電子メール監査（メール監査）とは、社内外からの電子メールの監査の要求に応じて、電子メールを抽出し、その内容を監査することを指します。
また、電子証拠開示（eDiscovery）とは、訴訟における証拠として電子メールなどの電子データを速やかに開示することを指します。
社内規定や法的規制によって、コンプライアンス要件はますます厳しいものになっている昨今、効果的な電子メールの管理システム（電子メール監査）や電子証拠開示（eDiscovery）の仕組みが備わっていないことは、企業にとって、大きなリスクとなりかねません。
規制順守の証明や証拠開示要求への対応に不可欠な電子メールが、適切な電子メール監査（メール監査）によって管理されていれば、訴訟、裁判を有利にすすめるために必要となる電子メールの紛失や誤廃棄などに代表される重要な証拠の損失リスクを減らし、さらに速やかな電子証拠開示（eDiscovery）の実行につながることで、法的義務の不履行によって罰則や罰金が科せられるリスクを軽減することができるのです。
IBM Content Collector（ICC）は、Lotus Domino®から電子メールを安全な保管庫（IBM Content Manager（CM）など）に移動し安全に保管。さらに、InfoSphere™ eDiscovery Manager (eDM)が、内部統制や電子証拠開示（eDiscovery）対応として、電子メールの監査や訴訟に対応して証拠となる電子メールを抽出する環境を整えます。
課題
- 重要な電子メールを安全に保管し、内部統制に対応したい。
- 訴訟リスクに備えて、電子証拠開示（eDiscovery）の環境を構築したい。
- 電子メールに取引に関する重要な情報が記述、添付されているが、管理が不十分なため、監査にも対応できない。
- 電子メールから、機密情報や個人情報が漏洩している。
- 監督官庁や国税などから、電子メールの提出を要求された。
概略
IBMが提供する電子メール監査（メール監査）、電子証拠開示（eDiscovery）のソフトウェア「IBM InfoSphere eDiscovery Manager (eDM)」と「IBM InfoSphere eDiscovery Analyzer (eDA)」の概略をご紹介いたします。
- 高速かつ高度なテキスト検索エンジンを搭載しています。
- 電子メールの本文、添付ファイル内のテキストも検索可能です。
- 検索にヒットした電子メールを、Lotus Notes®クライアントから確認できます。
- 検索結果の電子メールを、NSF形式でエクスポート可能にします。
- どのような検索を行ったか、どんな電子メールを閲覧/エクスポートしたかなど、作業記録をすべて記録し、監査人を監査できます。
- InfoSphere eDiscovery Analyzer (eDA)は、InfoSphere eDiscovery Manager (eDM)と組み合わせて使用することにより、高度な分析機能を提供します。
図1 : eDiscoveryの画面イメージ
製品
- アーカイブSW ： IBM Content Collector（ICC）for eMail
- リポジトリーSW ： IBM Content Manager（CM）または IBM FileNet
- 監査アプリケーションSW ： IBM InfoSphere eDiscovery Manager (eDM)
- 分析アプリケーションSW ： IBM InfoSphere eDiscovery Analyzer (eDA)
図2 : eDiscoveryの概要図（リポジトリSWがCMの場合）
IBM、IBM ロゴ、ibm.com、InfoSphere、Lotus DominoおよびLotus Notesは、世界の多くの国で登録されたInternational Business Machines Corp.の商標です。他の製品名およびサービス名等は、それぞれIBMまたは各社の商標である場合があります。現時点での IBM の商標リストについては、www.ibm.com/legal/copytrade.shtml (US)をご覧ください。
