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富士ゼロックス情報システム株式会社外部委託発注システムの導入により業務プロセスを電子化、透明化。内部統制や日本版SOX法へ対応できる業務環境も実現 掲載日 2006年11月1日
Content Managerで帳票データを一元管理、見積依頼書や注文書はシステムが自動作成 外部委託発注システムは大きく、外部委託発注を行う部分と、それに伴って発生する帳票をハンドリングする部分とから成っています。Content ManagerはDB2®、Tivoli®やWebSphere®ソフトウェアなどIBMの主力ソフトウェア製品を同梱したエンタープライズ・コンテンツ管理用の製品。今回は、システムの中枢として証憑・帳票データを一元管理するために使われています。 その工程について、同社ソリューションサービス事業部ERPSL部 グループリーダー 大須賀 隆氏は次のように話しています。 「見積依頼、発注、納品・検収、請求の業務をこのシステムでカバーしています。開発部門や調達部門がWebブラウザー上で見積依頼や注文などのオペレーションを行うと、システムの中で見積依頼書や注文書を自動作成してくれます。そして、こうした電子化された帳票類を格納・管理するのがContent Managerの役割になります」 Content Managerを採用した理由について大須賀氏は「Content Managerで管理できるコンテンツには論理的な制限がなく、文書ファイルやイメージファイルなどを無制限に格納でき、その際、属性情報も合わせて格納できます。これが採用の大きな要因になりました。これは他社製品にはない特長であり、価格も他社より安価でした。 さらに、マイグレーションが可能な点が挙げられます。通常、ハードディスクにデータをアーカイブしておきますが、古い情報を光メディアやテープメディアなどに移行しておいても、ユーザーはそれを意識することなくアクセスできます。まだ、この機能は活用していませんが、将来にわたってデータが増えても安心ですし、その有効活用といった点でもContent Managerは期待に応えてくれると思います」と話しています。 富士ゼロックス情報システムではSAP R/3によるERPソリューションのビジネスも展開していますが、Content ManagerはSAP R/3との親和性が高いことにも注目し、これも採用の決め手になったことを同氏は付け加えています。
業務時間が大幅に短縮、データのクリーン化で業務品質が向上 富士ゼロックス情報システムが外部委託発注システムの導入に踏み切ったのは、2005年9月。その3カ月後にはサービスインしていますので、かなりタイトなスケジュールのもとでの作業でした。 導入効果について、同社事業推進本部営業部 川崎梨絵氏は「業務時間が大幅に短縮できました。これまでの1/4から1/5ぐらいは短くなっています。ペーパーですと、ミスがあった場合、調達部の方からの修正指示に対し、手作業で処理をしなければならなかったのですが、全部システムの方で処理してくれますので、こうしたことも時間の短縮につながっていると思います。また遠距離にいる人からも、簡単にアクセスできますし、必要なデータの検索もとてもスムーズになりました。導入当初は、ちょっと面倒かなとも思いましたが、そんなことよりも、得られたメリットの方が大きいですね」と話しています。 調達部門の立場から村中氏は「データを2度入力することがなくなりましたので、注文書を作成する時間は、今はほとんどゼロと言ってよいでしょう。作成工数も調達部門を見てみると、導入後3カ月で1/10くらいにまで落ちていると思います。また、データはクリーンでなければいけないというのが基本コンセプトにありますので、依頼する側も、きちんと依頼しなければという意識になり、業務の品質は確実に向上しています」と業務効率以上のプラスアルファを強調しています。 業務品質の向上はプロセスの透明化がもたらした成果でもあり、このシステムによれば、前の工程が終わらなければ、次の工程へは進めないので、依頼者側は順序立てて、業務を進めていかざるをえません。口頭だけで注文依頼が来て、月末の処理の段階で請求書の宛先が不明になるということもなくなったといいます。 内部統制に関しても「これまで、いろいろ勉強する機会はありましたが、概念的なものばかりで、そういう意味では自分たちで具体例を作ったという自負はあります。内部統制の動きが電子化を加速させたとも言えますが・・・」と同氏は話しています。
（1）業務活動：業務の効率化・効果的な遂行 （2）財務報告：株主が信頼しうる適切な財務諸表の提供 （3）法令順守：各種法令や関連する社内規定の順守 日本版SOX法では三つの目的のうち財務諸表に係わる内部統制を中心に対応が求められています。
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