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明治乳業株式会社
IBM DB2 Content Managerをコアに新公文システムを構築。全社的な文書を一元管理して、検索のしやすさも実現
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掲載日 2007年7月17日
日本の代表的な牛乳・乳製品メーカーである明治乳業株式会社（以下、明治乳業）。同社の製品構成は多岐にわたりますが、主力はやはり牛乳やヨーグルトなどの市販乳製品部門です。同社では、この市販乳製品部門を中心に、全社的な中期計画の一環として業務の効率化に取り組んでいます。その背景にあるのは2007年問題ともかかわりのある従業員数の減少。すなわち、約5,000人の従業員体制から約4,000人体制への移行です。この従業員体制を維持して、いかに業務効率を上げて、総売上げ、さらには純利益を伸ばしていくか。1990年代からすでに経営課題として浮上していました。そのためのIT施策も生産から販売までの各部門にわたって打ち出され、現在、順調に成果を挙げています。
今回の新しい公文システム構築も、業務効率向上の一環として行われました。「明治乳業では独特の文書による指示・通達制度が古くからあり、それら文書を公文と呼んでいます」と、同社情報システム部 業務２G課長 鳥田洋一氏は説明します。公文として扱われるのは、本社各部が各事業所へ配布する文書や業務指示のための文書で、その管理は2000年にLotus Notes®によってシステム化されました。これが公文システムと呼ばれているものです。そして、より一層の業務効率化を追求する同社は、公文管理や文書検索の容易さを実現するために、グループ会社も含めた全社的公文の一元管理化に踏み切ります。この新しい公文システムのコアとも言うべきコンテンツ管理ソフトウェアとして採用されたのがIBM DB2®Content Manager なのです。
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従業員4,000人体制で、業務効率化をどう図っていくか
Lotus Notesによって各事業所への公文も、紙文書からデジタル化されました。2000年当時、文書管理のこうしたIT化、システム化は、明治乳業にとって画期的でした。
「5,000人体制から4,000人体制への移行のもと、業務効率化を図っていくための最大の武器となるのが業務のIT化、標準化、集中化を進めることです。これは当社のトップからの指示でもあり、社長自身、今回お話をしている公文システムの整備にも高い関心を寄せています。文書管理のIT化は2000年頃から一気に進展し、各事業所からもIT化することで、いかに業務効率がよくなるかを理解してもらえるようになりました。しかし、標準化、集中化を進めるためには、ここからさらにワンステップ上がっていかなければなりません」と話すのは、同社情報システム部部長 田中弘幸氏。公文システムにより文書管理のIT化が始まったとはいえ、それ以外の多くの文書は、集中して管理し、各部門・事業所のユーザーが必要な情報を必要なときに即座にアクセスして取り出せるというレベルではありませんでした。こうした状況を改善したいという声はユーザー・サイドからも上がってくるようになりました。
同社品質保証部 山田美登利氏はユーザー部門の立場から次のように話しています。「5,000人体制から4,000人体制への移行や2007年問題とも関係してくると思いますが、例えば、工場などで、問題が発生したとき、よく分かるベテランがいた時代は『こういう場合は、こうして…』という助言を身近に得ることができました。そういうベテランがどんどんいなくなってしまう。これは何とかしなければなりません。さまざまな部署で業務をよく知っている人たちの経験やノウハウを継承し、データベース化する必要があります」
紙文書として蓄積された情報、あるいは各部門・事業所、さらには個人に分散管理されている情報。これらの一元管理、およびその有効活用と活用のしやすさを、どうシステム化していくかが、同社の今後にとって大きな課題となっていました。
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長期的な運用、各業務への対応を考えIBM DB2 Content Manager を採用
こうして明治乳業では、新しい公文システムを構築するにあたり、本社はもとより、各事業所、関係各社の文書をデータベースで一元管理するには、どうすればよいかの課題から取り組むことになります。自社でそのためのソフトウェアを開発する選択肢もありましたが、長期的な視野に立った判断でDB2 Content Managerを採用することになります。その経緯について、同社情報システム部 松永航大郎氏は次のように話しています。
「基本的には、文書を長期的に保管していきたいことと、多くのユーザーにあまり意識せずに使っていただきたいということ、さらに将来的には映像なども取り入れたリッチ・コンテンツ化も考えていましたので、米国など世界中で実績のあるDB2 Content Managerを採用することにしました。現段階では、公文管理にしか使っていませんが、各業務のさまざまな文書管理システムに対応できるよう育てていきたいと考えています」
新公文システムは、公文の作成・発信・承認ワークフロー機能を持つAdobe®社のワークフロー・サーバーと文書を閲覧・検索する文書閲覧用アプリケーションとで構成されています。公文はPDFフォーム上で作成され、定型の承認ワークフローを経て、PDFファイルとしてDB2 Content Managerに保管されます。ここで文書は一元管理され、閲覧を許可されたユーザーはWebブラウザーからPDF文書を閲覧することができます。旧公文システムとの一番の違いは、全社的な文書の一元管理ができるようになったことと、以前より細かく文書へのアクセス権を制御できるようになったことです。
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必要な文書をキーワードだけで素早く検索
新公文システムが稼働してから、1年が経過しました。この間、新システムに登録されたPDF文書は約5,000を数え、それに添付されているMicrosoft®ExcelやMicrosoft Wordのファイルを含めれば、かなり膨大なボリュームになります。
これらの文書が一元管理できるようになったメリットについて松永氏は「情報システム部にとって、メンテナンスが極めて容易になったことがまず挙げられます。これまでは文書管理用のデータベースを年度単位、それも事業所単位で作っていましたので、それを1カ所で長期的に運用できるメリットは大きいと思います」と話しています。
