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東京電設サービス株式会社社内ポータルの導入で、コミュニケーションの円滑化と効率化を実現 掲載日 2005年10月4日
グループウェアからポータルシステムの構築まで、わずか3カ月で実現 2005年1月から3月にかけて、同社システムグループでは、IBMの担当者を交えて週1回以上のペースで打ち合わせを重ね、メールや掲示板を含むグループウェアとポータルの仕様を綿密に検討していきました。第1段階では、従来のシステムに対して社内から指摘されていた問題点をクリアすると同時に、一部のシステムに対していち早くシングルサインオンを実現し、第2段階において社内の要望に対応するカスタマイズを進めていくという、段階的な開発計画が、作業をスピードアップさせました。 また、すぐに使えるポータルのコンテンツ集であるWebSphere Portalファーストステップキットや、Lotus Notesメールを携帯電話から閲覧できるFun For Dominoなど、既存のソリューションを効果的に取り入れたことも、開発工程を削減し、構築のスピードアップを助ける要因になりました。 「IBMの担当者が開発チームや協力業者をしっかり統制していたことが印象的でした。作業の方向性を明確に示して迷いや手戻りを発生させないようにしていましたね」と、わずか3カ月という短期間での開発が完了した要因を語るのは、同社経営企画部システムグループ副長の武末信行氏です。 同社システムグループ副長、渡部貴夫氏は、「ポータルは、当社の1,600名あまりの社員全員が毎日利用するものです。社内ユーザーから寄せられるさまざまな問い合わせや要望に対応して、自分たちでも細かなカスタマイズを行うことができる、柔軟な運用を目指しました」といいます。 2005年6月のカットオーバーを目標に、開発は急ピッチで進められました。「私たちシステムグループは少人数の組織なので、武末と渡部の二人に細かいことはすべて任せました。IBMの開発チームと一緒になって、彼ら二人が即断即決で進めたことが短期間の開発を可能にしたのだと思います」と金井氏も開発のスムーズな進捗に満足しています。
数百名の人事異動にもひと晩で対応し、社内から賞賛の声 2005年4月から5月にかけて新ポータルのベータテスト版が社内に公開され、6月からの全面移行を前に新システム利用キャンペーンが展開されました。この期間に、全社員の過半数が新スケジュールシステムを体験し、3割以上が新メールシステムを試しています。一方、金井氏を中心とする4名のシステムグループメンバーは、分担してすべての支社を訪ね、新ポータルの特長や従来システムからの変更点を説明して回りました。また、社内報にも特集記事を掲載して周知をはかりました。 「2004年のはじめから、当社の情報セキュリティポリシーをまとめるためのプロジェクトも並行して動いていました。新ポータルの活用と情報セキュリティポリシーの浸透をはかるための社内教育が連動する結果となって、タイミングもよかったですね」（金井氏） 「つい最近、数百名規模の人事異動があったばかりですが、新ポータルでは人事マスターの更新を効率的に反映できるようになったので、発令当日の朝から、全社員が異動先での業務をスムーズにスタートすることができました。『ずいぶんがんばったね』と私たちにも誉め言葉をかけてくれる人たちが何人もいて、正直、うれしかったです」（武末氏） 「スケジューラもメールも、従来から社員によく利用されていますから、多少の機能の違いやユーザーインタフェースの変更はあっても、全体的にはスムーズに移行を完了することができました。それぞれの現場で、重要情報の伝達や、社員のスケジュール把握、メールでの業務連絡などに、新ポータルが効果を発揮し始めています」（渡部氏）
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