2：管理者の設定

近頃は、誰もがメールが届き過ぎて困るということはよくあることです。オフィスから帰って、1週間後あるいは数日後またはたった一晩が明けてオフィスにやってきた時に受信ボックスが新着メールで溢れかえっているということをいままで何回経験したことでしょう。それらのメールにすべて目を通しますか？大抵のメールを削除してしまうか各メールを適当なフォルダーに振り分けてすべてのメールを保存するしかないのでしょうか？

そうしないと1つの受信ボックスに大量のメールが残ることになり、メールを探すのに苦労することになります。それはまるで、いつかは片づけようと思いながらもクローゼットにガラクタを何でもかんでも詰め込むのと同じことです。ゴミメールを捨てるのが上手な人でさえもメール・データベースは肥大化し制御できなくなり問題を引き起こします。メール・データベースが大きくなるほど処理時間がかかってしまいます。膨れ上がったデータベースは特に管理者にとって悩みの種となります。というのも、管理者はしばしば限られたスペースでサーバー上の数百または数千ものメール・データベースを取り扱っているからです。大規模なサーバーでは、1日に1GB ものディスク・スペースを消費することもあります。

この記事はメール・データベースを制御するための2部構成のシリーズのパート1です。この記事ではメールのゴミ集め機構がどのようにしてメールの量を扱いやすいものにアーカイブするのかを見ていきます。

パート2では、管理者のこととノーツ R5 の最初で、管理者が多数のデータベースのサイズに制限値を設定し、データベースのサイズが一定の値を超える前に警告を出す方法について述べます。

メールをアーカイブしましょう

ノーツ R5ではメールをアーカイブすることができ、そこに含まれている重要な情報を損なわずにメール・データベースを整理することができます。アーカイブを実行すると、ノーツはアーカイブ・データベースを開きます (初めてアーカイブする場合は、アーカイブ・データベースを作成します)。そして指定した条件に従って、該当する文書を選択しアーカイブ・データベースにコピーします。その後ノーツは元のデータベースからアーカイブされた文書を削除します。

アーカイブ・データベースはノーツデータベース (NSFファイル) であり、カスタマイズした部分も含めまったく同じ設計を持ったデータベースになっています。デフォルトでは、アーカイブ・データベースはノーツの data ディレクトリーの中にアーカイブ・フォルダーが作られ、その中に保存されます。アーカイブ・データベースを開くと、アーカイブされた文書は未読状態になっています。

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アーカイブの設定

アーカイブの機能を使うには、まず最初に設定を行う必要があります。これらの設定では、いつ、どこへ、どのように、どのメールをアーカイブするのかを指定します。アーカイブの設定をするには、メール・データベースを開きメニュー〔アクション〕-〔アーカイブ〕-〔設定〕を選択します。5.0.1 未満のバージョンではメニュー〔ファイル〕-〔データベース〕から〔プロパティー〕を選択し、〔アーカイブの設定〕をクリックしてください。

セクション〔アーカイブ対象の文書はどれですか？〕では、少なくとも以下のうちの1つを選択してください。

表1
項目	説明
読み込み、アクセスのない文書をすべてアーカイブ	指定した期間に一切アクセスのなかった文書をアーカイブします。上の図では 365 日間読み込み、アクセスのなかった文書を 366 日目にアーカイブします。メモ：〔データベース〕-〔プロパティー〕を開き、〔詳細〕タブ (一番右側にあります) をクリックし〔LastAccessedプロパティーを保持〕を選択しなければなりません。そうしないと文書を開いてもノーツはドキュメントにアクセスしたことを認識できません。
修正、更新のない文書をすべてアーカイブ	指定した期間に更新されなかったすべての文書をアーカイブします。上の図では 365 日間更新されなかった文書を 366 日目にアーカイブします。
期限切れのマークのある文書をすべてアーカイブ	アーカイブの機能はメール・データベースに限らず、すべてのデータベースで使用することができます。データベースの中には文書に期限を設定できるものがあり、このオプションは期限が切れたものをアーカイブするためのものです。尚、メール・データベースには期限切れの設定はありません。

セクション〔これらの文書をどこにアーカイブしますか？〕では、デフォルトの場所をそのまま使うか、アーカイブ・データベースがあるディレクトリーを選ぶことができます。テキスト・ボックスの下でそのディレクトリーがあるサーバーを確認することができます。

さらに細かいアーカイブの設定をするには〔詳細〕ボタンをクリックしてください。

セクション〔このデータベースをどのようにアーカイブしますか？〕では、以下のどちらかの項目を選択してください。

表2
オプション	説明
ワークステーションから手動で	サーバーかローカルかを選択して下さい。サーバーを選択した場合、アーカイブするたびに文書はサーバー上のアーカイブ・データベースに送られます。これで、ローカルのメール・データベースから、より容量の大きなサーバー上に文書を送りアーカイブすることができます。メモ：選択したサーバー上にデータベースを作成するアクセス権を持っていなければなりません。そうでないと、サーバーにデータベースを作成することができません。
サーバー上で自動的に	圧縮を行うサーバー・タスクが (-a または -A) オプションをつけて実行されるたびに、サーバーが自動的にメール・データベースをアーカイブします。この設定は管理者が行います。アーカイブ (または選択した) データベースは元のメール・データベースと同じサーバーになければなりません。

