掲載日：2009年8月12日
英国を拠点とする排煙・空調システムの大手であるColt International Licensing Ltdは、 電子メールのアーカイブシステムの導入により、カスタマーサービスを改善、アーカイブ能力の増強、電子メールの増加への対応とリスク管理を改善しました。
背景
Colt International Licensing Ltd（以下、コルトインターナショナル社）は、排煙、空調、暖房、換気とエアコン(HVAC)システムを供給するグローバル企業です。コルトインターナショナル社は７５年以上の歴史があり、新築・改装された産業・商業施設にて、健康で、心地よい、そして安全な労働環境を提供しています。これらのサービスは、防火対策、空調、ソーラー管理と日光管理に関連して多岐にわたる科学技術の深い知識に基づいています。年間１億ポンド以上の売上高があり、省エネルギー関連テクノロジーに基づくサービスを提供しています。英国を基盤として、従業員は世界で約800人です。
課題
英国、ヨーロッパに、多くの製造工場と研究開発研究所があります。しかし、過去数年にわたり、電子メール、製品図面、スキャンした文書、Microsoft WordやMicrosoft Excelといったファイルが増加し、それを管理することが難題でした。加えて、これらの情報を検索する際、検索時間が長くかかっていました。状況を分析すると、52%のデータが誤ったプロジェクト・フォルダーにあることを発見しました。 48%は正しいプロジェクト・フォルダーにありましたが、その中の12%は、バージョンの相違で問題を引き起こしており、不必要にコピーされていました。この不適切に作成されたデータによって、プロジェクトのプロセスが複雑になり、可視性が低下していました。これらの問題とは別に、電子メールの保管に関連したいくつかの課題を解決する必要がありました。 また、英国とヨーロッパを行き来するすべての電子メール（添付ファイルを含む）を最大７年間検索できることを企業に要求する政府規則に対応する必要がありました。
ソリューション
さまざまなITベンダーが提示するソリューションを検討した結果、IBM Content Collector (ICC)を選択しました。最大７年間電子メールを保管し、すべての従業員の電子メールを検索することにより、法的や人事関連の紛争へのより迅速な対応を実現し、コンプライアンスを向上させることができました。
IBM Tivoli Storage Manager (TSM)は、 12TBを超えるアーカイブされたファイルのストレージの使用量を大幅に削減し、強固なストレージインフラを実現するだけでなく、維持管理費も削減しました。TSMは、ディスクとテープのリカバリーとバックアップを効果的に管理します。現在は、情報を体系的に管理し、従業員がアクセスしやすい方法で情報を保存しています。
電子メールのアーカイブシステムには、ICCとIBM FileNet Content Manager （FileNet CM）を採用しました。 FileNet CMは、電子メールの保管先です。FileNet CMはバージョン・コントロール、期限コントロール、監査証跡と承認ワークフローなどにより、ドキュメントの集中管理とコンプライアンスを保証する、企業コンテンツ管理ソフトウェアです。将来、エンジニアリングの書類や通信文書も保存し、戦略的なコンテンツ・マネージメント・システムとしてもFileNet CMを利用することを計画しています。
過去20年間は、シマンテック社のソフトウェアとヒューレット・パッカード社のハードウェアを使用しており、それらがリスクの少ない方法だと思っていました。しかし、電子メール・アーカイブ・ソリューションとして、ICCやその他のIBM製品をダイナミックに利用し、ソフトウェア、ハードウェア、ストレージに一貫したソリューションを採用することで、より効果的な管理が可能になることを確信し、2009年に新システムを導入しました。
導入効果
カスタマーサービスが改善されると同時に、電子メールシステムの管理が容易になりました。また、従業員は、必要な情報を、必要な時に、適切な方法で利用できるようになり、それによって著しく生産性が改善しています。
将来の展望
コアプロジェクトとして2009年に戦略的な企業コンテンツ・マネージメント・システムの構築を予定しており、今回の電子メールアーカイブシステムは、そのための基盤を形成しました。これにより、すべての従業員が文書や関連する通信文書を検索し利用できます。IBMのソリューションにより、大変重要なビジネス・プロセスの一環としてコンテンツ管理を行うことが可能になるでしょう。
お客様情報
採用製品情報
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