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Lotus Notes/Domino 7でのメール・ポリシーの作成 |
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Timothy Speed (tim_speed@us.ibm.com), Infrastructure and Security Architect, IBM Terry Fouchey (fouchey@us.ibm.com), IBM Advanced Certified System Administrator, IBM レベル：初級 原文の掲載：2006年04月11日 更新日：2006年12月22日更新  原文はこちら (US)
ほとんどのユーザー、特に役員向けの管理スタッフは、正確で信頼できるカレンダーを必要としています。しかし、カレンダーの設定に精通していたり、カレンダーを設定する時間がある人はほとんどいません。このため、どの会社でも同じような結果になり、役員(およびユーザー)には不平や不満が生じ、サポート・スタッフはカレンダーの問題のトラブルシューティングに追われます。同期していないカレンダーのトラブルシューティングは面倒で時間がかかり、報われないことが多い作業です。 もし、カレンダーとメールの設定を標準化したプロセスがあり、管理者がこれを適用して実施することができれば、どれだけ便利になるでしょうか。Lotus Notes/ Domino 7よりも前は、自動処理、空き時間の設定、カレンダー・エントリーの表示といった重要な機能は、中央での制御や標準化ができませんでした。この重要なデータを社内全体で同じように処理できると、標準化された結果が得られます。これによって、ユーザーのエクスペリエンスが改善され、管理者はメール・ルーティングのトラブルシューティングに専念できます。 Lotus Dominoのポリシーを使用すると、メールおよびカレンダー機能を含む、ユーザーのLotus Notes Clientの多くの機能を中央で管理できます。ポリシーは、Lotus Notes/Dominoリリース6で初めて導入されました。Lotus Domino 7では、この機能が強化されただけでなく、新しいメール設定ポリシーが追加されています。この記事では、最初にLotus Domino 6ポリシーの概要を簡単に説明し、その後でLotus Domino 7の新しいメール設定ポリシーに進みます。ポリシーの各セクションを使用して、さまざまな問題をどのように解決するのかを説明します。この記事は、Lotus Dominoのシステム管理の経験がある方を対象として書かれています。 ポリシーの概要Lotus Domino 7のポリシーには、リリース6からの基本ポリシーがすべて含まれています。これらのポリシーによって、Lotus Notes/Dominoの多数の機能を管理するためのコントロール・ポイントが得られます。ポリシー文書は、複数の設定文書の集まりとして作成できます。個々の設定文書は、Lotus Notes/Dominoアーキテクチャーのさまざまな部分に適用されます。ポリシー設定文書は、これらの管理領域をカバーします。まず、リリース6の設定を簡単に振り返ってから、Lotus Domino 7の新しいメール設定ポリシーへと進みましょう。 メモ:デスクトップとセキュリティーの更新など、Lotus Notes/Domino 6で最初に導入されたポリシーに、いくつかの更新が行われています。これらの新機能の詳細については、『Lotus Domino Administratorヘルプ』を参照してください。 登録ポリシー 登録ポリシーは、ユーザー登録のさまざまな値を規定します。次のような内容が含まれています。
セットアップ・ポリシー セットアップ・ポリシーは、セットアップ時にLotus Notes Clientをどのように設定するのかを規定します。次のような内容が含まれています。
メール・アーカイブ・ポリシー メール・アーカイブ・ポリシー(またはアーカイブ・ポリシー)は、アーカイブ管理用にLotus Notes Clientをどのように設定するのかを規定します。次のような内容が含まれています。
デスクトップ設定ポリシー デスクトップ設定ポリシー(またはデスクトップ・ポリシー)は、Lotus Notes Clientをどのように管理するのかを規定します。次のような内容が含まれています。
セキュリティー・ポリシー セキュリティー・ポリシーは、セキュリティーをどのようにユーザーに適用するのかを規定します。これは、次の内容を含む強力な設定です。
