株式会社ホテルオークラ

人事パッケージソフト「ePro_St@ff」導入で、グループ会社の給与計算をスピードアップ。きめ細かい人事情報を蓄積し、適材適所の人事戦略に役立てる。

掲載日 2006年9月20日

ホテルの概観写真外資系の高級ホテルの日本進出ラッシュを迎え撃つ日本の大手ホテルでは、施設のリニューアルを始めとして、多方面でサービス品質の向上に力を入れています。資産保有会社である株式会社ホテルオークラ（HOC）の傘下に、ホテルオークラ東京、ホテルオークラ神戸をはじめ、国内海外を合わせ24のホテルをメンバーホテルとして展開するホテルオークラグループでも、「サービス品質の向上＝人材の発掘と適正配置」という考え方に基づき、2006年4月から人事システムを一新しました。総合人事管理ERPパッケージ「ePro_St@ff」を導入し従来の保守運用コストを大幅に抑制する一方、給与計算業務にかかる時間を2日間短縮して、迅速な経営戦略の策定を可能にしました。さらに今後は、定期面談による非定型情報を含めたきめ細かい人事情報をデータベースに蓄積し、グループ内での人材発掘、人事交流、迅速で最適な人材配置に役立ていく予定です。

お客様ニーズ

グループ全体の人事情報を集中管理し、法制度の改正に柔軟に対応できる人事・給与システムの導入。

東京・虎ノ門のホテルオークラ（当時）では、2000年を前にして、それまで自社で運用していた人事給与システムをアウトソーシングする決断をしました。グループITセンターの織田進課長は、その経緯について、こう説明します。
「当社では、1973年頃から、IBMのオフコンを使って、フロント情報システム、顧客情報システムを始めとした主要な基幹システムを自社開発してきました。ホテルの業務は、メーカーなどと違ってやや特殊なので、業務に利用可能なパッケージソフトが世間に出回るようになったのは90年代になってからです。それ以降は、良いパッケージソフトがあれば積極的に導入するという方針で、パッケージを探して検証してきましたが、なかなか当社の業務にフィットするものがありませんでした。そのため、人事部門では自社開発の給与計算システムをずっと使ってきましたが、いわゆる2000年問題がきっかけになって、給与計算システムの保守運用とサーバー管理まで含めて、給与計算の業務全体をアウトソーシングすることになりました」（織田課長）
ところが、2002年になって、給与計算業務を受注した協力会社が、旧システムの保守運用の負担には耐えられないと訴えてきました。それをきっかけに、給与計算システムの抜本的な見直しが差し迫った課題になっていました。
一方、ホテルオークラは2001年10月に分社化し、資産保有会社・統括会社の株式会社ホテルオークラ（HOC）の傘下に、ホテルオークラ東京など8社の事業会社が、日本各地にあるメンバーホテルを運営するコーポレイト体制に移行しました。さらに2005年11月には、ホテルオークラグループ内の人事交流に関する新制度が制定され、HOCが中心になって、メンバーホテル間の横の人事交流や、海外一流ホテルへの海外研修などを積極的に推進していくことになりました。こうした流れの中で、グループ全体の人事を集中管理できる人事システムが求められてきたのです。
「将来の保守管理の負担を考えれば、パッケージソフトの導入しか選択肢はありませんでした。しかも、ホテルオークラ東京だけではなく、全国にある複数のメンバーホテルの給与計算や人事情報も柔軟にサポートできる、また250を超える職種に対応できるソフトが必要でした」（織田課長）

