Lotus Notes/Dominoと連携した図面管理システムを構築。セキュリティーへの配慮と、業務のスピードアップを実現
SMKが作っている最先端の電子部品は、知的財産そのものです。時には電子機器メーカーの要望に応じて次世代の機器向けに新たな部品の開発を行うこともありますし、そもそも一つ一つの部品に数多くの工夫が盛り込まれているのですから、その詳細な図面はまさに機密情報ということになります。特に、製造現場で用いる社内専用の図面に関しては、情報が漏えいして模造品が出回ればSMKにとっては大きな損害となりますから、何としても避けねばなりません。そこで、以前から同社では図面の管理に細心の注意を払っています。
「図面管理は、日本内に専門の部署があり、そこから全世界の拠点への図面送付業務を行っています。ちなみに弊社では伝統的に紙を正式な図面として扱っており、CADデータは付帯情報となるのですが、この紙の図面を送るのに時間や手間がかかるのが課題でした。検印などの手続きに要する時間も含めると、どうしても数日は要します。そこで、より迅速に図面を送付できるよう、電子化しようという計画がスタートしました」と、SMK 技術管理部 情報化推進室 室長の清水義弘氏は言います。
紙の図面をコピーし、手続きを行って航空便で配送するには、手間もコストもかかります。電子化すれば、そういった負担も軽減できるというわけです。
しかし、電子化した図面を送る際には、やはりセキュリティーが問題となります。紙の図面であればそれぞれの拠点で厳密に管理することも可能ですが、データは容易に持ち出すことができてしまいます。データの漏えいを防止する仕組みも合わせて必要となるのです。
「また、図面は製品の改良に伴って変更されますから、その最新版管理を行うという目的もあります。ですから、データの閲覧に期限を設けられることも、重要な要件となるのです」（清水氏）
「Lotus Notes/Dominoは、手軽にデータベースを作れるのが便利です。ごく普通の社員でも、掲示板など情報共有の場を簡単に作れますし、ワークフローも作りやすい。実際、弊社ではほとんどの帳票をLotus Notes/Domino上のワークフローに移行しており、紙で残っている書類はほとんど使わないようなものだけです。海外展開をしているため、しばしば社内でTV会議も行っていますが、そういった場面ではお互いがNotes DBを広げて、会話しながら情報を共有するといった使い方が当然となっています。ですから、もう今では『ないと困る』くらいの存在ですね。図面の管理については、このLotus Notes/Dominoをベースとして、その上にセキュリティー機能を乗せる形で開発しました」（清水氏）
既存の情報共有基盤をベースとすることで、ソフトウェア配布や教育などの手間を最小限に抑えることができます。また、すでに活用されている基盤だけに、「導入したのに活用されない」といった失敗も避けられます。
Lotus Notes/Domino上だけでなく、そこからクライアントにダウンロードされたファイルまで一貫して閲覧権限や期限の管理を可能にするファイル・アクセス・コントロール・ソリューションとして、SMKではクオリティが開発・販売する「DKS」を採用しました。
図面データ管理システムは、2002年頃から構築が開始され、2004年3月に本格的な運用がスタートしました。なお、Lotus Notes/DominoとDKSとの連携は、DKSに付属のSoftware Development Kit(SDK)を利用して清水氏自身が開発したそうです。
図面データは変換サーバー上でPDFデータに変換され、同時にSMKの社内規定に沿ったヘッダー・フッターを付加されます。さらにDKSサーバーでセキュリティーを付加され、最後はLotus Domino 6.5 Webサーバーに格納されます。権限情報のついたPDFデータがLotus Dominoサーバーに入った時点で、依頼者にメールで通知が届き、ダウンロードできるようになります。ダウンロード後の図面データはLotus Notes/Dominoの管理を離れることになりますが、DKSが管理する権限によって、ファイルを開いたり印刷できるユーザーが限られ、また1週間の期限が過ぎれば誰にも開くことができない状態になるなど、その後もセキュアに扱われるようになっています。なお、ここでもしファイル流出が確認されれば、期限を待たずして該当するファイルの閲覧を停止することが可能です。そしてもちろん、各拠点で印刷された図面は、これまでと同じく厳密に管理されるのです。
「これまでは図面がいつ送られてくるか分からなかったのですが、社内ワークフロー上の検印さえ済めば、すぐ届くようになりました。時差などにもよりますが、早ければ依頼した翌日の朝にはメールで通知が届くほどです。図面管理担当者の側でも、検索には少し手間がかかりますが、あとは効率的に処理できるので業務負担が軽減されました。そして、今のところ、まだ権限停止を必要とする事態は生じていません。管理するわれわれの立場からすると、DKSサーバーで一元管理しているため、配布されたファイルの管理を心配せず、サーバーだけ管理しておけばよいという安心感もありますね」（清水氏）
「紙やTIFF画像へ出力される前の図面の原本、つまりCADデータそのものに対しても、DKS Plusの権限管理を適用した方がよいと考えています」（清水氏）
図面だけではありません、Officeドキュメントで作成された仕様書など、製品に付随する情報も重要な機密です。また、Officeドキュメントに関していえば、営業担当者がお客様への提案などにも用いており、同じく非常に高度な機密情報が含まれています。しかも、営業担当が用いるドキュメント類は、図面とは違ってお客様に渡すことを前提とした書類です。その分、流出の危険も大きいということになります。
「現状では、図面関連よりむしろOfficeドキュメントで作成されている仕様書などのデータのセキュアな管理を先に進めたいところですね」（清水氏）
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