メール設定ポリシー Lotus Domino 7の新機能であるメール設定ポリシー(またはメール・ポリシー)は、メール・プロパティーをどのように実施するのかを規定します。新機能には、次の内容が含まれています。
ポリシーのロック・ダウンLotus Domino 7の強力な新機能として、Lotus Notesクライアント・ポリシーのロック・ダウンを実施する機能があります。この新しいロック・ダウン機能によって、誰がどのポリシーを変更できるのかを制御するメカニズムが得られます。クライアント・ポリシーのロック・ダウン設定は、メール・ポリシー(メールの特記事項を除く)とデスクトップ・ポリシーで利用できます。ロック・ダウン機能の実装方法は、ポリシー文書のタイプによって異なります。 メール設定ポリシーのプロパティーは、[ユーザーに変更を許可]オプションを使用することにより、フィールド単位でロックできます。これに対し、デスクトップ設定ポリシーでは、タブ単位の設定を使用してクライアントのロック・ダウンを管理します。これに用いるのは、[ユーザーにこのタブの設定の変更を許可する]オプションです。 メール設定ポリシーのプロパティーは、Notes Dynamic Configuration(NDC)によって各クライアントで処理されます。管理者がLotus Dominoディレクトリーでこれらの各設定を行った後に、NDCプロセスがクライアント上で実行されます。Lotus Notes Clientはホーム・サーバーとの間で認証を行い、その後、Lotus Domino Serverからクライアントにプッシュ・ダウンされた情報をNDCプロセスが更新します。NDCは各設定を読み取り、ポリシー、フィールド設定、およびタブ設定に関連する状態を判断します。完了後、NDCは必要に応じてLotus Notes Clientで各フィールドとプロパティーを更新します。 任意のユーザーに対し、さまざまなデスクトップ設定ポリシーとメール設定ポリシーをロック・ダウンできます。たとえば、役員に対しては、特定の機能をロック・ダウンすることにより、変更されないように保護することができます。
Lotus Domino 7のメール設定ポリシー新しいメール設定ポリシー文書は、次の5つのタブで構成されています。
各タブには、Lotus Notes Clientごとに管理および制御できる一連の設定項目と機能があります。
[基本]タブ[基本]タブでは、メール・ポリシーに関する情報を記録します。ポリシー設定の名前を示す[名前]フィールドと、ポリシー設定の内容を示す[説明]フィールドがあります。 [メールファイルプリファレンス]タブ[メールファイルプリファレンス]タブには、[メール]、[カレンダーとタスク]、[アクセス/代理]という3つのサブタブがあります。これらの各サブタブには、さらに下位のサブタブが含まれています。この記事では、[メール]サブタブから始め、これらの各サブタブについて説明します。 [メール]-[基本]サブタブ メール設定ポリシー文書の[メールファイルプリファレンス]-[メール]-[基本]サブタブには、役員のメール・ファイル管理に役立つ多数の設定が含まれています。このサブタブには4つのセクションがあり(図1参照)、下図のように、各セクションごとに1つの設定項目があります。 図1.[メールファイルプリファレンス]-[メール]-[基本]サブタブ [ユーザー設定] [スペルチェック]
[送信ビューの削除/消去プリファレンス]
さらに、この設定を適用するタイミングとして、[変更しない]、[常時]、[初回]のいずれかを選択できます。 [一時的な削除] [メール]-[レターヘッド]サブタブ [メールファイルプリファレンス]-[メール]-[レターヘッド]サブタブには[デフォルトレターヘッドの設定]オプションがあり、送信する電子メール・メッセージに、ポリシーによって追加するレターヘッドを定義できます。[はい]を選択すると、追加のダイアログ・ボックスが現れ、利用可能なさまざまなレターヘッドがドロップダウン・リストに表示されます(図3参照)。 図3.[メールファイルプリファレンス]-[メール]-[レターヘッド]サブタブ [カレンダーとタスク]-[基本]サブタブ [メールファイルプリファレンス]-[カレンダーとタスク]-[基本]サブタブには、エントリーが各ユーザーのメール・ファイル内に存在する期間を制限する数多くのオプションが含まれています。このサブタブには[デフォルトのカレンダー設定]セクションがあり、セクションには3つのオプションがあります(図4参照)。
