規模・業種をとわず、企業には業務で利用する様々な帳票が存在します。
むしろ、帳票こそが業務の中心に存在すると言ってもいいかもしれません。
しかし、紙ベースの帳票は、配布、回収、記入内容の確認、転記やシステムへの入力、保管、検索、再利用など、すべてが手作業となるため、非常に非効率な存在であるとも言えます。
一部の帳票は、グループウェア上や個別にアプリケーション化することが可能です。しかし、グループウェアの利用範囲やアプリケーションの配布などの問題もあり、すべての帳票をアプリケーション化することはできません。
例えば、お客様や取引先が入力する帳票です。
また、帳票の種類が多い場合
- 業務プロセスや組織変更ごとにアプリケーション化した帳票すべてに改修の負担が発生する
- 利用頻度が低い帳票、総務等の帳票では投資対効果があがりにくい
といった問題もございます。
また、お客様や取引先が入力する帳票や、アプリケーション化の投資効果が見込めない帳票について、表計算ソフトや電子ドキュメントフォーマットを利用して「電子化」されたケースも多いかと思います。
こういったケースでは、メール等での配布・回収ができるなどのメリットはでたものの、入力部分の電子化にとどまり、
- 帳票様式の忠実な再現性
- 記入を容易にする・ミスを減らすウィザードなどの機能の欠如
- 社内での業務システムへの転記(入力)作業はそのまま存在
- 入力内容への原本性の確保の問題
といった課題に直面されているのではないでしょうか?
これは、言ってみれば、帳票の「見た目」の電子化であり、回収後の社内での業務プロセスの観点ではまったく電子化されていなかったり、異なる課題を発生させています。
帳票の電子化により、本当に業務の効率を上げるには、「見た目」だけを電子化しても意味がありません。
- 帳票様式を忠実に再現できる
- 入力ウィザードなどの機能を加えることができる
- 社外の記入者やオフラインでの記入にも対応できる
- 記入されたデータが他システムで利用できる
- 大量の帳票、利用頻度の低い帳票を対象とし、改修の工数も削減できる開発機能を有する
- 原本性を保証する電子署名が利用できる
といった条件を満たした「電子化」でなければ、すべての帳票を電子化し、業務を効率化することはできません。
Lotus はこのような課題に、電子帳票ソリューション Lotus Forms をご提案いたします。
業務システムとの連携
Lotus Forms は「見た目」だけを電子化する帳票ソリューションではありません。
標準機能で40を越える業務アプリケーション(SAP、Siebel、PeopleSoft等)との連携機能を有しており、ノンプログラミングで、記入されたデータを業務アプリケーションに取り込むことができます。
さらに W3C で標準化されている XForms フォーマットにネイティブ対応しており、その他のシステムとの連携などもオープンな技術で可能となります。
また、オフラインでの利用も可能なため、営業スタッフが外出先で入力する帳票などにも対応します。
ダイナミックでリッチな帳票を素早く作成
帳票様式の忠実な再現はもちろん、逆に、紙の帳票では実現できなかった入力ウィザードや複数帳票の統合、入力項目の再利用・入力フォーマットのチェックや自動修正も実現します。
さらに、帳票の一部を必要のない人には見えなくすることや、記入項目により複数の電子署名を加えることなどができ、原本性の確保やコンプライアンスに対応した帳票を実現することができます。
帳票イメージや入力ウィザードの開発は用意されているパーツをドラッグ＆ドロップで貼り付けてプロパティを変更するだけで可能であり、迅速かつ大量の帳票の電子化が可能となります。
IBM の調べでは、独自での作りこみに比べて、10分の1程度の開発工数で抑えることが可能です。
見た目・画面だけの電子化で終わらない、業務プロセスと連動する電子帳票ソリューション Lotus Forms のより詳細な情報などをご紹介いたします。
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