山田氏は新たにDB2 Content Managerで生産系文書管理システムを構築することとなった経緯について次のように話しています。
「工場の製造基準をきちんと整理、管理するためのシステムを構築しようと考えています。基準に関する記述は膨大ですが、その点、DB2 Content Managerならタイトルだけでなく、キーワードでも必要な文書をパッと検索できますので、探す時間が節減できます。その分、他の仕事に時間を振り分けて有効活用できるのではないでしょうか」
また、同社情報システム部 塚本丈詞氏は「グループ会社の文書も含めて一元化されますので、利便性はかなり上がると思います。今は、その前段階といったところでしょうか。いずれ、各部門やグループ会社のユーザーが一元化された環境で文書を検索できるようになり、そのメリットを享受できるようになるはずです。今は、その環境を整えつつある段階です」と、一元化への取り組みに意欲を見せています。
同社では、2006年4月以降、すべての文書を新公文システム上のPDFで作成するようになりました。PDFの添付文書には紙文書をスキャンしたものもあり、最終的にはこれらもPDFの定型フォーマットの中で一体化されてデータベースに格納されます。「取りあえずPDF化してデータベースに格納すること。最初からPDFとして格納するという仕組みは、当社にとって、今回のDB2 Content Managerによって初めてできたことです」（山田氏）
「本当の意味でのDB2 Content Managerのメリットは、過去の文書はもちろんですが、今から作成していく文書を蓄積していくことから得られるのではないかと考えます」（松永氏）
また、同社では、事業所の統廃合も行われていて、その意味でも文書管理の集中化は懸案だったということです。
「紙ですと、事業所の統廃合の際に散逸する恐れがあります。CD-Ｒに収録したとしても、事業所統合を2回ぐらい繰り返すと、それも散逸しかねません」（松永氏）
田中氏は各事業所が文書管理に労力をかけることの無駄を指摘し、「事業所の統合に合わせて文書管理も集中化、データベース化、IT化すべきであり、業務効率化以上に、副次的にもいろいろな効果が期待できると思います。当社ではISO 14001を取得していますが、最初に取り組んだのは紙とゴミの削減です。文書の電子化は、ペーパーレスにも大きな成果をもたらしています」と話しています。
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明治乳業株式会社
情報システム部 業務２G課長
鳥田 洋一氏
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画像や映像なども取り入れて、充実した「電子の書庫」に
稼働から約1年。 DB2 Content Managerが真価を発揮するのは、これからといえます。新公文システムで、同社の業務のあり方が、どう変わっていくのかを伺ってみました。
「今、インターネットの世界では、検索サイトを通じて、欲しい情報をユーザーが望む近いカタチで入手できますが、将来的には公文システムでも、そうしたことができるようにしていきたい。例えば、標準原価計算など、知っている社員は詳しく知っているのですが、知らない人は全く知らない。DB2 Content Managerにアクセスして、キーワードで検索すれば、ある程度の資料はいつでも誰でも閲覧できるような体制にもっていきたいものです」（田中氏）
「例えば、工場の現場へ入る際に、手の洗い方や服装などを言葉だけで説明しても、インパクトが薄い。工場には、そのための写真やイラストが掲示されていますが、最終的には、こうした画像や映像もDB2 Content Managerに入れていきたい。＜手の洗い方＞で検索しただけで、手を洗っている様子が見えて、どれくらい時間をかけて、どういう手順で洗えばよいのかがリアルに分かる。あるいは検査用のシャーレなど器具の取り扱い等を画像で見せることができたらと思っています。DB2 Content Managerに入れておけば、見たいときに誰でも見ることができますから。容量の問題もありますが、マルチ・メディアをどう取り入れるかは今後の課題ですね」（山田氏）
誰でも検索が可能となることで懸念されるのがセキュリティーの問題。アクセス権を細かく規定すれば、業務に支障をきたしかねないし、セキュリティー・ポリシーをどう工夫するかも、これから取り組まなければない課題、と田中氏は話しています。
また、明治乳業は2007年12月に創立90周年を迎えますが、社史の編纂については、100周年版のためのベースになるよう、DB2 Content Managerでデータを管理・保管していく予定です。「総務部が昔、書庫を整備していたのと同じように、情報システム部が『電子の書庫』を作っている。そういうイメージでいければいいのではないかと思います」（松永氏）
「ワープロや表計算が今や誰にとっても当たり前になったように、DB2 Content Managerの検索機能なども、ユーザーには当たり前のものとして、特に意識することなく使っていただきたい」と話すのは田中氏。そうなってこそ、社員全員が気軽に使える「電子の書庫」となるのでしょう。
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ISO 14001 |
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企業や組織の活動、製品ならびにサービスによって生じる環境負荷の低減を、持続的に実施するシステムを構築するために求められる国際的な環境マネジメントシステム規格。
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本事例中に記載の肩書や数値、固有名詞等は初掲載当時のものであり、閲覧される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。
事例は特定のお客様での事例であり、すべてのお客様について同様の効果を実現することが可能なわけではありません。
IBM,IBMロゴ, DB2,Lotus,Lotus NotesはIBM Corporationの商標。
AdobeはAdobe Systems Incorporatedの米国およびその他の国における登録商標または商標。
Microsoftは Microsoft Corporationの米国およびその他の国における商標。
他の会社名、製品名およびサービス名等はそれぞれの各社の商標。
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