図4.[メールファイルプリファレンス]-[カレンダーとタスク]-[基本]サブタブ  [カレンダーとタスク]-[表示]サブタブ [メールファイルプリファレンス]-[カレンダーとタスク]-[表示]サブタブ(図5参照)では、クライアントでの[カレンダー]ビューの表示方法の形式を詳細に制御できます。基本的には、一度だけ設定します。このサブタブには次のセクションがあります。 [カレンダービューの表示方法]
図5.[カレンダービューの表示方法]セクション  [メールビューにカレンダーエントリを表示する]
図6.[カレンダービューの表示方法]セクション  [カレンダーとタスク]-[スケジュール]サブタブ [メールファイルプリファレンス]-[カレンダーとタスク]-[スケジュール]サブタブには、2つのセクションがあります(図7参照)。 [会議に出席可能な時間] [カレンダーへのスケジュール追加]
図7.[メールファイルプリファレンス]-[カレンダーとタスク]-[スケジュール]サブタブ  [メールファイルプリファレンス]-[カレンダーとタスク]-[アラーム]サブタブには、デフォルトのセクションが1つ含まれています。アラームを有効にすると(デフォルト)、2つのセクションが表示されます(図8参照)。このサブタブを使用すると、カレンダー・エントリーのタイプに基づいてデフォルトのアラームをセットアップできます。また、これらの設定を適用するタイミング([変更しない]、[常時]、[初回])を選択できます。 [アラームの有効/無効]
図8.[メールファイルプリファレンス]-[カレンダーとタスク]-[アラーム]サブタブ  [カレンダーとタスク]-[タスク]サブタブ [メールファイルプリファレンス]-[カレンダーとタスク]-[タスク]サブタブでは、さまざまなタスク機能がユーザーのメール・ファイルでどのように機能し、処理を行うのかを管理します。このポリシーには、[カレンダーでタスクを非表示]と[Notesに未完了タスクのステータスと日付の更新を許可]という2つのフィールドを持つセクションがあります。図9に示すように、デフォルトではどちらのオプションも選択されていません。 図9.[メールファイルプリファレンス]-[カレンダーとタスク]-[タスク]サブタブ [カレンダーとタスク]-[自動処理]サブタブ [メールファイルプリファレンス]-[カレンダーとタスク]-[自動処理]サブタブでは、ユーザーのメール・ファイルに届いた新しい会議招集の自動処理を設定できます。また、このサブタブでは受信ボックスの自動管理を制御できます。このサブタブには、2つの主要カテゴリーと、オプションで表示される[会議招集の受信時の設定]セクションがあります(図10参照)。 [会議招集の自動処理設定] [会議招集の受信時の設定]
[受信ボックスの自動管理]  [カレンダーとタスク]-[会議室とリソース]サブタブ Lotus Domino 7の会議室予約システムは新しくなり、大幅に改善されました。これは、新しいサーバー・タスクRooms and Resources Manager(RnRMgr)によって実装されています。この新しいサーバー・タスクは、会議室またはリソース予約の重複を防ぐよう設計されていて、会議室予約に関連するすべての予約ワークフローを処理する役割を持ちます。この新しいサーバー・タスクとメール設定ポリシーを組み合わせて使用することにより、役員が希望するときに必要な会議室を確実に予約できるようになります。 [メールファイルプリファレンス]-[カレンダーとタスク]-[会議室とリソース]サブタブを使用して、会議室とリソースのデフォルトを制御します(図11参照)。このサブタブには、次の3つのセクションが含まれています。 [選択サイトのデフォルトの予約設定] [デフォルトの会議室予約]
[デフォルトのリソース予約]
図11.[メールファイルプリファレンス]-[カレンダーとタスク]-[会議室とリソース]サブタブ  [アクセス/代理]-[メールとカレンダーへのアクセス]サブタブ [メールファイルプリファレンス]-[アクセス/代理]-[メールとカレンダーへのアクセス]サブタブでは、ユーザーが他のユーザーに対し、自分の電子メールおよびカレンダーへのアクセスを許可できるようにするかどうかを制御します。このサブタブには、[ユーザーにメールファイルの代行者設定を許可]というフィールドを持つ[ユーザー/グループの代理アクセスの設定]セクションがあります(図12参照)。デフォルトでは、ユーザーはこの設定を変更できます。 図12.[メールファイルプリファレンス]-[アクセス/代理]-[メールとカレンダーへのアクセス]サブタブ [アクセス/代理]-[スケジュールへのアクセス]サブタブ [メールファイルプリファレンス]-[アクセス/代理]-[スケジュールへのアクセス]サブタブでは、他のユーザーにスケジュール情報へのアクセスを許可するときに、どれだけの権限を与えるのかを設定できます。