発表日 ： 2009年7月31日
Bank of the Westは貸付申請の処理時間を1日に短縮しました。IBMが提供するエンタープライズ・コンテンツ管理、ビジネス・プロセス管理、およびビジネス・ルール管理の統合システムにより、5年で150万米ドルのコスト削減を実現できると試算しています。
「IBMのソフトウェアを活用して紙による処理からペーパーレスの処理に移行するにつれて、当社の貸付担当者はお客様に集中できるようになり、お客様との関係強化に取り組めるようになりました。」 Bank of the West、リスク管理部門、シニア・バイス・プレジデント、マイケル・ベゴヴィッチ氏
概要
手作業の紙によるプロセスから効果的で自動化されたペーパーレス・システムに移行するために、Bank of the WestはIBM FileNet®のエンタープライズ・コンテンツ管理(ECM)およびビジネス・プロセス管理(BPM)とともにIBM WebSphere® ILOG® JRules によるビジネス・ルール管理システム(BRMS)を導入しました。ECM、BPM、およびBRMSシステムを統合することで、同社は貸付申請の発行と承認プロセスを自動化し、所要時間を短縮し、顧客満足度を向上することができました。
導入効果
- 承認に要する時間を1週間程度から1日未満に短縮
- 5年間でほぼ150万ドルのコスト削減を想定
- スタッフの生産性が向上し、顧客との関係強化により注力することが可能に
課題
主に買収によりBank of the Westの企業規模が2倍以上に拡大し、手作業のプロセスのために、企業向け貸付を迅速かつ効果的に処理することが困難になっていました。貸付申請は社内便で回覧され、承認されるために処理の遅延が発生していました。与信審査プロセスにおいて追加の情報が必要になった場合は、申請書が申請を行った支店に差し戻され、申請書の再提出が必要な状態でした。その結果、リスク管理部門は貸付申請に対してその日のうちに回答できるのに、貸付の承認についてはプロセスの遅延が生じ、1週間程度かかっていました。
ソリューション
IBM FileNet eForms、IBM FileNet Content Manager、IBM FileNet Business Process Manager、およびIBM WebSphere ILOG JRulesビジネス・ルール・管理システム(BRMS)を導入し、手作業の紙によるプロセスから効率的で自動化されたペーパーレス・システムに移行することができました。エンタープライズ・コンテンツ管理(ECM)、ビジネス・プロセス管理(BPM)、およびBRMSを統合したソリューションによって、電子フォーム上で情報が入力されると、自動的に必要なビジネス・プロセスが開始されます。ビジネス・ルールとプロセスそのものを分離することで、同社の与信管理チームはIT部門の支援がなくても与信情報を更新し、承認に必要な条件を更新し、特別な承認権限を設定できるようになりました。その結果、顧客のニーズや変動する市場の要請に迅速に対応できる俊敏性の高い組織が生まれました。
毎月およそ750件の貸付処理を行っており、電子フォームの見た目を紙の書類と同じにすることによって、スタッフが新システムをスムーズに利用できるようにすることが大切でした。借主の情報を貸付処理システムから貸付申請書に抽出することで貸付申請書をオンラインで作成でき、その結果、貸付申請書を簡単に稟議処理および承認処理に回せるようになりました。
ECM、BPM、およびBRMSシステムを統合することで、各承認担当者の与信権限を設定し、書類を保存のために送付する前に、特定の重要な項目の情報の記入が必要となりました。さらに、必要に応じて、一度却下されたもののその後承認された貸付申請案件を特定し、その情報に基づいてフォームを作成し、スタッフが申請却下を覆した理由を報告できるようになりました。貸付申請の承認または却下が行われた時点で、自動的に電子メールが配信され、ビジネス部門に貸付申請の承認結果とリスク評価のグレードが通知されるようになりました。
与信管理の承認者が追加の情報が必要になった場合は、貸付申請担当者はオンラインでフォームを更新して、迅速に新規の書面を共有します。これにより社内便のやりとりによる処理の遅延がなくなり、追加情報が必要な場合でも貸付申請を受け取ったその日に貸付の承認ができるようになりました。以前であれば、修正や追加情報を社内便でやりとりしていたため、このプロセスに最大で1週間かかっていました。さらに、このプロセスによって監査とレポーティングのプロセスの合理化が実現しました。今ではリスク管理部門のスタッフはシステムによって集計された月末レポートを発行し、借主の業種や担保およびリスクの種類等を与信管理担当者が検証できるようになりました。以前であれば各支店で紙ベースのレポートを手作業で発行し、リスク管理部門に社内便で送付することでチェックを受けていました。
さらに、IBM ECMソフトウェアによって、顧客サービス、キャッシュ・マネジメント、および社員の人材登用になど、10以上のプロセスを自動化することにも成功しました。例えば、顧客サービス部門のスタッフが顧客からの問い合わせを電子フォームに直接入力すると、自動的にそのデータが適切な部署に回覧され問題解決が行われます。今日ではおよそ5,000名の従業員がIBM ECMソフトウェアを使用しており、同社では煩雑な紙によるプロセスの自動化を促進するなかこの人数は増えていくものと考えています。また、IBM WebSphere Application Serverの高パフォーマンス・アプリケーションを実現する基盤によって、信頼性・可用性・拡張性が高いECMおよびBPMソリューションを構築・導入・管理することができました。
お客様情報
アメリカの南西部および西部の19の州に700以上の事業所があり、資産は670億ドル。法人、個人向けに信託銀行サービスおよび国際銀行サービスを提供している。
採用製品情報
本情報は、USの事例サイト （US）の抄訳です。
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