掲載日 2004年12月22日
建材の製造から設計、施工、ソフト開発及び販売までをトータルに提供する総合建材商社の伊藤忠建材株式会社（以下伊藤忠建材）はISO 14001（環境規格）取得を機に、2000年4月、電子帳票ソリューションのIBM DB2® Content Manager OnDemand（以下CM OnDemand）を導入し、多岐にわたる建築資材の取り扱いに伴い発生する膨大な法定帳票類を電子化するなど、紙の削減に積極的に取り組んできました。2004年4月にはさらに営業系帳票の電子化、必要データの抜き出し、コンパクトディスクでの保存などを実施。制定間近な「e-文書法」（財務や税務関連の書類/帳票の電子データによる保存を認める法律）を視野に入れた取り組みを行っています。
お客様ニーズ
伊藤忠建材株式会社
のシステム運用を
担当する
ICKソリューションズ
株式会社
運用サポートチーム
チーム長 坂本佳裕 氏
法定帳簿類の印刷関連コスト削減が第一課題。
2次ステップでは、さらに、データの活用を射程に
「CM OnDemand導入前は、経理関係の法定帳簿類だけでも月間約8万ページを出力し、毎月4～5日は月次処理用にプリンターを昼夜動かし、その間用紙の掛け替えに人が張り付いている状態でした。住宅を一軒建てるには約3万点の住宅建材が必要と言われるほど、建築資材は多岐にわたり、その取り扱い点数は月間で70万明細に上ります。これらの大量データから派生する各種帳票類のなかで、利用頻度が少なく大量印刷する帳票をペーパーレスにしたい、というのが発端です」と、説明するのは、電子帳票ソリューション導入をはじめ伊藤忠建材のシステム運用を担当する伊藤忠建材グループのICKソリューションズ株式会社運用サポートチーム チーム長の坂本佳裕氏です。
電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）が1998年7月に施工され、国税関連の法定帳簿の電子保存化が可能になったのを機に、同社では翌年12月、所轄税務署に電子保存の申請を行って開発に着手、2000年4月から正式運用を開始しました。「管轄の税務署管内では、電子帳簿保存法を申請した最初の会社」（坂本氏）であり、コスト削減と業務効率化の点からも欠かせないものでした。
この、CM OnDemand導入という第1ステップの成果をふまえ、さらに社内の各業務部門から、
- 電子化された帳票から必要データだけをMicrosoft® Excelに抜き出して活用したい
- Windows NT®サーバーから印刷される大量帳票（営業系帳票）も電子化したい
- CM OnDemand内での電子保存に加え、コンパクトディスクでも保存したい
という要望が上がったのを受け、2002年には電子帳票ソリューション拡充の第2ステップ開発をスタートさせました。
ソリューション
データの活用を主眼に置いた電子帳票ソリューションへと変貌
伊藤忠建材では、本社にIBM eServer iSeries® を設置して会計系データを集約、仕入先数十社とのEDIも行っています。国内25営業拠点にはWindows NT用サーバーを配置して、納品書の発行や請求書などの営業系システムが稼働する、分散型のシステムを採用しています。
第1ステップでは、既存のシステムを変更せずに導入できることと、iSeries との親和性を重視し、多岐にわたるビジネス・コンテンツを一元管理するECM（エンタープライズ・コンテンツ管理）製品のなかから、電子帳票ソリューションとしてIBM CM OnDemand、サーバーにはIBM eServer xSeries® を採用しました。
第2ステップでは、電子帳票類を活用するなかで出てきた要望を実現するため、電子帳票ソリューション自体の再検討から着手しました。
『電子化した帳票類のデータをCM OnDemandのシステム外に出し、帳票に見える形でコンパクトディスクに保存する』には、タイミングよく新発売になったCM OnDemandのオプションソフト、ADHOC-CDで対応し、最新版のCM OnDemandに入れ替えました。また、『必要データの抜き出し』にはP-Magicで対応し、『営業系帳票類の電子化』は、同社が自社開発しました。
「第2ステップでは7社製品を比較検討し、改めて IBM CM OnDemandの使い勝手の良さを再確認しましたね。使用者の思考に沿った検索方法ですし、誰もが講習抜きで直感的に使えるよう考え抜かれたユーザーインターフェースです。CM OnDemandでは“普通”に使えていた機能が他製品ではできないこともあります。さらに、法定帳簿類という取り扱いデータの性格上、製品・製造元企業に対する高い信頼性がIBM採用の決め手でした」と語る坂本氏です。
