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Iris Today Archives

R5 のブックマーク機能：必要な情報に、迅速、そして自由自在にアクセスする

by Christie Williams
レベル：ビギナー
対　象：Notes R5
原文の掲載：2000年6月2日

Iris Today Archivesの原文

インデックス

	ブックマークの基本
	ブックマークを管理する
	ブックマーク・ページのヒント
	アイコンをカスタマイズする
	ブックマークを最大限に活用する

R5 では、ブラウザーを使っているユーザーにはおなじみの、ブックマークの概念が導入されました。機能はブラウザーのものと似ているとはいえ、R5 のブックマーク機能は、ブラウザーや、以前のバージョンのノーツのワークスペース、データベース・アイコンにはない、多くの機能やメリットを持っています。ブックマークは、より多くの機能を簡単に実現できるという意味で、ワークスペースやアイコンに代わる存在としてデザインされました。

ブックマークを使えば、以前にワークスペースで行っていたデータベース・アイコンの整理、データベースへのアクセス、様々なレプリカを選択して使用するといったことができるだけでなく、これらのタスクを行う能力を向上させ、さらにこの他のタスクも可能にします。また、データベースだけではなく、それ以外の様々なソースの情報にアクセスするリンクを作ったり、文書作成、ドミノ・デザイナーやアドミニストレーターなどの起動、といったアクションへのリンクを作ることもできます。ブックマークは、簡単に使用、作成、そして管理できるのです。

ノーツ 4.x クライアントを使ったことがあるユーザーなら、恐らくワークスペースやアイコンに慣れているので、そちらの方が使いやすく、別の方法に変えるのは気がすすまないかもしれません。もちろんワークスペースを使用することも可能ですが、ブックマーク機能に移行することは、それだけの価値があります。R5 のブックマーク機能を実際に使ったユーザーの皆さんが、その数多くのメリットを、ノーツ・ユーサビリティー・チームに語ってくれています。

ブックマークを使えば、データベース、ビュー、Web ページ、文書、ニュース・グループ、ナビゲータやフレームセットだけでなく、メールの下書き、タスク、新規予定の作成といったアクションに、即座にアクセスできます。
ブックマークは、ウインドウの端に常にあるブックマーク・バー上にあり、ノーツのどこで作業をしていても常時使用可能です。ワークスペースのアイコンよりもスペースを取らないので、画面をすっきりさせるのに役立ちます。
ブックマークはフォルダーやサブフォルダーから構成される階層構造になっていて、自分の好きなように整理できます。これによって、必要なインフォメーションへのアクセスが早くなるほか、いつも使うものをブックマーク・バー上に置いておけば、シングル・クリックでその情報にアクセスすることが可能です。
ブックマークは簡単に整理、並び替えを行ったり、移動することができるので、現在行っている作業や、必要に応じて設定を変えることが可能です。例えば、現在書いているレポートへのブックマークをブックマーク・バーの上に直接置いて、クリックひとつでアクセス可能にし、レポート作成が終わったときにブックマークを取り除く、といったことが簡単に行えます。
システム管理者は、新しく入った従業員が必要なデータベースに簡単にアクセスできるように、新規ユーザーのブックマークをカスタマイズすることが可能です。

この記事では、ブックマークの作成と管理の仕方からアイコンの変更、ノーツのホームページとしての使用など、ブックマークのすべてを探っていきます。ここでは、ノーツを使った経験があるユーザーを対象として説明していきます。

ブックマークの基本

下の図のように、ウインドウの左端にブックマーク・バーが縦に配置されます。

デフォルト設定では、ブックマーク・バーの上のほうにあるアイコンは、シングルクリックでメールやカレンダー、アドレス帳、タスク、そしてレプリケータといった機能を開きます。ドミノ・デザイナーやドミノ・アドミニストレーターをお持ちか、Sametime　Connect (R5.0.2以降) がインストールされていれば、これらのアプリケーションを開くこともできます。

同様に、デフォルト設定で下のほうにあるアイコンをクリックすると、ブックマークが付けられているフォルダー、データベース、ビューやリンクを一覧にしたブックマーク・ページが開きます。

