掲載日 2007年7月26日
商品イメージ電子部品事業を展開するSMK株式会社（以下、SMK）は、世界各国に製造・販売拠点を持ち、電子機器の小型軽量化、高機能化に役立つ数多くの特殊部品を開発しています。同社の製品は年々増え続けており、その数は15万余りに上ります。無数の図面を効率的かつセキュアに管理し、世界中の拠点に迅速に配送するため、SMKではLotus Notes®/Domino®を活用した図面の権限管理システムを構築しました。「DKS(ディー・ケー・エス）」(開発：クオリティ株式会社）を用い、PDF化した図面データにセキュリティー情報を付加、ファイルオープンやプリントのログを記録することで、社外秘の図面が漏えいすることを防ぎ、また図面のバージョン管理も可能になったとのことです。
お客様ニーズ
SMK株式会社
技術管理部
情報化推進室
室長 清水義弘 氏
図面をセキュアかつ迅速に世界中へ送る、図面管理システムを作りたい
携帯電話や携帯型音楽プレーヤー、デジカメなど、電子機器の小型軽量化、高機能化を可能にする電子部品。その発達を支えているのは半導体だけではありません。実はコネクタやスイッチなどの部品も、とても大切な存在なのです。SMKは、そうした最先端の部品を開発し続け、電子機器業界に大きく貢献しています。また同社は、1970年代より海外展開を積極的に行ってきました。近年では電子機器生産のグローバル化に適応して、生産から販売までほとんどの事業をワールドワイドに展開しているという状況です。現在のところ、同社で最大の製造拠点は中国にあり、他にも米国やヨーロッパにも製造拠点があります。
SMKが作っている最先端の電子部品は、知的財産そのものです。時には電子機器メーカーの要望に応じて次世代の機器向けに新たな部品の開発を行うこともありますし、そもそも一つ一つの部品に数多くの工夫が盛り込まれているのですから、その詳細な図面はまさに機密情報ということになります。特に、製造現場で用いる社内専用の図面に関しては、情報が漏えいして模造品が出回ればSMKにとっては大きな損害となりますから、何としても避けねばなりません。そこで、以前から同社では図面の管理に細心の注意を払っています。
「図面管理は、日本内に専門の部署があり、そこから全世界の拠点への図面送付業務を行っています。ちなみに弊社では伝統的に紙を正式な図面として扱っており、CADデータは付帯情報となるのですが、この紙の図面を送るのに時間や手間がかかるのが課題でした。検印などの手続きに要する時間も含めると、どうしても数日は要します。そこで、より迅速に図面を送付できるよう、電子化しようという計画がスタートしました」と、SMK 技術管理部 情報化推進室 室長の清水義弘氏は言います。
紙の図面をコピーし、手続きを行って航空便で配送するには、手間もコストもかかります。電子化すれば、そういった負担も軽減できるというわけです。
しかし、電子化した図面を送る際には、やはりセキュリティーが問題となります。紙の図面であればそれぞれの拠点で厳密に管理することも可能ですが、データは容易に持ち出すことができてしまいます。データの漏えいを防止する仕組みも合わせて必要となるのです。
「また、図面は製品の改良に伴って変更されますから、その最新版管理を行うという目的もあります。ですから、データの閲覧に期限を設けられることも、重要な要件となるのです」（清水氏）
ソリューション
稼働中のLotus Notes/Dominoをベースに、セキュリティー機能を追加
図面データを管理する基盤として、SMKでは以前から活用しているLotus Notes/Dominoを応用することにしました。Lotus Notes/Dominoは1997年に導入され、現在では約1700名のユーザーが利用しています。SMKの全世界の拠点で用いられており、Lotus Dominoサーバーはほぼ各国の拠点に配置されているとのことです。
「Lotus Notes/Dominoは、手軽にデータベースを作れるのが便利です。ごく普通の社員でも、掲示板など情報共有の場を簡単に作れますし、ワークフローも作りやすい。実際、弊社ではほとんどの帳票をLotus Notes/Domino上のワークフローに移行しており、紙で残っている書類はほとんど使わないようなものだけです。海外展開をしているため、しばしば社内でTV会議も行っていますが、そういった場面ではお互いがNotes DBを広げて、会話しながら情報を共有するといった使い方が当然となっています。ですから、もう今では『ないと困る』くらいの存在ですね。図面の管理については、このLotus Notes/Dominoをベースとして、その上にセキュリティー機能を乗せる形で開発しました」（清水氏）
既存の情報共有基盤をベースとすることで、ソフトウェア配布や教育などの手間を最小限に抑えることができます。また、すでに活用されている基盤だけに、「導入したのに活用されない」といった失敗も避けられます。
