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メールフォルダーの中にある効率化の秘策
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出張明けのeメール |
以前、朝のメール・チェックは5分で終わっていた。それが、10分になり、15分になり、最近では30分を超える日も少なくない。
特に出張明けは、メール・ボックスに読みきれないほどのメールの山が待っている。プロジェクト関係のメールや新製品関連のメール・ニュースなど、情報収集や仕事自体の進捗に直接関連してくるものはもちろん精読が必要だし、得意先からのメールはきちんとチェックが必要だ。一方、不要なメールはできる限り速やかに削除してしまいたい。
しかし、これも気をつけて行わなくてはならない。前回の出張明けには、出張前に猛アタックをかけていた新規顧客からの見積もり依頼のメールを誤って消してしまい、後日連絡を入れた時にひどく冷ややかな対応をされたということもあった。
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いま「開くこと」もしたくないメール |
こうしたことが起こるのは、重要なものから不要なものまで、一律に届いてしまうeメールの性質のせいだ。そこで、今回の出張前には受信メールのルール設定を行った。プロジェクト単位でフォルダーを作成し、送信先アドレスごとにそれぞれのフォルダーに受信時自動振り分けを設定しておいた。さらに、返事待ちの人物からのメールは重要度の高さを一目で認識できるよう、メールを色分け表示するよう設定しておく。
メール・ニュースなど緊急性を要求しないメールの送信先も別フォルダーに振り分けた。これによって、メインの受信フォルダーに入るメールの数を減らし、注意深く見ることが可能になる。見落としの心配は極端に減るはずだ。
メールの色分けなど、ちょっとした使い勝手がビジネスの効率化をもたらすのだ。
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大量のメールを同じ緊張感で読んでいくのは大変。
メールを重要度に応じて分類することを考えるべきです。
Lotus Notesは、メールの色分けや自動フォルダー振り分けの機能を利用して簡単に効率的な分類が実現できます。
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*画像をクリックすると、拡大して見られます。
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送信者別に表示色を設定 |
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Lotus Notes/DominoならWebブラウザーで使えるから導入も簡単
グループウェアの導入は覚えることがたくさんあるから教育が大変だという話をよく聞きます。
「Domino Web Access」では、WebブラウザーからNotes/Domino上の電子メール、電子会議室、グループ・スケジュール、会議室予約、文書ライブラリなど業務に必要となる、さまざまなアプリケーションへのアクセスが可能です。Webブラウザー上でメールを編集・送信したり、スケジュールの入力・管理を行ったりなど、幅広い業務に活用が可能です。
インストールと設定作業も容易で、サーバーへのインストールも少ないステップ数で実現でき、また、Webブラウザー上でサーバー管理やユーザー登録が行えます。
Lotus Notesに近い高い操作性と強固なセキュリティーを備えたイントラネットの構築・運用が専任のシステム管理者がいない企業でも簡単に実現できるのです。
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*画像をクリックすると、拡大して見られます。
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メール、カレンダーなどをWebブラウザーから使える「Domino Web Access」 |
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