デフォルト設定でのフォルダーは次の通りです。

よく使うリンクを入れる「お気に入り」のブックマーク
もし 4.x からアップグレードしたのであれば、ワークスペースのそれぞれのタブに対応したフォルダーがこの中にあり、さらに各フォルダーには、ワークスペースの各タブ上にあるデータベース・アイコンがブックマークとして入っています。
各種ブックマーク：　検索ブックマークや、メール、予定、タスクといった、よく作成する文書へのブックマークを集めた [作成] フォルダーが入っています。
Netscape Navigatorフォルダー、Internet Explorerフォルダー：これらのブラウザーでのブックマークや、お気に入りが入っています。

デフォルト設定のブックマーク・バーのフォルダーやブックマークは、ただの基本設定にすぎません。ブックマークやフォルダーを作成、管理することで、大事な情報やタスクに、すばやく簡単にアクセスできるようにノーツをカスタマイズすることが可能です。

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ブックマークを管理する

使いたいブックマークを作成、整理したら、さらにそれをブックマーク・バー上や、ブックマーク・ページ上、そしてフォルダー内で整理や並べ替えをすることができます。必要に応じて、ブックマークやフォルダー、サブフォルダーを、作成、移動、名前の変更、そして削除することが可能です。こうして加えた変更点はローカルのノーツ・データ・ディレクトリーにある bookmark.nsf という、ブックマークの設定を制御するデータベースに保存されます。

ブックマークを作成する
ブックマークを作成する方法はいくつかあります。例えば、あるデータベースを初めて開くと、自動的にそのデータベースへのブックマークはデフォルトで用意されているデータベース・フォルダーに加えられます。ドラッグ＆ドロップで、ブックマークを他のフォルダーや、ブックマーク・バーの上に移動することもできます。

ノーツ内で、データベースやビュー、文書、URL といった、ノーツからアクセスできるものにブックマークを付けるには、ウインドウの上方にあるタスク・ボタンをドラッグして、ブックマーク・バーやブックマーク・ページ、あるいはフォルダーにドロップします。

例えば、以下の図に示したタスク・ボタンをドラッグ＆ドロップするとこのようになります。

また、アクティブになっているタスク・ボタンを右クリックし、[ブックマーク] を選択すると、[ブックマークの追加] ダイアログ・ボックスが表示されるので、ブックマークを置きたいフォルダーを選択し、ブックマークの種類を指定して登録できます。

現在表示されている URL などの、アクティブになっているタスク・ボタンにブックマークを付けるもう１つの方法として、[作成] - [ブックマーク] を選択する方法があります。この方法でも、前述の [ブックマークの追加] ダイアログ・ボックスが表示されますので、登録先を選択して登録します。

データベースに関しては、開くことなくブックマークを付けることもできます。まず [ファイル] -[データベース] - [開く] と選択し、[データベースを開く] ダイアログ・ボックスを表示させます。[サーバー] というところでサーバー名を選択して、どのようなデータベースがあるのかを調べます。データベースを選んで、[ブックマーク] ボタンを押すと、同様に [ブックマークの追加]ダイアログ・ボックスが表示されます。

メモ：ブックマークを付けたデータベースのパスやファイル名が変更された場合、一度そのブックマークを削除してから作成し直す必要があります。例えば、OS のファイル・システムを介してデータベースを別のディレクトリーに移動したなら、そのブックマークはもう一度作成する必要があります。

新規文書にブックマークを付ける
デフォルト設定では、 [各種ブックマーク] フォルダーの中の [作成] フォルダーには、新規メール、新規予定、新規連絡先、新規タスクへのブックマークが入っています。この他にも、色々な種類の文書を作成するブックマークを、フォルダー内やブックマーク・バーの上に加えることも可能です。もし、プロジェクトの進行状況を記録したデータベースや、連絡先のリストに新規文書を作成することが多ければ、その種類の文書作成にブックマークを付けることができます。

データベースを開き、新規文書を作成します。
新規文書のタスク・ボタンをブックマーク・バーや、フォルダーにドラッグします。

ブックマークを削除する
ブックマークを削除するのは、作成するのと同様、非常に簡単です。削除するブックマークを右クリックし、[ブックマークの削除] を選択します。この作業は、ブックマークを削除するだけで、データベースや、ビューなど、ブックマークが付けられているもの自体に影響は一切ありません。　

フォルダーの作成と、ブックマークの整理
ブックマークは、自分の好きな、あるいは作業しやすいように整理することができます。よく使うデータベースや文書、URL などへのブックマークはブックマーク・バーの上に配置し、クリックひとつでアクセス可能にできるほか、ブックマークや、サブフォルダーを含む一番上の階層のフォルダーもブックマーク・バーに配置することができます。