Lotus Notes/Domino上だけでなく、そこからクライアントにダウンロードされたファイルまで一貫して閲覧権限や期限の管理を可能にするファイル・アクセス・コントロール・ソリューションとして、SMKではクオリティが開発・販売する「DKS」を採用しました。
図面データ管理システムは、2002年頃から構築が開始され、2004年3月に本格的な運用がスタートしました。なお、Lotus Notes/DominoとDKSとの連携は、DKSに付属のSoftware Development Kit(SDK)を利用して清水氏自身が開発したそうです。
導入効果
概念図
図面配送の時間短縮と作業の省力化を実現し、セキュリティーも確保
図面の依頼を行う権限は、SMK社内各部署の代表者、およそ50名ほどに限って与えられています。図面のリクエストはLotus Notes/Domino上のワークフローで行われ、承認を経たものが図面管理部門に届きます。図面管理担当者は、Lotus Dominoサーバーとは別のファイル管理システム内でTIFF形式の画像データとして管理されている図面データを検索、システムに対し出図の処理を命令します。
図面データは変換サーバー上でPDFデータに変換され、同時にSMKの社内規定に沿ったヘッダー・フッターを付加されます。さらにDKSサーバーでセキュリティーを付加され、最後はLotus Domino 6.5 Webサーバーに格納されます。権限情報のついたPDFデータがLotus Dominoサーバーに入った時点で、依頼者にメールで通知が届き、ダウンロードできるようになります。ダウンロード後の図面データはLotus Notes/Dominoの管理を離れることになりますが、DKSが管理する権限によって、ファイルを開いたり印刷できるユーザーが限られ、また1週間の期限が過ぎれば誰にも開くことができない状態になるなど、その後もセキュアに扱われるようになっています。なお、ここでもしファイル流出が確認されれば、期限を待たずして該当するファイルの閲覧を停止することが可能です。そしてもちろん、各拠点で印刷された図面は、これまでと同じく厳密に管理されるのです。
「これまでは図面がいつ送られてくるか分からなかったのですが、社内ワークフロー上の検印さえ済めば、すぐ届くようになりました。時差などにもよりますが、早ければ依頼した翌日の朝にはメールで通知が届くほどです。図面管理担当者の側でも、検索には少し手間がかかりますが、あとは効率的に処理できるので業務負担が軽減されました。そして、今のところ、まだ権限停止を必要とする事態は生じていません。管理するわれわれの立場からすると、DKSサーバーで一元管理しているため、配布されたファイルの管理を心配せず、サーバーだけ管理しておけばよいという安心感もありますね」（清水氏）
将来の展望
図面の原本となるCADデータや、Microsoft® Officeドキュメントの権限管理も可能にしたい
SMKでは現在、DKSを新版の「DKS Plus」へと移行しつつあります。そして、権限管理対象となるデータの範囲を広げようと検討しているそうです。
「紙やTIFF画像へ出力される前の図面の原本、つまりCADデータそのものに対しても、DKS Plusの権限管理を適用した方がよいと考えています」（清水氏）
図面だけではありません、Officeドキュメントで作成された仕様書など、製品に付随する情報も重要な機密です。また、Officeドキュメントに関していえば、営業担当者がお客様への提案などにも用いており、同じく非常に高度な機密情報が含まれています。しかも、営業担当が用いるドキュメント類は、図面とは違ってお客様に渡すことを前提とした書類です。その分、流出の危険も大きいということになります。
「現状では、図面関連よりむしろOfficeドキュメントで作成されている仕様書などのデータのセキュアな管理を先に進めたいところですね」（清水氏）
お客様情報
プラグ、ジャック、コネクタなどの接続用部品、電源やRFユニット、リモートコントロールユニットなど、精密電子機器向けの各種部品を手掛ける世界トップクラスのメーカーです。アジア、北米、ヨーロッパの各地に製造・販売拠点を展開し、その各地で現地に溶け込んだグローバルなビジネスを展開しています。
ビジネス・パートナー
1984年設立、情報資産管理分野をビジネスドメインとし、IT資産管理ツールのデファクトスタンダード「QND/QAW」を中心に、企業リスクの把握から対策までを効果的に実施できる各種製品を提供しています。
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事例は特定のお客様での事例であり、すべてのお客様について同様の効果を実現することが可能なわけではありません。
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