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ソリューション

ホテルロビーの写真 250もの職種、複数会社の異なる給与体系に対応する「ePro_St@ff」を導入。わずか2カ月で本稼動。

2005年末の時点で、パッケージソフトを選定する際の前提は、カスタマイズなしで導入できることでした。「最初にカスタマイズすると、バージョンアップのたびに新しく開発が必要になりますし、社会保険関係の法改正のたびにカスタマイズが必要になります。保守運用が煩雑になりますから、極力パッケージをそのまま使うという方針で製品を選定しました」（織田課長）
パッケージソフトの選定から導入への実務を担当したグループITセンターの米谷悦男担当課長も、こう補足します。
「パッケージですので、そもそも完全に満足のいくものはありえません。しかもカスタマイズなしというのが前提ですから、業務をパッケージに合わせて使っていくことになります。ただし、必要なデータに関しては、システムから取り出して、Excelなどで加工できることが必須だと考えました」（米谷課長）
こうして最終的に選ばれたのが、総合人事管理ERPパッケージ「ePro_St@ff」（開発元：アイテックス株式会社）でした。人事部門とグループITセンターによる試用の結果、バージョンアップなしで何とか使えることも、必要なデータを引き出してExcelなどで活用できることも確認できました。価格的にも納得のいくものだった上に、細かい機能やアフターケアなど将来性の面でも評価できました。使い勝手もシンプルで、ブラウザー上で使える親しみやすいインターフェイスも魅力でした。
マルチデータベース対応、マルチプラットフォーム対応などシステム的な柔軟性、拡張性が高く、そもそもの目的だった資産保有会社傘下の複数のグループ会社の人事管理にも強みを持っていました。オフコンで構築された既存のシステムとのデータ連携も、ほとんど問題なく可能でした。
「自社開発の就労管理システムとの間のデータ連携も、データ連携ソリューション（DataSpider Servista）を使ってほとんどプログミングする必要もなく実現できました。また、蓄積した人事情報を自由に検索し活用できる簡易データウェアハウス的なことのできるツールを使うことで、人事情報の高度活用も実現できます」（米谷課長）
将来的に、給与明細書をペーパーレス化する際に使い勝手が良いという点も考慮されました。ePro_St@ffには、本人だけがWebで給与明細を参照し、印刷できる機能が付いています。しかも、給与明細のデータはクライアント端末には一切残らない仕組みなので、個人情報の保護にも有効でした。
導入作業は、2006年2月から3月まで、わずか2カ月間で完了し、4月1日から運用が開始されました。今回導入した事業所はホテルオークラ東京とホテルオークラ神戸の2カ所で、対象になるユーザー社員は2000人を数えます。
「この規模だと導入に8カ月かかると言われました。それでは時間がかかりすぎる。導入に時間がかかるということは、それ自体がコストがかかっているということを意味します。ですから、まず、給与モジュールだけを先に導入することにし、システムインテグレーターとの協業体制を整備し、4月からの運用を目標にしました。当社内でも、システム部門と人事部門が協力しあって迅速にデータ出しをしましたし、ツールを使ったデータ連携がうまくいったこともあって、4月からの運用が実現しました。4月は旧システムと並行運用する予定でしたが、3月末の試験でほぼ問題がなかったので、4月から前倒しで本運用に入りました」（米谷課長）
いかにも老舗ホテルらしい緊密なチームワークが、迅速な導入作業を可能にしたようです。ePro_St@ffの稼働システムには、アプリケーションサーバーにWebSphere® Application Server V6.0、データベースにDB2® UDB V8.2、サーバーにxSeries® 346が採用されています。ePro_St@ffの開発元であり導入に携わったアイテックス株式会社ソリューション開発本部の笠川大介マネージャは、IBM製品を選んだ理由を次のように語ります。
「WebSphereとDB2の組み合わせは、ePro_St@ffの使用環境として非常に高いパフォーマンスを示します。また、オークラ様の自社開発システムが代々IBM製品を利用されているため、データ連携の際の親和性を重視した選択でもあります」

