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マスターフーズリミテッド社員同士のコミュニケーションを活性化し、情報を集約化して共有できる社内ポータルサイトを構築 掲載日 2005年3月30日
WebSphere Portalを導入して 社内ポータルの構築を目指す 「サーバーOS（Windows 2000 Server）やサーバーマシンのモデルについては、グローバルの規定で統一されたものが決まっているのですが、WebSphere Portalはそれにもマッチしていました」と、社内ポータルのシステム構築を担当した坂上氏は話します。 そこで、実際に社内ポータル構築へと動き始めるのですが、他の国でWebSphere Portalを導入したユニットはなく、マスターフーズとしては初めての試みでした。また、WebSphere Portalの導入決定から、社内ポータル構築までは実質1カ月程度しかありませんでした。そのため、サポート体制は日本IBMに全面的にまかせることになりました。しかし、日本IBMサイドとしてはマスターフーズの社内インフラについて詳しいわけではなく、坂上氏はその調整役として苦労したと振り返っています。 「WebSphere Portalのデモは見ていたのですが、最終形としての具体的なものが見えないままで進めていくのが、他のプロジェクトとは違っていましたね。そのため、毎日がトライ&エラーの連続でした。その点では、通常の業務ではなかなか経験しないユニークなプロジェクトだったと思います」と話すのは、ビジネス部門として社内ポータルの構築に携わった安藤氏。 ページ作りの参考にしたのは検索エンジンなどのWebポータルサイトでした。トップページのカテゴライズを似たような形態にして、使用方法の説明をしなくても“サイトにアクセスすれば、ごく自然に欲しいと思う情報にたどり着けるような仕組み”を心がけたのです。さらにページ作りに活用されたのが、日本IBM提供のポートレット集です。FirstStepKitと呼んでいるこのポートレット集は、新着情報を表示させる“What's New” 、リンク先を登録して一覧で表示できる“インデックス”、経営者の全社員向けメッセージを届ける“社長の声”など、すぐに使える便利な機能で構成されています。短期間でわかりやすい社内ポータルを構築するためには、FirstStepKitが大きく貢献したといえるでしょう。 また、インフォメーションのアップロードは情報システム部門が一括して行わず、“コンテンツ編集者”と呼ぶ担当者を設けて、それぞれアップロードする方式をとりました。そのため、各コンテンツ編集者に対しては、レイアウトの編集やコンテンツなどの管理ができるような事前トレーニングが実行されました。「基本ルールとしては、情報をアップロードする各部門にはコンテンツ編集者を各1名配置させています」（安藤氏）
アクセス数が飛躍的にアップ 社内ポータル導入時の初期目標はクリアする 「ほとんどの社員が、出社したらまず社内ポータルのトップページを閲覧するようになりました」（安藤氏）。2005年の正月休み明け初日からサービスインされた社内ポータルですが、「ここにアクセスすれば、毎日の生活情報や業務情報、伝達事項などがすべてチェックできます」（安藤氏）という作りになっています。そのため、以前の社内ポータルに比べて社員のアクセス頻度が格段にアップしました。また、最新の自社CMを動画で観ることができたり、リレー形式による社員の自己紹介をアップしたりするなど、社員が興味を持ってもらえるポータルサイト作りを心がけているとのことです。 社内ポータルが稼働してからまだ約1ヵ月という短期間ですが、「以前の社内ポータルと比べて、見にいこうという気にさせるサイトになった」「なにがどこにあるのかが非常にわかりやすくなった」といった好意的な意見が社員から数多く寄せられているようです。「社内ポータルサイトとしての当初の主な目的だった“コミュニケーションとしてのツール”そして、“ナレッジシェアリングおよびインフォメーションシェアリング”といった二つの大きな目標は達成されたと考えています」（安藤氏）。なお、短期間で構築した社内ポータルで、すぐにこのような効果を生み出すことができたのは、FirstStepKitによるところも大きいでしょう。
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