導入効果
月にダンボール100箱分の帳票印刷を削減。
経理・監査・営業事務の業務効率大幅アップ
現在では、第1ステップ（約8万ページ分）、第2ステップ（約11万ページ分）導入分を合わせて、月間19万ページ（段ボール箱約100箱分に相当）の法定帳票と営業系帳票の印刷を削減し、すべて自動的に電子帳票として保存されています。仮にこれらを10年間保存していたら、段ボール箱で約12,000箱相当です。
この印刷コスト削減以外にも、ファイリングなどの人件費、倉庫保管料を含めれば膨大な削減となります。同社で第2ステップ（約11万ページ分）でのコスト削減効果を試算したところ、月70万円強、年間800万円もの金額となります。このように、電子帳票ソリューションはスタッフワークを変革して、コア業務への集中を可能にします。今ではこの電子帳票ソリューションは同社システムのなかでも非常に重要なツールとなっています。
また、電子帳票ソリューション導入後の波及効果も見逃せません。以前は、出力済帳票類は段ボール箱に入れて人目に触れずに倉庫に保存され、活用されてきませんでした。しかし、CM OnDemand導入により、誰もが簡単にデータを検索・活用するようになり、業務活用への新たなニーズが起こり、業務効率化に踏み込んだ電子帳票ソリューションの第2ステップ拡充へとつながったことです。
そして、第2ステップ拡充後は、必要データを使用者がすぐに活用できるよう加工した状態でExcelに展開するP-Magicを活用して、経理部門、監査部門、営業事務部門での大幅な業務効率化を実現しました。
既存システムでもデータ分析は可能でしたが、ある程度経過したデータは統計データとしてサマリーされていました。CM OnDemandでは数年前の明細データも容易に抽出でき、多方面からのデータ分析ができるために営業サポート、経営資源としての活用などの新たな取り組みが始まっています。
将来の展望
電子化の対象帳票を増やし、コスト削減と業務効率化をより一層推進
社内で使用・保管する帳票のうち、量の多いものはほぼ電子化が完了した伊藤忠建材。今後は、量の少ない帳票をも電子化し、より一層のペーパーレス化を推進したい意向です。
「取引先とやり取りする帳票の電子化もうまく実現していきたいです。たとえば、取引先ごとに アクセス制御とセキュリティーを確保してWeb上に帳票を公開する方法などが実現できればと思っています。またe-文書法の施行により、関連する法規制の緩和がどうなるのか、動向に注目していきたいです」と語る坂本氏は、電子帳票ソリューションの可能性をこう指摘します。
「電子帳票ソリューションはスタッフワークの変革につながります。人的資源をコア業務に集中させ、データを多角的に見ることで新たな営業チャンスも生まれます。大きな可能性を秘めていますから、データ活用が目的なら、利用部門と活用方法を明確にして現場での使用シーンを考え抜いて選択することがポイントです」
お客様情報
伊藤忠建材株式会社は伊藤忠グループの建材専門商社。「家」を建てるにあたりおよそ3万点の商品群を使用すると言われ、それらを取り扱う顧客企業に関する業界屈指の経営分析と、強力な情報網を基盤としたマーケティング、経営コンサルティングを行い、建築資材販売・工事・物流から、経営と営業支援にいたるさまざまなソリューションを提供しています。
用語の説明
- ADHOC-CD
電子帳票類をCM OnDemandのシステム外に出しても見える形式でコンパクトディスクに保存するIBMのシステム提供サービス - P-Magic
CM OnDemand機能を拡張するアドインツール。電子保存したデータをPCクライアント上で Excelに展開、検索できる。（販売：ゼネラル・ビジネス・サービス株式会社）
製品・技術情報
ハードウェア
ソフトウェア
ソリューション
本事例中に記載の肩書や数値、固有名詞等は初掲載当時のものであり、閲覧される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。
事例は特定のお客様での事例であり、すべてのお客様について同様の効果を実現することが可能なわけではありません。
IBM、IBMロゴ、DB2、 eServer 、iSeriesおよびxSeriesはInternational Business Machines Corporationの米国およびその他の国における商標です。
MicrosoftおよびWindows NTはMicrosoft Corporationの米国およびその他の国における商標。
他の会社名、製品名およびサービス名等はそれぞれ各社の商標。
