掲載日 2005年3月30日
マース ジャパン リミテッドは、2005年1月5日、社内情報を共有するポータルサイトを稼働させました。
マース ジャパン リミテッドが社内で悩んでいたことは、「全社員でコミュニケーションができ、情報の共有ができるツール」がないことでした。その当時（2004年秋）でもイントラネットは構築されており、社内ポータルと呼べるツールは存在していたのですが、HTMLで作成していたため静的なサイトであり、利用頻度もそれほど高くない状態だったのです。また、情報を更新する場合にも社員自身がアップロードすることはできず、管理者にデータを送ってからそこで改めてアップロードがされていました。そのためタイムラグが大きく、フレキシビリティーがないことも大きな問題でした。
マース ジャパン リミテッドでは、Lotus® Notes®/Lotus Domino®の運用をしており、2004年秋に5.0.10を6.0.3にバージョンアップするという方針が決まっていました。そして、それとほぼ同時期に社内ポータルを一新するプロジェクトも立ち上がっていました。そこで導入されるパッケージは、予算内でプロジェクト要件を満たすことができ、短期間にインフラを構築しなければいけないというハードルが課せられました。それに合致したのが、IBMのWebSphere® Portalだったのです。
お客様ニーズ
人事部
コンペンセーション&
コミュニケーション
マネジャー
安藤知子氏
全社員同士がコミュニケーションでき
情報を共有できるシステムの必要性
マース ジャパン リミテッドでは、フィールドセールスと呼ばれる外勤社員が全従業員の半数ほどにもなっています。そのフィールドセールスはお客様のところへ直行直帰となることが基本で、出社するのは週に1日程度しかありません。さらに、支店や営業所が近くにないエリアとなると、出社することがほとんどない勤務形態となっています。そのため、内勤社員はもとより外勤社員のためにも、コミュニケーションと情報共有のためのツールを充実させることが急務となっていました。
「当時、Lotus Notes/Dominoは導入されていたため、データベースによる情報共有はある程度行われていました。しかし、さまざまな情報がさまざまな場所に保存されており、どこになにがあるのかがわかりにくいという問題があったのです。そこで全アソシエイト（マース ジャパン リミテッドでは社員のことをアソシエイトと呼んでいます）同士が簡単にコミュニケーションすることができ、情報のシェアリングができるシステムを構築できるアプリケーション・サーバーとして、WebSphere Portalの導入を決めたのです」（マース ジャパン リミテッド 人事部 コンペンセーション&コミュニケーションマネジャー 安藤知子氏）
マース ジャパン リミテッドの社員は日本法人だけでみれば370名ほどの企業ですが、全世界では約3万8000名もの従業員を擁する多国籍企業となっています。そのため、日本語を母国語としない社員も多く在籍しており、社内ポータルも日本語だけでなく英語にも対応していることが必須要件となっていました。
「社内ポータルの絶対条件はバイリンガル対応でした。またイントラネットとはいえ、全世界のユニット（事業所）に対してもオープンにすることとなるため、英語は絶対カバーされなければならなかったのです。しかし意外なことに、対応しているソフトウェアは少なかったですね。そういった観点からみてもWebSphere Portalは合格でした」（安藤氏）
最終的には「社内ポータルへ情報をアップロードすることが、ユーザー（社員）サイドから簡単にできること。そして、企業風土として保守がしっかりしていることに重点を置くため、サポート体制が充実していること」（マース ジャパン リミテッド インフォメーションサービスインターナショナル ビジネスシステムアナリスト 坂上菜々氏）の二点も含め、それらの項目をすべてクリアしたWebSphere Portalを導入することになったのです。
マース ジャパン リミテッドが社内ポータルに必要とする条件
- システムに安定性があること
- バイリンガル対応であること
- ユーザーが簡単にデータをアップロードできること
- 導入後のサポート（保守）に信頼がおけること
ソリューション
マース ジャパン リミテッド
社内ポータルサイトの
システム構成
（図をクリックして拡大）
WebSphere Portalを導入して
社内ポータルの構築を目指す
「サーバーOS（Windows 2000 Server）やサーバーマシンのモデルについては、グローバルの規定で統一されたものが決まっているのですが、WebSphere Portalはそれにもマッチしていました」と、社内ポータルのシステム構築を担当した坂上氏は話します。
そこで、実際に社内ポータル構築へと動き始めるのですが、他の国でWebSphere Portalを導入したユニットはなく、マース ジャパン リミテッドとしては初めての試みでした。また、WebSphere Portalの導入決定から、社内ポータル構築までは実質1カ月程度しかありませんでした。そのため、サポート体制は日本IBMに全面的にまかせることになりました。しかし、日本IBMサイドとしてはマース ジャパン リミテッドの社内インフラについて詳しいわけではなく、坂上氏はその調整役として苦労したと振り返っています。
「WebSphere Portalのデモは見ていたのですが、最終形としての具体的なものが見えないままで進めていくのが、他のプロジェクトとは違っていましたね。そのため、毎日がトライ&エラーの連続でした。その点では、通常の業務ではなかなか経験しないユニークなプロジェクトだったと思います」と話すのは、ビジネス部門として社内ポータルの構築に携わった安藤氏。