セクション〔アーカイブ・オプションの詳細〕では、以下の任意のオプションを選択してください。

表3
オプション	説明
アーカイブ・ログ	デフォルトのロケーションのままにしておくかアーカイブ・ログのデータベースを置くディレクトリーを指定してください。
返答のある文書は削除しない	返答のある文書は削除しない返答のある文書を残しておく場合は選択してください。
アーカイブしないですべての条件に合う文書を削除	条件に合う文書をアーカイブせずに削除したい場合に選択してください。警告：この機能の扱いには十分に注意してください。アーカイブ・データベースにコピーは作成されません。一度、文書を削除すると復元できなくなります。

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手動アーカイブ

先ほどのアーカイブの設定によって自動的にサーバーがアーカイブを行うか手動でアーカイブを行うことができます。もし手動でアーカイブするよう選択した場合、手順は以下のようになります。

メール・データベースを開きます。
メニュー〔アクション〕-〔アーカイブ〕-〔すぐにアーカイブ〕を選択します。R 5.0.1 未満の場合は、メニュー〔ファイル〕-〔データベース〕-〔アーカイブ〕を選択します。

R 5.0.1 以降特有の機能
R 5.0.1 以降のノーツでアーカイブ・データベースを作成すると、以下の図に示されるようにアーカイブのアイコンがメール・フォルダーに現れます。

メッセージを選択しアイコンにドラッグすることでアーカイブすることができます。また、アイコンをクリックすることでアーカイブ・データベースを開くことができます。

そしてまた、R 5.0.1 以前ではその他のオプションが、メニュー〔アクション〕-〔アーカイブ〕にあります。

表4
アクション	説明
すぐにアーカイブ	アーカイブの設定に従って直ちに文書をアーカイブします。アーカイブ・データベースが存在しなければ作成されます。
定期ローカル・アーカイブの有効化	アーカイブを定期的に実行するエージェントを作成できます。〔定期ローカル・アーカイブの有効化〕は、ノーツのプリファレンスで選択しなければなりません。またデータベースはローカルになければなりません。アーカイブ・エージェントの作成については、この記事のパート2で述べる予定です。
ログを開く	設定で選択されたアーカイブ・ログのデータベースを開きます (少なくとも一度はアーカイブを行ってログを作成しておく必要があります)。
選択文書のみ	選択した文書だけを直ちにアーカイブします。
設定	アーカイブの設定をするダイアログ・ボックスを開きます。

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アーカイブ・ログ

デフォルトでは、アーカイブ・ログのデータベースはアーカイブ・データベースと同じサーバーの同じディレクトリーに作成されます。単一のログ・データベースに複数のメールアーカイブのログが格納されますので、複数のメール・ファイルをアーカイブする場合に管理しやすくなっています。アーカイブ・ログのデータベースを開くと、以下のようにログ情報のビューが表示されます。

ログ文書は以下のようにそれぞれいくつかのビューを持ちます。

各ビューはアーカイブ・イベントに関してさまざまな情報を提供します。1番目のビューはアーカイブしたメッセージ数とその日付の統計情報を提供します。2番目のビューは文書がどのデータベース、サーバーに置いてあったか、または置かれているかを列挙します。３番目のビューはそのイベントの時に同時にアーカイブされた各文書へのリンクのリストです。

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メール以外のデータベースのアーカイブ

この記事ではメール・データベースに焦点を当てていますが、どのような種類のデータベースでもアーカイブできます。しかしながら、メール・データベースのアーカイブとその他のデータベースのアーカイブにはいくつかの相違点があります。メニューの〔アクション〕内の選択項目とアーカイブのアイコンはR 5.0.1 以降のノーツのメール・データベースの場合しか現れません。

さらに、メール・データベースをアーカイブするには、文書の削除権限をもった〔編集者〕のアクセス権を持っていることと、データベースの所有者であることが必要です。その他のデータベースをアーカイブするには文書の削除権限をもった〔管理者〕の権限を持っていなければなりません。

管理者がユーザーに文書の削除権限付きの〔編集者〕アクセス権は与えるものの、データベースそのものの削除権限は与えないケースはよくあることです。そのような場合には問題ないのですが、もし十分なアクセス権を持っておらず、アーカイブしようとすれば、適切なアクセス権を持っていない旨のメッセージが表示されます。そういった場合、ノーツではアーカイブの設定を参照することはできますが、それらの変更をすることはできません。

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パート2：管理者の設定

この記事ではアーカイブとは何か、ユーザーと管理者にとってメール・データベースのアーカイブが重要である理由、メール・データベースのアーカイブ方法とそれを適切にカスタマイズする方法を学びました。

しかし、膨張するメール・ファイルを管理するにはもう少し述べておくことがあります。これはパート2で詳しく紹介しますが、管理者がデータベースの容量を制限する方法やデータベースの容量が制限に近づいた場合にノーツに警告を出させる方法について述べる予定です。

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Jason 氏について

Jason English 氏はノースイースタン大学でジャーナリズムを専攻して学士を取得し、現在はソフトウェアで成功できたらと考えています。彼は現在ロータスのユーザー・アシスタントのライターでノーツのヘルプや内部文書に関する数多くのプロジェクトに参加してきました。以前はマサチューセッツにある新聞社でジャーナリストやケンブリッジにある Pegasystems などの会社でテクニカル・ライターとして働いていました。Allston に在住しスキー、ギター、野球などを楽しんでいます。また現在、海岸を一緒に歩いたり、ロシア語の詩やアインシュタインの映画を楽しめる友達を募集中(本人曰く冗談のようです)。

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