メールやリアルタイム・コミュニケーションは、情報を「伝達」するための手段です。
ただし、情報を「蓄積」「共有」するには不向きなツールであるともいえます。
メールでやり取りした内容をフォルダや PC 上のファイルとして個人で「蓄積」していたのでは、ファイルの重複やバージョンの前後関係などが複雑になりすぎて、いざ必要なときの検索も含めて非常に生産性・確実性に欠ける環境となってしまいます。
ましてや、必要な情報を「共有」しようとして送りあえば、メールと個人が「蓄積」しなければいけない情報は大幅に増加し、さらに生産性を落とします。
一方で、情報を「共有」していなければ、必要なときに情報を持っている人を探したり、手元の情報が最新かどうかを確認する無駄が発生します。
メールやリアルタイム・コミュニケーションは情報の「伝達」手段だと割り切って、別に情報を「蓄積」「共有」する場が必要となります。
この情報の「蓄積」「共有」といた役割を担うことが、グループウェアと呼ばれる製品の役割のひとつとなります。
ここでよく出てくる言葉が「掲示板と会議室」です。
しかし、この「掲示板と会議室」という言葉は、グループウェアを導入されるお客様がどのような規模・業種・ワークスタイルであっても汎用的にイメージしていただくためのたとえでしかありません。
実際にグループウェア上に単純に「掲示板」があったとして、営業担当者はお客様への提案書をそこに「蓄積」「共有」しようとするでしょうか？ 「会議室」があるだけで開発者がアイデアを投稿するでしょうか？
営業担当者としては「提案書共有データベース」とでも名づけられた場があって適切なセキュリティが施されていると知って、初めて安心して提案書を「蓄積」「共有」しようと思えるのではないでしょうか。開発者も同じです。
せっかくグループウェアを導入したのに本当に業務に有効な情報が登録されない、といった状態になっていませんか？
本当に業務に有効な情報の「蓄積」「共有」は、情報の種類に応じて適切な
- 情報共有の「場」となるアプリケーションを必要なだけ作成可能
- 作成したアプリケーションに対する様々なアクセス制御
- 業務にあわせてアプリケーションを作成・カスタマイズできること
が満たされて、初めて実現します。
そして、最も優れた情報共有のあり方は、ユーザーに情報をわざわざ「蓄積」「共有」していると思わせない仕組みです。
ビジネスの情報は業務の中で発生し利用されています。業務アプリケーションをグループウェア上で実現する価値は、ユーザーが気づかないうちに情報を「蓄積」「共有」さらには「活用」させる点にあるのです。
とはいえ、業務アプリケーションをすべて社内で開発することや、異なるサーバー等を追加することは現実的ではありません。また、最近は大手のお客様に限らず多くのお客様での海外拠点を含めた情報の「蓄積」「共有」が必要となっています。
- 販売・開発が多数の事業者になされているなどアプリケーションの選択肢が豊富に存在する
- アプリケーションの導入・実行に別のアーキテクチャーの追加が不要
- 多言語対応
なども考慮が必要です。
以上を踏まえたグループウェアが本当に業務に有効な情報を「蓄積」「共有」するために必要となります。
Lotus はこの課題に Lotus Notes/Domino をご提案いたします。
Lotus Notes/Domino は企業での利用に優れたメール環境も含めたグループウェアですので、メールと合わせてご利用いただければ、単体でメールから情報共有・業務アプリケーションまでを実現いたします。
また、他のメールをご利用中のお客様における、情報共有・業務アプリケーションとしてのご利用に限ってもお役に立ちます。また、クライアントも Lotus Notes クライアントか Web ブラウザで利用可能です。
業務アプリケーション実現の自由度と高いセキュリティ
Lotus Notes/Domino はエンド・ユーザーから開発者まで、スキルレベルに応じたアプリケーションの開発が可能。
さらには、多数のビジネス・パートナーが高度な業務アプリケーションまで開発しています。
また、Lotus Notes/Domino はサーバー上でのデータの暗号化から、データベース(アプリケーション)単位でのアクセス制御、さらには文書ごとに編集・参照権限を設定することも可能。
文書の内容によっては、文書の一部にアクセス制御を施すこともできます。
例えば人事関係の申請などでは、同じアプリケーションの中でも本人と上司、人事部門のみ参照可能としたり、申請者自身にも閲覧できない評価項目欄が存在するなどしてはじめて電子化できる業務も存在しますので、Lotus Notes/Domino の高いセキュリティは業務アプリケーションの実現に重要です。
そして、業務アプリケーションの存在により、重要な情報が自然に「蓄積」「共有」されるグループウェアとなります。
もちろん、多言語にも対応。
単に多言語版の製品が出荷されている、ということではなく、同一文書内で40以上の言語を混在して保持できるまでの高い多言語対応を実現しています。
さらに、Lotus Notes 8 からは、複数のアプリケーション、Lotus Notes/Domino 以外のアプリケーションを組み合わせてひとつのアプリケーションに融合するコンポジット・アプリケーションを実現しています。
これにより、より高度な業務アプリケーションを実現することも可能です。(参照：業務に最適化されたアプリケーション)
本当に業務に有効な情報が蓄積・共有されるグループウェアを実現する Lotus Notes/Domino のより詳細な情報などをご紹介いたします。
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