ページ作りの参考にしたのは検索エンジンなどのWebポータルサイトでした。トップページのカテゴライズを似たような形態にして、使用方法の説明をしなくても“サイトにアクセスすれば、ごく自然に欲しいと思う情報にたどり着けるような仕組み”を心がけたのです。さらにページ作りに活用されたのが、日本IBM提供のポートレット集です。FirstStepKitと呼んでいるこのポートレット集は、新着情報を表示させる“What's New” 、リンク先を登録して一覧で表示できる“インデックス”、経営者の全社員向けメッセージを届ける“社長の声”など、すぐに使える便利な機能で構成されています。短期間でわかりやすい社内ポータルを構築するためには、FirstStepKitが大きく貢献したといえるでしょう。
また、インフォメーションのアップロードは情報システム部門が一括して行わず、“コンテンツ編集者”と呼ぶ担当者を設けて、それぞれアップロードする方式をとりました。そのため、各コンテンツ編集者に対しては、レイアウトの編集やコンテンツなどの管理ができるような事前トレーニングが実行されました。「基本ルールとしては、情報をアップロードする各部門にはコンテンツ編集者を各1名配置させています」（安藤氏）
導入効果
アクセス数が飛躍的にアップ
社内ポータル導入時の初期目標はクリアする
「ほとんどの社員が、出社したらまず社内ポータルのトップページを閲覧するようになりました」（安藤氏）。2005年の正月休み明け初日からサービスインされた社内ポータルですが、「ここにアクセスすれば、毎日の生活情報や業務情報、伝達事項などがすべてチェックできます」（安藤氏）という作りになっています。そのため、以前の社内ポータルに比べて社員のアクセス頻度が格段にアップしました。また、最新の自社CMを動画で観ることができたり、リレー形式による社員の自己紹介をアップしたりするなど、社員が興味を持ってもらえるポータルサイト作りを心がけているとのことです。
社内ポータルが稼働してからまだ約1ヵ月という短期間ですが、「以前の社内ポータルと比べて、見にいこうという気にさせるサイトになった」「なにがどこにあるのかが非常にわかりやすくなった」といった好意的な意見が社員から数多く寄せられているようです。「社内ポータルサイトとしての当初の主な目的だった“コミュニケーションとしてのツール”そして、“ナレッジシェアリングおよびインフォメーションシェアリング”といった二つの大きな目標は達成されたと考えています」（安藤氏）。なお、短期間で構築した社内ポータルで、すぐにこのような効果を生み出すことができたのは、FirstStepKitによるところも大きいでしょう。
将来の展望
インフォメーション
サービスインター
ナショナル
ビジネスシステム
アナリスト
坂上菜々氏
総務関連業務のペーパーレス化と
双方向性を持ったポータルを目指す
安藤氏は「第1フェーズは達成できたのではないでしょうか。そこで第2フェーズとして、双方向性を持たせたポータルサイトを目指したいですね」と話します。「現状では、管理者やコンテンツ編集者から主にワンウェイで発信される情報が中心ですが、全社員からの情報も多く発信されていけるよう作り替えていきたいと考えています」。さらに、承認システム（稟議など）や給与明細などの総務関連業務を社内ポータルに取り込み、ペーパーレス化をすることも考えているようです。
続けて坂上氏は「こういった社内ポータルは、日本法人だけでしか導入されておりません。そこで、この社内ポータルを成功事例として、海外ユニットにも提案をしていくというのが近い将来の夢です」と話してくれました。マース ジャパン リミテッドは全世界のユニット同士が有機的につながっているフラットな組織であるため、その夢もそう遠くない時期に叶えることができそうです。
お客様情報
マース ジャパン リミテッドは、マースインコーポレイテッド（本社：米国）の日本支社として、数多くのペットケア製品、スナック菓子、食品、飲料、エレクトロニクスなどの事業を展開。ペットフードの「ペディグリー」「カルカン」「シーザー」「シーバ」や、チョコレートの「M&M's」「スニッカーズ」「DOVE（ダヴ）」など、誰でも耳にしたことがあるような有名ブランドを数多く擁している企業です。2007年12月28日に社名変更。
用語の説明
- ポータル
情報の入り口となるもののこと。Webサイトへの入り口となるものをWebポータル、企業内のさまざまなコンテンツの入り口となるものを社内ポータルと呼んでいる。どちらもブラウザーを使ってアクセスする。また近年では、情報だけでなくアプリケーションもポータル画面から利用できるなど、企業の内外に存在するあらゆる情報にアクセスすることができる“EIP（企業情報ポータル）”も話題となっている - ポートレット
ポータル内に自由に配置して利用できるさまざまな機能のこと。ポータルを作るには、ポータルを構成するサービスごとにプログラミング作業が必要であり、技術者も必要となってくる。しかしポートレットが用意されれば、技術者でなくともポータルを作成することができるようになり、ポータル構築時の作業量削減にもつながる
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事例は特定のお客様での事例であり、すべてのお客様について同様の効果を実現することが可能なわけではありません。
IBM、IBMロゴ、DB2、Lotus、Lotus Notes、Lotus Domino、およびWebSphereはInternational Business Machines Corporationの米国およびその他の国における商標です。
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