この機能を使用すると、たとえば、役員のカレンダーのグループをロック・ダウンできます。このサブタブには、2つのセクションがあります(図13参照)。 [ユーザー/グループへのスケジュール情報の参照許可] [参照を許可するスケジュール情報] 他のメニュー・オプションと同様に、これらの設定を適用するタイミング([変更しない]、[常時]、[初回])を設定したり、ユーザーに設定の変更を許可するかどうかを指定できます。 図13.[メールファイルプリファレンス]-[アクセス/代理]-[スケジュールへのアクセス]サブタブ
[メールの特記事項]タブLotus Notes/Domino 7では、ポリシーを使用してメールの特記事項を追加できるようになりました。特記事項は、サーバーまたはクライアントによって、送信するSMTPメッセージの先頭または末尾に追加できます。メールの特記事項の一般的な使い方の例として、会社や社内の特定の部署の法務情報を表示することが挙げられます。メールの特記事項は、Lotus Domino ServerとLotus Notes Clientから有効または無効にできます。ポリシーとポリシー設定を組み合わせることにより、たとえば、異なる役員グループに異なる特記事項を設定することが可能です。 サーバーの特記事項 サーバー設定文書でメールの特記事項を有効にすると(図14参照)、ポリシー文書で定義された特記事項のテキストがrouterタスクによって追加されます。また、[署名付きまたは暗号化されたS/MIMEメールに特記事項を追加]オプションを選択できます。デフォルトの設定は[無効]です。 メールの特記事項の機能は、アウトバウンドのインターネット・メッセージ用に設計されているため、特記事項はサーバーで追加せずに、できるだけLotus Notes Clientを使用して追加するようにしてください。クライアントで特記事項を追加する場合、特記事項はメッセージへの署名またはメッセージの暗号化の前に追加されるので、署名または暗号化されたメッセージでの問題は発生しません。また、文字セットの問題も、クライアントで追加されたメッセージでは発生しません。Lotus Notes Clientが送信メッセージ用のインターネット文字セットを決定するからです。Lotus Notes Clientで特記事項を追加することにより、潜在的なパフォーマンスの問題やルーターでのボトルネックが解消され、サーバーのオーバーヘッドが削減されます。 図14.サーバー設定文書での[メールの特記事項]サブタブ クライアントの特記事項 メール設定ポリシーを使用して、Lotus Notes Clientでメールの特記事項を有効にすることができます。この設定は、[メールの特記事項]タブの5つのフィールドを編集することによって行います(図15参照)。
図15.メール設定ポリシー文書のメールの特記事項 
[コメント]タブと[管理]タブメール設定ポリシーの最後の2つのタブ([コメント]と[管理])は、他のすべてのポリシー文書と共通です。各タブには、設定内容が明らかなフィールドが含まれています。 メール設定ポリシーの命名規則メール設定ポリシーの命名規則を作成することは、混乱を防ぎ、管理を簡素化するために重要です。名前は、意味のあるものでなければなりません。たとえば、地理的な条件に基づいて設定を適用したい場合は、「Southeast Mail Settings」(南東地区メール設定)や「Northwest Mail Settings」(北西地区メール設定)など、地理を反映するような規則を作成します。また、「Executive Marketing Mail Settings」(マーケティング部役員用メール設定)や「Accounting Mail Settings」(経理部用メール設定)など、組織に基づいた名前を設定することもできます。あるいは、組織と地理を組み合わせ、「Southeast Marketing Settings」(南東地区マーケティング部用設定)といった名前も可能です。これ以外の方法として、ポリシーの特定の機能を示すような名前の付け方もあります。たとえば、「Southeast Sales Message Disclaimer」(南東地区営業部メール特記事項)や「Corporate HQ Rooms and Resources Settings」(本社会議室予約設定)などです。
