メールはユーザーが最も頻繁に利用するアプリケーションです。 にもかかわらず、多くのお客様においてグループウェア導入時にメールについて深く検討されないまま進んでしまうことが少なくありません。 「メールはみんな知っているものだから」、「使い慣れているものだから」という理由です。しかし、「みんなが知っている/使っているメール」は人によってメーラー(メール・クライアント)やWebメールなど種類も使い方がバラバラであるのが実態です。 加えて、ビジネスでのメールの利用には、プライベートでの利用では発生しなかった要件が存在します。 その結果、多くのお客様でグループウェア導入後にメールに関して以下のような課題・問題が発生することがあります。
では、グループウェアを見直し・検討する際に、メールについて考慮すべきポイントはどのようなものでしょうか? メールの要件はお客様の業種やワークスタイルにより異なりますが、以下の項目についてメールの機能として必要かどうかを社内の各部門の利用形態と照らし合わせて考えていただくのがよいと思われます。
ビジネスで利用されるメールに必要な表現力からセキュリティまでを網羅 Lotus Notes/Domino のメールは、ビジネス環境に最適化されています。 例えば、受信メールBOXでの「送信者別色分け表示」や「アテンション・インジケーター」は、忙しい朝の数分間でどのメールから読むべきかを直感的に把握することを可能にします。検索やフォルダへの自動振り分け、送信者の在席ステータス表示などとともに、大量のメールを効率よく処理できる工夫が満載されています。 また、メールを作成する際には、文字修飾やファイル・画像の本文中への添付が自由なメール本文は、業務で伝えたい重要な情報や微妙なポイントを表現できます。 Lotus Notes/Domino は40ヶ国語を越える多言語も同一文書内に混在させることが可能です。
さらに、メール送信時に「コピー不可」を設定すると、受信者がコピーや引用・印刷できなくなりますので、送信者の意図に反して内容が再利用されることもありません。
また、自分のメールを代理の社員に参照や作成させるのに、IDとパスワードを渡してしまうことなく、代理参照者・作成者を設定できるのも、業務での利用を前提としたメール環境の特徴といえるでしょう。 公開鍵暗号方式を利用した暗号化・電子署名にも対応しています。暗号化されたメールは代理参照者が設定されていても読むことができず、本人だけに知らせたい機密性の高い情報などを安心して伝えることができます。 当然、管理者が必要とする監査のためのメール保管機能や、送信メールの取り消し(メッセージ・リコール)の許可なども設定可能。 この他の多数のLotus Notes/Domino の優位性は、ご説明資料にてご説明させていただいております。