WindowsのExplorerのように、フォルダーやサブフォルダー、そしてブックマークの階層構造を作成することができます。この方法は効率良く整理できるというだけでなく、ブックマークがどこにあるのかを視覚的に確認することができます。

フォルダーを新規作成する方法は次の通りです。

フォルダーを右クリックして、[フォルダの作成] を選択します（[ブックマークの追加]ダイアログ・ボックスの [フォルダの作成] ボタンを押しても同じです)。すると[フォルダの作成] ダイアログ・ボックスが開きます。

R5.0.1 以降では、ブックマーク・ページを開いて、左上にある逆三角形をクリックして、その中の [フォルダの作成] 選択することによって [フォルダの作成]ダイアログ・ボックスを表示させることもできます。
作成するフォルダー名を入力します。
作成するフォルダーがサブフォルダーの場合、どのフォルダーの中に配置するかを選択します。

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ブックマーク・ページのヒント

ブックマーク・フォルダーを選択すると、ブックマーク・ページが開き、そのフォルダーに含まれるブックマークや、フォルダーが表示されます。ブックマーク・ページは、ブックマークの扱いを効率良くしてくれるいくつかの機能を備えています。

ブックマーク・ページを開いた状態にしておく
普通の状態では、ブックマークを選択したり、ノーツの別の部分をクリックするとブックマーク・ページは閉じてしまいます。しかし、R5.0.1 以降では、右上の画びょうのアイコンをクリックすることで、開いたままにすることができます。閉じるには、もう一度画びょうをクリックするか、その上の×マークをクリックします。

すばやくブックマークを探す
もしブックマーク・ページにブックマークやフォルダーがたくさんあるなら、目的の名前を頭からタイプすることで簡単に見つけることができます（タイプすると、ウインドウ下方のステータス・バーに表示されます）。ノーツが、タイプされた文字で始まる名前を持つブックマークやフォルダーを探し、そこに移動してくれます。似た名前のブックマークやフォルダーが複数ある場合には、ノーツが1つに特定できるまで名前をタイプするか、目的のブックマークやファイルが選択されるまで名前の最初の文字を何度もタイプします。

データベースのレプリカを使う
積み重ね型のデータベース・レプリカの表示形式は、4.x と同じ形では R5 には残っていません。しかし、R5 でも複数のサーバー上にあるレプリカを登録して、それらを切り換えることが可能です。また、サーバー名も表示できます。

ブックマーク・ページ上の、それぞれのデータベースで最後に開かれたレプリカのサーバー名を表示するには次のようにします (リリース 5.0.1 以降)。

ブックマーク・ページを開きます。
左上の逆三角形をクリックして、ブックマークのメニューを開きます。

[サーバー名] を選択すると、ブックマーク名の下に、サーバー名が表示されます。

レプリカを切り替える方法は次の通りです。

ブックマークを右クリックして、メニューを開きます。
[レプリカを開く] を選択して、使用可能なレプリカのリストを開きます。最後に開かれたレプリカがデフォルトに設定されています。
開くレプリカを選択します。

また、別の方法として [レプリカサーバーリストの管理] ダイアログ・ボックスを使えば、あるデータベースの複数のレプリカを、一度にリストに加えたり、使用可能なレプリカのリストを管理することができます。

目的のデータベースのブックマークを右クリックします。
[レプリカを開く] - [管理リスト] を選択します。
サーバー名を指定して、[追加] ボタンを押すことでレプリカを追加します。

メモ：[参照] ボタンを使えば、ドメイン内にある、そのデータベースのすべてのレプリカを検索することができますが、ドメインのサイズによっては時間がかかることがあります。また、[レプリカサーバーリストの管理] ダイアログ・ボックスの [サーバーリスト] でレプリカを選択し、[削除] を押すと、そのレプリカへのリンクを削除します。

未読文書数の表示
ワークスペースの便利な機能の1つに、データベースの未読文書数の表示がありましたが、これは R5 にも残っています。

データベースの未読文書数を表示する方法は次の通りです。

ブックマーク・ページを開きます。
左上の逆三角形をクリックして、メニューを開きます。
[未読文書数] を選択します。

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アイコンをカスタマイズする

ブックマークのアイコンは、必要な情報を探す上で、視覚的に重要な役割を果たしています。ですから、アイコンは画面のサイズや解像度に適していて、目立つものでなければなりません。ノーツでは、アイコンの色やサイズ、そしてデザインを操作できます。

