メールはユーザーが最も頻繁に利用する重要なアプリケーションであり、優れた情報「伝達」ツールです。 ただし、情報を「蓄積」「共有」するには不向きな手段でもあります。 グループウェアを成功に導くためには、まず、メールと添付ファイルに依存せずに情報を「蓄積」「共有」できる仕組みが必要です。 次に、情報共有というイメージを越えて、具体的な業務アプリケーションをグループウェア上で実現させることです。業務アプリケーションを別に構築したのではグループウェアの投資効果は小さくなるだけでなく、業務の中で発生し利用される情報がグループウェアに「蓄積」「共有」されることもなくグループウェアの実現価値をさらに小さくしてしまうのです。 さらに、最近の傾向として多言語を利用できることが重要となってきています。多言語対応に劣るグループウェアを採用してしまったために海外拠点との情報共有ができなかったり、海外拠点同士が情報共有している中で日本だけが孤立してしまうといった課題・問題を挙げられるお客様が増えています。
グループウェア上で情報を「蓄積」「共有」するための場として、よく使われる言葉が「掲示板と会議室」です。 しかし、この「掲示板と会議室」という言葉は、グループウェアを導入されるお客様がどのような規模・業種・ワークスタイルであっても汎用的にイメージしていただくためのたとえでしかありません。 実際にグループウェア上に単純に「掲示板」があったとして、営業担当者はお客様への提案書をそこに「蓄積」「共有」しようとするでしょうか？ 「会議室」があるだけで開発者がアイデアを投稿するでしょうか？ 営業担当者としては「提案書共有データベース」とでも名づけられた場があって適切なセキュリティが施されていると知って、初めて安心して提案書を「蓄積」「共有」しようと思えるのではないでしょうか。開発者も同じです。 「掲示板と会議室」は汎用的に情報共有をイメージしていただくための言葉に過ぎず、実際にはそれだけがあっても情報共有は実現されないのです。 そして、最も優れた情報共有のあり方は、ユーザーに情報をわざわざ「蓄積」「共有」していると思わせない仕組みです。 ビジネスの情報は業務の中で発生し利用されています。業務アプリケーションをグループウェア上で実現する価値は、ユーザーが気づかないうちに情報を「蓄積」「共有」さらには「活用」させる点にあるのです。
では、グループウェアを見直し・検討する際に、アプリケーション機能について考慮すべきポイントはどのようなものでしょうか? 「掲示板と会議室」という言葉が汎用的なたとえでしかないことをご理解いただければ、以下のようなポイントが挙げられます。
「掲示板と会議室」で終わらない業務アプリケーションを実現します Lotus Notes/Domino はエンド・ユーザーから開発者まで、スキルレベルに応じたアプリケーションの開発が可能。 さらには、多数のビジネス・パートナーが高度な業務アプリケーションまで開発しています。
「会議室と掲示板」のイメージを取り払って、お客様が社内で共有した時に本当に価値のありそうな情報を想像してください。 それは、誰が持っていて、どのようになっていればその情報が共有されるようになるでしょう？ あるいは、文書管理やワークフローのプロセスの中で、自然に共有できるようにならないでしょうか？ 具体的な業務アプリケーション実現のためのLotus Notes/Domino の機能等は、ご説明資料をご覧ください。
