前回は事業継続計画（BCP: Business Continuity Plan）と災害復旧計画（DRP: Disaster Recovery Plan）の重要性について説明しました。今回は実際にBCPやDRPの作成について説明します。BCPやDRPが対象となる災害には非常に多くの種類があります。たとえば自然災害、人的災害、破壊工作活動など、そのすべての可能性に言及し、対応方法を検討・定義することは非常に難しく、また一度に構築するためには多くの人員とコストが必要になります。従ってBCPやDRPを作成する場合には現実的な考察と実現可能な対象を選択して、作成する必要があります。
本節ではBCPとDRPを以下のように定義します。
| 計画 | 説明 |
|---|---|
| 災害復旧計画（DRP） | 通常、プラントや工場・事業所で起こりうる可能性があり、その波及範囲が事業所等に限られる災害に対する対応計画（プラントワイドまたはエリアワイド災害） |
| 事業継続計画（BCP） | 企業全体の事業計画に大きな障害となる大規模な災害（例：工場全損、流通障害など）。災害範囲は企業ワイドになるもの。（本節では破壊工作や戦争などナショナルワイドの災害は除外します） |
DRPはBCPの事業所単位で作成する個別BCPの位置づけであり、各事業所が管轄します。BCPは各事業所のDRPも含めて全体的な事業継続を担当する計画です。
範囲と優先度の設定
BCPやDRPの対象範囲は様々な可能性が考えられます。小規模のものは主要生産設備の故障や破損であり、また大規模なものは自然災害や何らかの原因で原材料などが滞る流通など多くの種類が考えられます。しかし、このすべてをBCPやDRPの対象とすることは大変な労力が必要になります。このため通常は優先度を設定してその作成する順番を決定します。
通常、BCPは企業全体の活動を統括する標準であるため、はじめに各事業所のDRPを作成し、そのすべてを統括する標準としてBCPを位置づけます。またBCPにはDRPに含まれない原材料・完成品のサプライチェイン戦略やグローバル展開など危機管理の関する内容を記述します。
| 記述すべき対応内容 | |
|---|---|
| 災害復旧計画（DRP） | |
| 事業継続計画（BCP） |
対応組織支援
災害発生は対応を行う人員をいかに迅速に確保し、行動するかが重要です。従って社内及び社外の関係者への連絡先情報を共有することが非常に重要です。 連絡先情報には以下のような情報を個別の事象単位に記述します。
| 記述すべき対応内容 | |
|---|---|
| 連絡先 |
保全管理の局面から考えると、事業所内の重要設備は数が多く、事象の発生確率も高いため、最重要の内容として、事故発生時の対応方法をDRPに記述する必要があります。通常、このような情報は個人のメモや設備マニュアルなどに記述されていることが多く、またその情報も古い内容である場合が多く見受けられます。従って保全管理システムへ登録して管理することも重要です。
また、設備導入時の担当者と運用後の担当者では異なることが考えられるため、連絡先情報が共有化されているか否かでその対応速度に大きな違いが発生する場合があります。
また、社内の連絡網の構築はもっともシンプルな必要事項ですが、重要な情報です。災害発生時には、必ずしも社内にいるとは限らず、休暇中であったり、また出張中であることも考えられるため、連絡網の確立は実際には簡単でない場合があります。従って人事管理システムなどの情報とも連携して、担当者に所在を確認できるシステムを構築することも重要です。
記述される対応内容の記述
災害や事故の状況は様々です。従ってDRPやBCPはその発生する事象のすべてに関して具体的に記述することは非常に難しく、また実際の災害や事故では、その記述内容にはない対応を迫られることが考えられます。このためDRPやBCPでは具体的な対応方法よりは、対応を行うために必要な情報を提供するレファレンス的な位置づけとして記述されるものです。
- 災害時の対応に必要な対応の大まかな骨子を記述する
- 対応に必要な情報を提供する
- 安全・健康及び環境保全（避難・誘導など）の方法
訓練の重要性
事故や災害の発生時は混乱し、通常の冷静な対応が取れない場合があります。この問題に対応するための唯一の方法は事故や災害の発生を想定したシミュレーションや訓練です。通常このような訓練の典型は「避難訓練」です。避難訓練は通常事業所の火災や地震などに対応するために消防庁の管理・監督のもとに定期的に実施されるものですが、従業員の安全確保に主眼をおいて実施されています。
