電話やメール、リアルタイム・コミュニケーションを利用して情報をやり取りし、グループウェア上で共有したり、Web コンテンツとしてより広範に告知したりして、情報が「伝達」「蓄積」「共有」されています。
ですが、特に「蓄積」「共有」されている情報は、ある程度内容が固まってからのものしかなく、情報が「作成」されるプロセスが暗黙知のままで終わっていませんか？ 「伝達」された情報の大半は、そのまま消えてしまっていませんか？
例えば、あるプロジェクトにおいて、出来上がった成果は Web サイトで公開され、ミーティングでの議事録や資料はグループウェア上で共有されているとします。
では、メンバーがミーティングに持ち寄った資料は、どのようにして作成されたのでしょうか?
実績や見込みの元データはどこから取り寄せて、どのように分析したのでしょう？ 参考にした情報はなんだったのでしょう？
あるいは、誰とアイデアを詰めて、どうやって専門家のアドバイスをもらってきたのでしょう？
このような情報が生成される過程、アイデアが創出される現場といったものは、結局個人の PC 上にしかなく異動や退職でなくなってしまったり、個人的な人脈でしかなかったりしませんか？
これでは、組織全体のアイデアや社員のスキルが、継続的かつ最大限に活用できているとは言えません。
もちろん、日常のアイデアや作業レベルでの情報も、グループウェア上に保存できないわけではありません。
しかし、そういった情報までグループウェア上に保存すると、情報が増えすぎて最終・正式な情報が混乱・埋没してしまうといった可能性もあり、グループウェア上の保存場所などに運用上の工夫やルールの徹底が必要になります。
また、ユーザーにとっても、アイデアや作業ごとの情報をグループウェアに登録することは手間や躊躇いがあるでしょう。
「伝達」されただけで消えてしまっていたアイデア・レベルの情報や、アイデアが共有情報にまで発展するプロセスごと「蓄積」するには
- 個人のクライアント PC 上や、メールファイルではない、開かれた「場」
- 最終・正式な情報とは区別された、自由・気軽に情報を掲載・コメントできる仕組み
- 特別な操作・作業を必要とせず、通常の作業と同じ感覚で情報を保存できる環境
が必要です。
また、アイデアはユーザー同士のコミュニケーションの中で発生したり、それぞれの知識や経験により磨かれます。
したがって、
- 個人個人の専門知識や経験を情報として「見える化」
- 専門知識を有する人へのコンタクトや情報源の共有
- プロジェクト未満の気軽な協同作業の実現と履歴の保存
といった仕組みを利用して組織全体でアイデアを生み出し、育てられるような環境が有効でしょう。
Lotus はこのような課題に、Lotus Quickr または Lotus Connections をご提案いたします。
個人やプロジェクトにフォーカスした Lotus Quickr
Lotus Quickr はアイデアを作成する過程で個人がクライアント PC 上やメールファイルに保存し、やがてそのまま消えていってしまう情報の蓄積や、自由・気軽に情報や意見を共有できる「場」の提供を実現します。
Lotus Quickr を利用するユーザーは Microsoft Windows 上のエクスプローラーや、Office のメニューから、クライアント PC 上のフォルダと同じ感覚でファイルを開いたり保存できます。
Lotus Notes のユーザーであれば、ファイルを添付したメールを送信する際に Lotus Quickr への保存を選択することも可能。
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| Windows 上のエクスプローラーからの参照 |
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| Web ブラウザからの参照 |
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保存されたファイルは、チーム・ブログ（Blog）やチーム・ウィキ（Wiki）の機能を備えた「プレース」に保存され、他のユーザーとのファイル共有と組み合わせた協同作業を実現します。
また、作成やメンバー管理が「プレース」単位で可能なので、Lotus Quickr をDMZ上(ファイヤーウォール上の公開地帯)に配置すれば、グループウェアには参加していない関連会社や取引先のメンバーを加えたファイル共有・協同作業も可能となります。
経験・知識の「見える化」とネットワーク化を目指す Lotus Connections
アイデアはあるのに、知り合いやプロジェクト・メンバーに専門家・経験者がいない、といったこともあるでしょう。
また、ある専門家が多忙だったり不在のときに、その専門化が参加しているコミュニティから他の専門家を見つけたり、利用している情報源を参照することで問題が解決するかもしれません。
Lotus Connections は、社員個人の専門知識・経験を可能な限りオープンにし、ブログやドッグイア(共有ブックマーク)などの機能を個人のプロフィール情報を核として連結することで、プロジェクト・メンバーや個人的な知り合いといった枠を越えて、継続的に新たなイノベーションを生み出す組織のネットワーク化を目指したソリューションです。
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| プロフィールを核とした Lotus Connections の各機能 |
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アイデアが創出される場の提供と過程の情報化を実現する Lotus Quickr と Lotus Connections のより詳細な情報などをご紹介いたします。
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