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"都合を教えてもらう"待ち時間をなくす方法
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会議参加の返事が来ない |
会議を成功させる基本は、必要なメンバーをきちんと集めること。しかしこれがなかなかスムーズにいかず、再調整を繰り返すことも珍しくない。会議の規模が大きくなると、他の部署や別の支社の人にも参加してもらう必要が出てきて、スケジュールの予測がつかないケースもある。最近では、eメールの普及で、最初のお知らせはもっぱらメールということになってきているが、会議参加依頼のメールに出欠の返事をすぐ返してくる人は驚くほど少ない。結局、2通目、3通目のメールで催促して、最終的に人はなんとか電話でつかまえて確認をとるということになる。
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いつでもメンバーのスケジュールを確認 |
参加が必要なメンバーは、それぞれに多忙である。
グループ・スケジュールを表示し、メンバーそれぞれのスケジュールを確認していく。空いている時間はもちろん、どれくらいの仕事をかかえているのか全体像が見えるので予測がつく。みんながカレンダー&スケジューリング機能を使いこなしてくれているおかげだ。全員の都合がつきそうな日時をピックアップして、第一候補を会議予定日としてメールする。候補日と仕事がかぶりそうで不安な人には別途、調整依頼のメールを送る。相手のスケジュールが見えているので、適した頼み方ができる。そうしたうえでLotus
Sametimeによるインスタント・メッセージング機能。リアルタイムで相手の状況を把握してネットワーク越しに会話することができるので、これでだめを押し、了解を取り付ける。
「その時間でOKですね？」「わかったよ、あわせるよ」
これなら通常の業務の合間にも余裕を持ってこなせるだろう。
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コミュニケーションの基本は、相手のことを知ること。
Lotus Notesのグループ・スケジュール機能を使うと、わざわざ相手に直接尋ねなくてもスケジュールの概要はわかります。
コミュニケーション以前の情報は先取りしておき、さまざまな方法でコミュニケーションをはかっていけば、ビジネス上の円滑な関係が構築できます。そのためのツールも豊富です。
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*画像をクリックすると、拡大して見られます。
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グループ・メンバーのスケジュールを一覧表示（Webブラウザー
「Domino Web Access」の場合 |
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オンライン・ミーティング
電話だと不正確、メールだけでは解決できない。リアルタイムでスムーズな意見交換が必要なのに・・・。 そんなコミュニケーションの問題を解決してくれるのが、オンライン・ミーティングです。
Lotus Sametimeなら、ミーティングの相手とオンラインで会議資料の共有が実現でき、インスタント・メッセージング（チャット）や音声・動画によるコミュニケーションも可能になります。さらに、Lotus
Notesのカレンダー機能と連携させることで実際に顔をつき合わせての会議も、ネットワーク経由の仮想的な会議もひとつのカレンダー画面で、招集・管理を行うことができます。
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*画像をクリックすると、拡大して見られます。
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ファイルを参照しながらのオンライン・ミーティング |
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