Toyota Financial Services テキスト・タブ
Toyota Financial Services社（UK)は、IBMとNeocol社のeDiscovery（電子証拠開示）および電子メール･アーカイブ・ソリューションにより重要な情報への即時アクセスを実現
発表日：2009年7月31日（USにおける発表）
「Neocol社はIBM電子メールアーカイブ・ソフトウエアであるIBM Content Collector for Emailを利用したソリューションを提供しています。今後の弊社内でのスキル不足が予想されるため、メッセージ・アーカイブ･システムの3年間の保守契約をNecocol社と締結しました。」Toyota Financial Services （UK）、コラボレーションツール・チームリーダー、ヘマント・ソホーニ氏
概要
IBMビジネスパートナーであるNeocol社が提供するIBM eDiscoveryと電子メール・ソリューションにより、トヨタファイナンシャルサービスは監査とコンプライアンス要件によって必要となる重要情報に迅速にアクセスすることを可能にしました。
課題
監査や法的な“Discovery”に必要となる情報確認の要請に迅速に対応するために、電子メールの迅速な検索と抽出が必要でした。
ソリューション
eDiscoveryと電子メール・アーカイブ・ソリューションは、サーベン・オクスリー法(SOX法)とイギリスの金融サービス機構の規制に基づく監査要件への対応を実現しただけでなく、電子メールのパフォーマンスを劇的に向上しました。
導入効果
- 電子メールを保管するストレージの容量を50％削減
- コンプライアンス違反による財務上のリスクを排除
- 電子メールの迅速な検索と抽出を実現
ケーススタディー
トヨタファイナンシャルサービス社は自動車のファイナンス・サービスを提供する業界をリードする企業であり、世界中のトヨタ自動車の顧客と販売店に広範なファイナンシング契約、自動車車険、および支払に関する保険を提供しています。1999年12月に発表されたトヨタファイナンシャルサービスのグローバル・ブランドは、Toyota Motor Credit Corporation (TMCC)およびToyota Motor Insurance Services, Inc.の製品を包含して販売するためのブランド名となっています。Toyota Financial Services UK PLC (TFS)は、イギリスにおけるトヨタとレクサス専用の自動車ファイナンス会社です。
過去10年において、TFSはトヨタ自動車のブランドの大きな成長の恩恵を受けてきました。トヨタ自動車のグローバル規模での売上は大きく増大し、自動車とトラックの販売において世界第1位の地位を占めるようになりました。これに伴い、ファイナンス・サービス部門においてもビジネスが成長しました。1999年に創業した当時のTFSは、8名の保険販売員から成る企業でしたが、現在では650億ドルを超える資産を保有しイギリス国内に約3,000名の保険販売員を有する企業に成長しました。
法律上および企業コンプライアンス上の新しい課題
近年、金融および保険業界では、特にSOX法（2002年のサーベン・オクスリー法）をはじめとする厳しい統制基準が適用されるようになっています。今では全ての取引が厳密なルールで管理されており、一貫性と法律上のコンプライアンスを維持するために抑制と均衡に基づいて管理されています。電子メールによるコミュニケーションは正当な法的文書として認識されるようになっており、そのため企業は電子メールを7年間保管する必要があります。
TFS社は監査証跡や法的な“Discovery”に対する要請に対し、迅速な情報の検索および抽出ができなければ法律上の責任を問われることになるため、Neocol社に問い合わせを行いました。同社が提供する卓越したアドバイスとベストプラクティスが、このような複雑なプロジェクトに対応するために最適であると考えたためです。
電子メールのセキュアなアーカイブによる迅速な検索と抽出
TFS社は対応が必要な以下の3つのビジネス上の課題を抱えていました。
- 全てのシステムがサーベン・オクスリー法とイギリスの金融サービス機構(FSA)の規制に準拠していることを確認する必要がありました。
- 急速に増大するストレージのコストを劇的に削減する必要がありました。
- 訴訟対応のために電子メールを簡単に検索し、関連する電子メール・メッセージを迅速かつ効果的に人事部に提供する必要がありました。
ビジネス上のコンプライアンス・リスクがあることに加えて、TFS社では電子メールのプライマリ・サーバーに過大なストレージ・コストを要していました。ストレージは使用スペースの70％から80％を占め、多くのばらばらのサーバーに分散していました。早急かつ効果的な対策を取る必要がありました。
それまで、TFS社は電子メールのアーカイブを実施しておらず、社員が電子メールを紛失したり削除してしまい、訴訟において法律上の責任を問われることがありました。
さらに、電子メールを検索し簡単に見つけ出すことが困難な状態でしたが、電子メール・アーカイブとeDiscoveryソリューションの導入後は、重要な情報に即時にアクセスできるようになりました。従業員、顧客、パートナー、およびサプライヤから寄せられるさまざまな要請および法律上の要請に迅速に対応できるようになったのです。
厳密な評価プロセス
TFS社は短期的および長期的なビジネス上の要件と機能を評価するために、厳密な評価プロセスを実施し、共有しました。
Neocol社はTFS社の主要メンバーと協力し、SOXおよびFSAなどのコンプライアンスの要件を満たすシステムを構築しました。さらに、TFS社は増大する運用費用の削減も課題としていましたが、Neocol社は、これらの要件も満たすIBM eDiscoveryおよびアーカイブ・ソリューションを構築しました。
Neocol社は多くの同様の導入経験に基づいて、トヨタのチームに対して、このような厳しい規制に他の大企業がどのように対応し遵守を達成しているかを説明しました。
潜在的な財務リスクの排除
IBM eDiscoveryソリューションは、統合されたオンデマンド型の電子メール保管および抽出を可能とし、お客様の法律上のコンプライアンス・ニーズに対応します。TSR社が得たメリットには以下が挙げられます。
- 電子メールと添付ファイルをアーカイブ（毎日実施）
- 電子メールのストレージを50％削減
- 130万以上の電子メールをアーカイブ
- 電子メールをインデックス化し、eDiscoveryに対応するための電子メールの迅速な検索と抽出を実現
- 高圧縮ストレージ機能により、ストレージ容量を劇的に削減
- .nfsファイルのエクスポートにより、さらに詳細な分析、法的なレビュー、およびフォレンジックに対応
TFS社はIBM eDiscoveryソリューションの採用により、法律上の規制などに、より効果的に準拠できるようになり、法律を準拠しないことで発生するビジネスへの大きな悪影響を最小化することができました。また、潜在的な財務リスクを排除し、電子メールのパフォーマンスは劇的に改善され、ストレージ・コストを劇的な削減も実現しました。
お客様情報
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