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導入効果

給与計算業務は1～2割スピードアップ。翌月の経営戦略を迅速、的確に策定可能に。

ePro_St@ffの給与モジュールの運用によって、給与計算の業務は目に見えてスピードアップしました。従来、給与計算業務をアウトソーシングしていた際には、タイムカードデータを集め、それを上司が精査してからデータを業者に送り、給与計算が終了して資料が出てくるまでに10日間前後はかかっていました。
「毎月9日目か10日目に、第一報が出ます。そこに若干の修正をして作業が完了するので、月の3分の1は給与計算業務でつぶれていましたね。また、データに不具合や問題があると、データを再度送ってやらなければならない。だから何か問題があると、さらに長く時間がかかっていました」（米山課長）
これに対して、ePro_St@ffを使った新システムでは毎月8日目には給与計算が完了するようになりました。もしもデータの不具合があったとしても、その部分のデータだけをシステムに入れ直せばすみます。おかげで確実に1～2日は早く、その月の人件費コストの資料が、経営会議に提出できるようになりました。また、新システムになってからは、従来はできなかった人件費コストのシミュレーションも可能になりました。
「経営会議は週に1回ですから、1～2日早く給与計算の資料が出てくると、その資料に基づく話し合いは、従来より1週間早めることができます。この影響は、かなり大きい。ホテルでは、人件費が営業経費の全体を大きく左右します。閑散期と繁忙期もはっきりしていますから、その時の忙しさに合わせてスタッフが適切に配置され、うまく動いていないと経営効率が一気に悪くなってしまいます。人件費のシミュレーションという機能が使えることも、翌月の経営戦略を立てる際に有効です」（織田課長）
4月以降は、ePro_St@ffの人事モジュールも導入が進んでいます。並行して、管理職以上の社員向けに面談が行われ、そのデータが徐々に蓄積されています。
「面談した結果の非定型情報もこれまでのキャリアと共にデータベース化します。このデータベースができあがれば、グループ会社の中で必要な人材を発掘する助けになりますし、それによって効果的な人事交流も実現します。ホテル内に250種類もある職種への適正配置にも役立つと期待しています」（織田課長）
「非定型的な文章情報までデータベース化するのは、当社が1987年に作った顧客情報システムと同じ発想からです。顧客情報システムには、枕の好みとか、食事の好みといったお客様別の情報を非定型的な文章で入れてある。そのデータベースがあるからこそ、お客様一人ひとりにきめ細かい対応ができます。人事システムにとって、社員はお客様なのですから、同じ発想で作ったデータベースが必要だと思いますね」（米山課長）

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将来の展望

必要なスタッフの需要を予測し、勤務シフトを調整して適正配置したい。

現状では、閑散期、繁忙期などの需要を細かく予測して、スタッフのシフト勤務を調整していくのは、長年の経験を持つベテランの人事担当者の仕事です。
「フロント情報システムでは、13カ月先までの客室などの予約状況が見られます。通常、参照するのは2～3カ月先までですが、客室の稼働率、宴会場の埋まり具合、レストランの予約状況などを見て、シフト勤務を案配していきます。例えば、ある時期にオペラ公演のために来日する歌手、スタッフ350人分の宿泊予約が入っているとしますね。パンが大量に必要になりますから、パン職人のシフトを厚く組んでいく。こうした仕事をいまは人手に頼ってやっています」（米谷課長）
フロント情報システム、自社開発の就労管理システム、今回導入したePro_St@ffの人件費シミュレーションなどのデータをにらみ合わせながら、人事担当者がいわば職人的な判断を下しているわけです。近い将来には、この判断の部分までシステム化し、ベテラン担当者でなくても適正なシフト勤務の指示を出せるようにすることが課題です。
「製造業で使っているMRP（Material Requirements Planning＝資材所要量計画）のように、需要予測と人員の調達、配置が有機的に一体になったようなアプリケーションが欲しい。今後は、そうしたシステム導入を目標にします」（織田課長）
ePro_St@ffは、システムの保守運用コストを大幅に削減したという意味でも、画期的でした。これにならって、ホテルオークラグループでは、今後もパッケージソフトの導入を積極的に進めていく方針です。
「システムの自社開発は避けて、パッケージソフトに移行しようという流れがますますはっきりしてきました。現状では、10人しかいない私たちシステム部門のスタッフは、お客様の予約からチェックアウトまでを24時間体制で管理するフロント情報システムの保守管理に追われていて、新システムの企画など、システム部門の本来の業務にはあまり時間を割けない状態です。こうした状況を改善するために、フロント情報システムをパッケージ化することになり、いま適当なパッケージソフトの選定作業を行っているところです。フロント情報システムがパッケージ化できれば、従来のような保守管理の手間は要らなくなりますから、情報システム部門の業務の形も大きく変わりますね」（織田課長）
以上のように今後も他システムの開発においても、パッケージソフトの導入を検討されています。

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お客様情報

企業概要：1958年（昭和33年）に大成観光株式会社として創立。以後は国内外にグループホテルを展開し、名実ともに日本を代表する格式の高いホテルグループとして発展してきました。その知名度は日本よりもむしろ海外で高く、かつては宿泊客の9割以上を海外からのお客様が占めるという時代もありました。現在も宿泊客の半数以上は、北米からのお客様で占められています。2001年からは持株会社の株式会社ホテルオークラ傘下にメンバーホテルを展開するコーポレイト体制に移行。グループ経営の革新・強化に貢献する情報システムの刷新、集中化に力を入れています。