他社製グループウェアを利用されているお客様

「そのメール送るのやめませんか？」
Lotus Notes/Dominoではなく他社製グループウェアを利用されているお客様においては、グループウェアというと電子メールとグループスケジューラという用途を中心に利用されている傾向が強いようです。
電子メールによるコミュニケーションは、手軽で非常に便利です。
報告・連絡・相談事からちょっとした日程調整まで、電子メールでやり取りする機会は大変多くあるかと思います。

しかし、電子メールには次のような課題があげられます。

• 送り先は、送り手が選択・決定する 　

  したがって、本来伝達する必要がある人には届いていない可能性がある

• メールが多く、埋もれてしまう可能性がある 　

  “念のため”という配慮の結果、ｃｃなどでも送られてくるため、大量のメールの中に本当に必要なメールが埋もれてしまいがちとなる
  そこから発生する重要なアクションに対応できないこともありえます

• 受け取った情報は自分で整理・管理しなければならない 　

  各個人宛にメールが届くので、各人が情報を整理する必要が出てきます
  また管理規定によっては自動的にメールが削除されてしまうこともあるため、情報管理はさらに煩雑なものとなります

つまり、電子メールだけではビジネスに即した情報共有を行うには限界があり、反対に生産性を損なうことにもなりかねません。
そこで活躍するのがLotus Notes/Dominoです。Lotus Notes/Dominoであれば、ビジネスにおける顧客、商品、営業情報などの情報共有環境が、大規模な開発投資なしで、簡単に、セキュアに構築可能です。

Lotus Notes/Dominoであれば、どのような情報共有ができるのか
Lotus Notes/Dominoであれば、全従業員が利用するような出退勤管理や交通費精算といったワークフローから営業報告、クレーム管理、ISO文書管理、プロジェクト管理、商品情報管理、会議議事録といった、個々の現場で日頃の業務上やり取りされる身近なフローにいたるまで対応することが可能です。

実現のポイント
このような情報共有ができるのは、Lotus Notes/Dominoが次のような実行要素をもっているためです

• 情報共有の「場」となるアプリケーションを容易に作成でき、情報を蓄積できること
• 作成したアプリケーションに対する柔軟かつ多様なアクセス制御が可能なこと
• 業務にあわせてアプリケーションを作成・カスタマイズができること

どれくらいの費用がかかるのか
アプリケーションのカスタマイズというと、高価なコストがかかるような印象を持たれがちです。
しかし、Lotus Notes/Dominoは標準で文書ライブラリやディスカッション等の実用的なテンプレートを持っています。
テンプレートからの作成であれば、ほんの数十秒の操作でアプリケーションができあがってしまいます。
ハードウェアとソフトウェア・ライセンスさえあれば、標準テンプレートのものは利用可能です。
また、様々なお客様からの要望や要求事項を取り入れた業務アプリケーション、ソリューションがビジネス・パートナーより販売されています。

• Lotus Notes/Domino Partners and Solutions Catalog（業務アプリケーション、ソリューション）
• CRM/SFAで営業力の強化（導入事例・効果）

Lotus Notes/Dominoの場合、なぜメールが減って情報共有が進むのか
営業報告業務を例にとってみましょう。
営業報告は部下からの報告だけではなく、報告を受けたマネージャーからのアドバイスや必要に応じて関連する人物・組織への業務指示が行きかいます。
くわえて、担当営業は1日に何件にも対応するケースがあり、またマネージャーは複数人の部下からの報告を受けることとなります。
そのたびに電子メールが飛んでいたのでは、受ける側も大変です。
これをNotesアプリケーションで情報共有する場合、どのようになるのでしょうか？

• Notesアプリケーションのビューやカテゴリ（分類）により、各業務の担当者が見るべき視点で情報が見られる
• Notesアプリケーションの文書リンクやRSSの機能によって、必要な人に必要なタイミングで電子メールやRSSリーダーで情報伝達が可能
• 情報はNotesアプリケーションで管理するため、送られてきたメールは削除可能（個人が情報を整理・管理する必要がない）
• もちろん、柔軟で堅牢なアクセス制御によって、必要な人に限定しての情報共有を実現

となるのです。

将来の情報共有展開へ
ビジネスにおける各種の情報は、グループウェアのみならずERPやRDBなど様々なシステムに格納されているケースが多いと推測されます。
Lotus Notes/Dominoであれば、Notesアプリケーションでの情報をほかのシステムと組み合わせたり、連携させたりすることで（コンポジットアプリケーション、Mashupと呼ばれます）その資産を有効活用することが可能です。
また、ポータルの構築によってその人に最適な情報提供することも（パーソナライズと呼ばれます）有益です。
さらに、ブログや前述のRSS、MashupといったWeb2.0との融合も可能であり、最適な拡張・展開が可能です。

中部電力
従来中部電力では、組織・部門単位を中心にして電子メールやファイル・サーバーを活用した情報共有を進めてきましたが、全社規模での情報ライフサイクルの最適化、情報伝達のスピード向上およびナレッジ蓄積を行う仕組みの構築が求められていました。この目的を達成するため、各個人の情報から全社向けの情報まで、ポータルを中心として一元的にアクセスできる全社員向けのシステムとして、組織・部門を超えたプロジェクト単位のメンバーで、情報の共有・活用・コラボレーションが行える「チームワークプレイスサービス」を全社展開しました。
中部電力がプロジェクト単位の情報共有システムを全社展開

Lotus Notes/Dominoへの移行事例
他社製グループウェアに比べて、Lotus Notes/Dominoはどのような点が優れているのか、事例を参考にしながら具体的に紹介します。

• Microsoft ExchangeからLotus Notes/Dominoへ移行されたお客様例
• サイボウズから再度、Lotus Notes/Dominoへ移行されたお客様例

電子メール中心では情報共有はできない
いかがでしたでしょうか？
ビジネスにおける情報共有を確実・円滑に実施するためには、電子メール中心では難しいことがご理解いただけたのではないでしょうか。

Lotus Notes/Dominoは情報共有をするための要素を備えています

• 情報共有の「場」となるアプリケーションを容易に作成でき、情報を蓄積できること
• 作成したアプリケーションに対する様々なアクセス制御が可能なこと
• 業務にあわせてアプリケーションを作成・カスタマイズできること

まずは、今後の構想を決めることが重要です
とはいえ、やみくもにLotus Notes/Dominoを導入すれば成功するというわけではありません。
「どのような情報共有がしたいか？」という今後の構想を決めることが重要です。
そして、検討過程においての初めの一歩として、電子メール、および現在利用されているグループウェアと同等範囲での利用からはじめるというステップがおすすめです
Lotus Notes/Dominoは、組織、ビジネス利用のためのメッセージング環境という観点でも優れた機能、設計思想を持っているからです。