メールはいまや電話・FAXと同等かそれ以上にビジネスに欠かせない重要な情報伝達ツールとして定着しています。
しかし、電話やFAXもなくならないように、また電話やFAXと同じように、メールもツールとしての特長から長所も短所も存在します。
日々増大するメールを効率的に処理する生産性や、企業で必要となる多言語混在、代理参照や監査のためのメール保管など、現在ご利用中のメール自体に課題をお持ちのお客様は以下の"Move to Lotus"サイト"メール編"にて企業のメールを取り巻く課題や Lotus Notes/Domino の特長をご紹介しておりますのでご覧ください。
ここでは、メール自体の改善ではなく、本来メールで行うべきではないことをメールに依存してしまった結果として生じている課題をご紹介します。
- 「了解しました」や「至急ご連絡ください」といった簡単な返答やリアルタイムの応答を求める内容をメールでやり取りした結果発生する、メールの増大や相手の状況がわからないまま相手の応答を待つといった非効率
- レビューや修正をしてもらうため作成中のファイルを一時保存して添付ファイルで送受信する
メールに依存したコミュニケーションでなぜこのような課題が発生するのでしょう？
それは、メールがリアルタイムのコミュニケーション手段ではないからです。
たったいまメールを送ってきてくれた相手に「了解しました」と伝えるために、相手がいつ開くかわからないメールを送るのがよいのでしょうか？
状況もわからずにメールで「至急ご連絡ください」と送信しても、相手がいつ読んで応答してくれるかわかりません。
作成中のファイルがあるのであれば、そのまま相手に見てもらったほうが早いに決まっています。受け取った人もどのファイルが最新かといったことを気にする必要がなくなります。
もちろん、直接声をかけられるところに相手がいるのであれば、このような問題は起こりません。相手は離れた場所にいます。
とはいえ、これらをリアルタイムなコミュニケーション手段だからといって電話で行うことも現実的ではありません。
つまり、必要なのは
- 離れた場所にいる(この場にいない)相手と
- リアルタイムに会話や画面の共有ができる
ということです。
もちろん、企業・ビジネスで利用するわけですから
- 通信の暗号化などのセキュリティ
- テキスト以上の表現力
- 個人的な知り合いではなく、業務に必要な相手にすぐにコンタクトできること
も必要でしょう。
Lotus はこのような課題に、(Lotus Notes/Domino をお使いでも、他のメールをご利用中であっても)リアルタイム・コミュニケーション製品 Lotus Sametime をご提案いたします。
Lotus Sametime は、以下の機能をご提供いたします。
- 相手の在席状態といったオンラインステータスの表示
- 応答可能な相手へのインスタント・メッセージ(チャット)のやり取り
- 画面・音声・カメラを利用した Web ブラウザ上でのオンライン会議
Lotus Sametime はフリーのインスタント・メッセージ・ツールとは異なり、企業・ビジネスで利用されることを前提とした製品です。
自分のコンタクトリストにいない業務の担当者にも即時に連絡できる
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| Lotus Notes メールの宛先上でのオンラインステータス表示 |
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| Web コンテンツ上でのオンラインステータス表示 |
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コンタクトリストを表示する専用のクライアントも利用可能ですが、Lotus Notes/Domino やWeb コンテンツ(HTML)上に存在するユーザー名に在席表示を連動させることが可能となります。
知り合いだけが登録されている個人のコンタクトリストではなく、メールの宛先や業務のコンテンツ上に存在する担当者と即時に連絡を取ることが可能となります。
もちろん、受信したメール上で相手が「応答可」になっていれば「了解しました」とインスタント・メッセージを送ったり、すぐに応答可能な相手を確認することも可能になります。
Microsoft Office や Outlook との連携やその他の連携のための API、Tool Kit も存在しますので、社内の様々なコンテンツと連携することが可能となります。
多彩な機能と企業での利用に特化されたセキュリティ等
業務でのリアルタイムな連絡も、テキストのメッセージだけでは内容を伝えきれません。
Lotus Sametime は以下のような機能により、業務でのリアルタイムなコミュニケーションを支援します。
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多人数でのチャット |
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チャット上での文字修飾や画像添付 |
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ファイルの送受信 |
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ボイスチャット |
さらに、Lotus Sametime サーバーをDMZに配置することで、インターネットを経由して関連会社や取引先ともリアルタイムにコミュニケーションすることが可能となります。
もちろん、この場合の通信の暗号化をはじめ、サーバー上での各種ログの取得やディレクトリを利用した認証など、ビジネス・ユースで必要なセキュリティも備えています。
既存の PC とネットワークだけでできるオンライン会議
それでも伝えたい情報が伝わらない、遠隔地の相手と同じ画面使って作業したい、といった場面はよくあります。
ファイルを送りたいけど相手の PC には対応したアプリケーションが導入されていなこともあるでしょう。
そのような状況も Lotus Sametime のオンライン会議が解決します。
Web ブラウザ上で画面を共有し、時には相手に操作をさせて、多人数でのオンライン会議が可能です。
Lotus Sametime のオンライン会議は、専用のテレビ会議システムとは異なります。
必要なのは Web ブラウザが導入されている普段の PC とネットワークだけです。
カメラと回線を備えた専用の会議室からしか利用できないテレビ会議室を予約して行うのではない、自席から必要なときに誰とでも可能なオンライン会議が、組織内の迅速な協同作業を実現します。
無駄なメールや返信待ちの発生しないリアルタイムのコミュニケーション Lotus Sametime のより詳細な情報などをご紹介いたします。
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