甲南大学

メンテナンスコストの抑制と
学生サービスの充実を目指す

甲南大学は、1970年代から汎用機による業務用システムを構築するなど、日本の私立大学の中では最も早くから学内の情報システム化に取り組んできました。クライアントサーバー型の教務システムであるKosmosが最初に稼働したのも1993年ときわめて先進的でした。とはいえ、Webベースのシステムが世の中の主流になるのにともなって、稼働後10年近く経過したKosmosにもさまざまな課題が浮上してきました。教務部次長の佐々木良太郎氏は、旧システムの差し迫った課題は三つあったと説明します。

「一つはメンテナンスコストの増大です。いま大学はどんどん競争的な環境になっていますから、新カリキュラムなど新しい教育プランの採用が必要不可欠です。ところが、旧システムでは、教育プランが少しでも変わると、新しくプログラムからのシステム開発が必要でコストがかさんでいました。もう一つの課題は学生サービスの立ち遅れです。例えば従来の履修登録は年1回でしたが、試験や成績発表は年2回あるなど運用は実質的に2学期制になっていました。おかげで学生からは、後期にも履修登録をしたいという要求が出されていましたが、人的資源の問題もあって、旧システムの体制では後期履修登録は実現しにくかったのです。三つ目は、システムのインターフェースのわかりにくさです。汎用機のインターフェースを一部移植したこともあって、数字コードの入力など取りつきにくい操作が多く、新しい担当者の育成が難しくなっていました」

こうした当面の課題を解決し、さらにカリキュラム変更や法改正への柔軟な対応、成績分析ツールの提供など教育サービスのレベル向上に向けて、佐々木氏が教務システムの本格的な見直しに取り組んだのは2002年秋頃からでした。

4000件の履修登録エラーがほぼなくなり、残業も激減
教務事務の効率化によって生み出された時間を
個々の学生のきめ細やかな指導にあてることが可能に。

新システムのために最も大きく変わったのは履修登録の業務フローです。履修登録の際、以前は学生が紙のマークシートに履修希望を書き込み、それを教務部に提出するという形でした。教務部では、そのマークシートをコンピューターで読み込んでチェックしていましたが、例年、延べ数千件のエラーが出ていました。登録時間が重複していたり、必要な科目が登録されていなかったりというエラーが避けられなかったため、学生にマークシートを再提出させるなど煩雑な追加業務が発生していたのです。

「エラーの修正にはまるまる2日ほどかかり、その間、職員は顔を上げるヒマもないほどの忙しさでした。新システムでは、Web経由でインタラクティブに登録ができます。エラーがあれば、その都度アラートが出ますから、それを確認しながら登録を修正していけば良い。どういう場合にアラートを出すかも、設定で細かく決められますから登録の精度も上がり、システム導入直後の登録においては、エラーがゼロでした。いまは学生の登録後にエラーが出たとしても取るに足りないものだけになりました」（佐々木氏）

語学や一部の専門科目などでは、学生の希望を聞きながら、抽選によって多数の少人数クラスを編成する「抽選登録」が不可欠です。これも例年は、期限切れの後で駆け込みで希望を出す学生の対応に追われていましたが、Web経由の登録になってからは、そうした駆け込み登録もほとんどなくなりました。

こうして職員の負担ばかりではなく、学生の手間も大きく軽減されました。自治会のアンケートによると、学生の8割が新システムによって履修登録が「便利になった」と回答しています。2004年9月には、初の後期履修登録も実現しました。当初のねらい通り、パッケージソフトの採用によって教務部職員の業務フローも合理的、効率的になったと、佐々木氏は日々実感しています。

レボリューションという基幹システムの中で、甲南大学が使っているサブシステムは「教務」と「校友会」です。インターフェースのわかりやすさは期待通りでしたし、「教務」というサブシステムでは、年度ごとに設定を変えることによって、変化するカリキュラムに柔軟に対応できます。

「システム導入後の約2年間、カリキュラムなど教育プランの変化で、新しい開発が発生したケースはまだありません。ソフトウェアの設定機能で、変化を吸収できており、パッケージ導入によるデメリットは感じません。教務システムのメンテナンスコストの抑制という目標も、達成されつつあります」（佐々木氏）

付加価値の高い学生サービスを目指し
統合ポータル構築も視野に入れる

佐々木氏はいま、近い将来の課題として、学生向けの情報サービスを、親しみやすく一覧性の高いインターフェースで一元的に提供する統合ポータルの構築を考えています。現状では、就職活動用の企業情報、授業の休講情報などの教育支援サービスは、履修登録を行うユニバーサルパスポートとは別のWebシステムを使って提供されています。これらを統合し、一元的に情報を提供するために、GAKUEN REVOLUTION2006に期待しています。

「ポータルに関しては、ここ2年ほど議論を繰り返し課題を洗い出してあります。後は望ましい機能とインターフェースを持ったシステムに引っ越すだけです。現バージョンのユニバーサルパスポートにもポータルの機能はありますが、少しインターフェースの部分に難がありました。学生はすでのWeb系のシステムをあれこれ使い慣れていますから、インターフェースが行き届いていないと、最初から使ってくれない恐れがあります。GAKUEN REVOLUTIONの新バージョンはそこが充実すると聞いているので、いまジリジリしながら新バージョンを待っているところですよ（笑）」（佐々木氏）

1960年代からの長いシステム化の経緯もあって、甲南大学では現在、経理や人事などの法人系も、入試や教務などの学務系も、各担当部署がそれぞれ別予算で専用のシステムを開発し、それぞれの部署が運用管理しています。こうした分散型のシステムやネットワークは、コスト負担の面だけを考えても、今後はある程度の統合が必要だろうと佐々木氏は言います。

「少なくとも、学生向けの学務系のサービスは全体を一本化して運用する必要があるでしょう。その辺を今後、レボリューションを使って統合していきたいと思っています」（佐々木氏）

業務の効率化によって生まれた時間的な余裕は、学生サービスの充実に振り向けることができます。教務部では今後、レボリューションによって提供されるデータ分析ツールを使って、学生の成績、履修時間の傾向などを細かく分析し、年間履修時間数の調整などカリキュラムの改善や、学生への価値の高い情報提供などにも活用していく予定です。その一方、成績表は学生一人ひとりに手渡しするという学園の伝統も堅持しています。

「成績を手渡しする際には、成績への疑問やカリキュラムへの意見など学生の気持ちも自然な形で伝わってきます。こうした学生とのコミュニケーションはやはり重要ですね」（佐々木氏）

質の高いシステム化による業務改善が、学生とのきめ細かいコミュニケーションに結びつく。こうした好循環が、大学の競争力を高めることにつながるのは間違いありません。