AdminPとメール・ポリシーAdminPは、特定のサーバー上にあるすべてのユーザーのメール・ファイルにメール設定ポリシーを適用します。デフォルトでは、システム管理プロセスは12時間ごとに実行されるため、AdminPが次回に実行されるまでは、変更内容は有効になりません。権限を持つユーザーであれば、「Tell AdminP process mailpolicy」コマンドを使用することにより、AdminPを強制的に実行して、メール設定ポリシーの新しい情報を処理させることができます。 まとめ作家ソローによると、幸福な生活を実現する1つの方法は「Simplify, simplify」(簡明さを心がけること)だそうです。メール設定ポリシーの導入では、このことが現実味を帯びてきます。この強力な新機能を使用することにより、利用頻度の高いLotus Notes clientのカレンダーとスケジュール機能を中央で一括して管理および制御し、役員向けのさまざまな電子メール設定を管理することができます。メール設定ポリシーによって次のような利点が得られます。
メール設定ポリシーは、Lotus Notes/Domino 6で導入されたポリシー・ベースのシステム管理に追加された重要な機能拡張です。メール設定ポリシーは、企業、ユーザー・グループ、個々のユーザーをフィールド単位で管理する効果的で柔軟性の高い方法を提供するだけでなく、役員の満足度の向上にも寄与します。
リソース学ぶ
筆者について（原文のまま）Timothy Speed is an infrastructure and security architect for IBM Software Services for Lotus (ISSL). Tim has been involved in Internet and messaging security since 1992. He also participated with the Domino infrastructure at the Nagano Olympics and assisted with the Lotus Notes systems for the Sydney Olympics. His certifications include MCSEc, VCA (VeriSign Certified Administrator), CISSP, Lotus Domino CLP Principal Administrator, and Lotus Domino CLP Principal Developer. Tim has co-authored six books: The Internet Security Guidebook,ISBN: 0122374711, February, 2001; The Personal Internet Security Guidebook,ISBN: 0126565619, Enterprise Directory and Security Implementation Guide: Designing and Implementing Directories in Your Organization,ISBN:0121604527; and Internet Security: A Jumpstart for Systems Administrators and IT Managers, ISBN 1555582982, SSL Vpn: Understanding, Evaluating And Planning Secure, Web-based Remote Access ISBN: 1904811078, Upgrading to Lotus Notes and Domino 7, ISBN:1904811639. Terry Fouchey is an IBM Advanced Certified System Administrator for Lotus Notes and Domino 6/6.5 and 7.0 and an ISSL Advisory IT Specialist in Lotus Domino Administration. He graduated from Bowling Green State University with a Master of Business Administration after earning a Bachelor of Science in Business Administration from Central Michigan University. He joined IBM in December 2004.
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