色の設定
デフォルト設定では、ブックマークのアイコンは目立ちすぎないように、灰色になっています。しかし、これは「クリックできない」という意味での灰色ではなく、マウスを上にもっていくと、カラー表示になります。もしこのモノクロ設定が気に入らなければ、変更することができます。

[ファイル] - [プリファレンス]　- [ユーザー] を選択します。
[ユーザープリファレンス] ダイアログ・ボックスの [基本] で、[アイコンの色] をリストから選びます (ここで加えた変更は、スマートアイコン・バーの含めたすべてのアイコンに反映されます)。

ノーツを再起動すると、変更点が適用されます。

ブックマーク・アイコンのサイズを変更する
[ユーザープリファレンス] ダイアログ・ボックスでは、ブックマーク・アイコンのデフォルトサイズを設定することもできます。この機能を使えば、ブックマーク・バーだけでなく、ブックマーク・ページのアイコンのデフォルト・サイズも変更できます。他のユーザー・プリファレンス機能と同様に、変更点を適用するにはノーツを再起動する必要があります。

さらに、ブックマーク・ページごとに、アイコンのサイズを別々に設定することも可能です。例えば、普通は中のサイズのアイコンを使っているが、あるフォルダーにはブックマークがたくさんある、という場合は、そのフォルダーのブックマーク・ページのアイコンを小に設定すれば上下にスクロールすることなく、より多くのアイコンを表示できるようになります。

ブックマークのアイコンのサイズを変更する方法は次の通りです。

ブックマーク・ページを開きます。
左上の逆三角形をクリックして、ブックマーク・メニューを表示します。

アイコン(大、中、小) のいずれかを選択して、そのブックマーク・ページのアイコンのサイズを決定します。

ブックマーク・アイコンのデザインを変更する
情報をいち早く見つける上で、視覚効果は、重要な役割を果たしています。データベースや、そのビュー、文書へのブックマークのデフォルトのデザインを持つデータベース・アイコンは、はっきりと見分けがつきますが、その他のアイコンはそうではありません。ブックマーク・バーに多数のフォルダーを作成したい場合など、デフォルトの無地のフォルダー・アイコンだけではなく、そのフォルダーの中に何が入っているのかが分かるような、別のデザインを使いたいと思うかもしれません。

デフォルトのブックマーク・アイコンが気に入らなければ、簡単に他のデザインを選ぶことができます（Internet ExplorerとNetscape Navigatorフォルダーの URLブックマークは変更できません)。

ブックマークを右クリックします。
フォルダーのブックマークなら [フォルダアイコンの変更] を、それ以外のブックマークなら[ブックマークアイコンの変更] を選択します。
[イメージリソースの挿入] ダイアログ・ボックスで、いろいろなアイコンのデザインのプレビューを見ることができます。

デザインを選択して、[OK] をクリックします。

ブックマークをホームページに設定する
以前のバージョンのノーツでは、データベースを「起動時に開くデータベース」として設定できましたが、R5 では、ブックマークを付けたものなら、どれでもノーツのホームページに設定することができます。この設定により、ノーツを起動するたびに選択されたものが表示されます。

ブックマークを右クリックします。
メニューから、[ブックマークをホームページに設定] を選択します。

[ホームページ設定] ダイアログ・ボックスで、[OK] をクリックします。

Welcome ページをホームページに設定し直すには、[お気に入りブックマーク] フォルダーのトップにある Welcome ページを使って、今行ったことを繰り返します。もしブックマーク・ページをカスタマイズしたなどの理由で Welcome ページがそこになければ、次のようにします。

[ファイル] - [データベース] - [開く] を選択します。
[サーバー] を Local にして、[参照] ボタンを押します。
Notes\Data ディレクトリーにある bookmark.nsf を選択します。

[開く] をクリックし、Welcome ページのタスク・ボタンを、ブックマーク・フォルダーにドラッグします。

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ブックマークを最大限に活用する

ブックマーク機能が R5に導入されたことにより、ノーツはその使いやすさが向上し、よく使う情報への迅速なアクセス、という点で、多くの可能性を提示しています。この、ブックマーク機能の持つ数多くのメリットを最大限に活用してみてください。

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