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すべての社内資料を社員全員のデスクに並べる方法
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引き継ぎなしの新担当 |
以前の得意先A社への企画書提出とプレゼンテーションを指示された。ただし、ひとつ問題があった。前任者がいないのだ。前任者は1年前に退社してしまい、連絡もとれない。A社は長期にわたって業績が悪く、頭からも抹消されてしまっていたのだ。
ところがA社の業績が好転し、大きなプロジェクトのプレゼンテーション依頼がきた。そこで、過去の企画書の中に今回の企画の糸口を求め、先方を満足させる提案を行いたいのだが、
プレゼンテーションは1週間後。のんびりしている余裕はない。即日、資料収集は終えなくてはならない。資料棚をひっくり返そうかとも思ったが、1年以上前の資料はダンボール詰めでどこか別の場所に保管されてしまっている。ましてや、外部の倉庫会社に移管されてしまったとしたら、目的の資料を発見するのは至難の業だ。
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社内資料はデータベースに |
そこで、これまで関心をもっていなかった社内の共有文書に目を向けたのだ。検索作業をすすめていくにつれ、今まで共有文書を活用してこなかった私は非常に驚かされた。文書ライブラリ、データベースの中には、前任者の手によるA社関連の書類や資料が蓄積されていたのだ。提案書、企画書、見積書、請求書。
しかも、子文書を作成できる機能を応用し、各書類のバージョン管理までがなされている。これならA社とのやりとりで、どのタイミングで、どんな注文が出て、どんな企画変更があったか、すべての履歴を手にとるようにわかるはずだ。私はさっそくプレゼンテーションの準備にとりかかる。提案まで残された時間はわずかだ。
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会社の情報資産みたいな言い方をよくされますが、 ただ保管しているだけで、使いこなせないのでは、資産になりません。
情報の再利用が可能な形を考えるのであれば、 まず、Lotus Notes/Dominoの文書ライブラリ、データベースから始めるべきでしょう。
書類のバージョン管理や、レビュー依頼の発信までできるので、 信頼性の高い多彩な情報を共有する真のナレッジ活用が可能になります。
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*画像をクリックすると、拡大して見られます。
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文書ライブラリ内の企画書を有効活用 |
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Lotus Domino検索
「Lotus Notes/Domino」には、文書ライブラリ、データベースのひな型が標準添付されており、ワープロや表計算ソフトで作成した電子文書ファイルをDominoサーバー上で、わかりやすく分類・蓄積し、NotesクライアントやWebブラウザ上から利用できる簡易的な文書管理システムをすぐに構築することができます。
また「Lotus Notes/Domino」の全文検索能力には定評があり、Microsoft WordやExcel、Lotus
1-2-3といった代表的なビジネスソフトで作成したファイルに関しては、Dominoサーバーが持つフィルターによってファイル記載の内容自体もNotesによる検索対象とすることができるなど、すばやく確実な検索を可能とする機能を満載しています。
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検索条件の設定 |
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