この訓練に追加して、製造ラインの復旧やトラブル対応などの状況を仮定しての訓練を実施することも、ひとつのアイディアであると考えます。
通常、DRPやBCPの重要性には関しては企業内では認識され、作成されていると考えられますが、その内容が実施できるかどうかは、災害が発生するまで「わかりません」では問題があります。また社内のイニシアティブのなかで作成したDRPやBCPは監査対応のためにドキュメントを作成することに主眼が置かれ、実際に使えるものか否かを確認する機会は非常に少ないのが現状です。従って、災害対応基準が本当に有効か否かを確認するシミュレーションや訓練は非常に重要になります。
もうひとつの問題として災害復旧には長い時間が必要な場合があり、１日の訓練では確認できません。この問題に対応するひとつのアイディアとしては通常の保全管理活動と災害復旧活動を関連付けて管理する方法です。
通常災害対応では破損した設備やプラント機器の交換、修理が必要になります。これは保全活動自身にほかなりません。従って保全活動をしっかりと管理することでDRPやBCPの内容を確認して、更新することが可能です。
| 活動内容 | DRP/BCPとの関係 |
|---|---|
| 新規設備の導入 | 災害や事故で破損した機器の交換作業と同様に考える。事故の復旧には一刻も早い機器の交換作業などが必要で、新規設備の導入作業は、災害時の設備交換と非常に似たプロセスを経て行われます。従って、この手順・情報を標準化することでDRP/BCPで記述されている内容を確認します。またこの手順を訓練の位置づけとして実施します。 | 故障機器の修理 | 故障機器の修理では、関連部門（製造部門、上席マネージャーなど）との報告と情報提供、修理作業に関する外部ベンダー企業、外注業者企業との情報連携。消防署や自治体への報告プロセスの確認などを検証することが可能です。 |
DRPやBCPの情報アップデート
DRP/BCPの作成を完了すると、その時点から記述された内容は劣化することを認識しなければなりません。たとえばDRPで記述されるべき内容として、関連担当者への連絡先がありますが、この情報は日々変更されていきます。
- 社内の人事変更に伴い、担当者の変更、職責の変更（連絡先の変更）
- 設備ベンダー企業、外注業者企業の担当者の変更（連絡先の変更）
- 交換設備、交換部品の製造・販売中止にともなう、入手困難情報（機器情報の変更）
- 設置設備の変更
- 法令の変更（必須対応手順、管理項目の変更）
従って、DRP/BCPは定期的に見直し、その記述内容を最新の情報に更新する必要があります。この見直しは最低でも1回/年の間隔で行う必要があり、連絡先の情報などは逐次更新する必要があります。
一度、DRP/BCPが作成されると、災害時にはその対応方法がこのドキュメントの基本としてとられるため、記述内容の情報に誤りがあったり、また古い情報で連絡が出来ないなどが発生すると、現場を混乱させかえって事態を悪化させる場合があります。
DRPやBCPに限らす、すべての標準を記述するドキュメントは定期的に更新されていなければなりません。
まとめ
DRP/BCPは一見、通常の企業活動にはあまり関係せず、またその作成は企業にガバナンスや監査の観点から作成されてはいますが実際には形式的なものになりがちです。しかし、いったん災害が発生するとその影響範囲は大きく、企業活動に大きな障害を与えます。
DRPやBCPは災害に対応できる組織や体質作りを含めて標準化され、その内容はシミュレーションや訓練により確認する方法を含めて、企業活動に一部として取り組むべき内容です。
また連絡先など最新の情報を即時提供するためには「人事システム」「出張管理システム」「休暇管理システム」「調達システム」「保全管理システム」「電子メールシステム」「電話会議システム」など様々なシステムの情報を連携し、情報が的確に担当者に提供できるような情報システムを構築する必要があります。特に、本社情報部門を中心として経営陣の予算措置や、イニシアティブが重要になります。
災害や事故は起こらないことが望ましいですが、一定の確率で必ず発生するものです。いったん災害が発生した時点で如何に的確な対応を取れるかは日ごろの企業統制の成果であり、人員育成の結果となるような企業作りがもっとも重要です。
明治時代の作家に東京大学の寺田虎彦先生がいらっしゃいますが、物理学の立場から関東大震災や函館の大火災の検証のなかで、災害に対する考え方や準備に関してその随筆のなかで述べられています。「災害は忘れたころにやってくる（実際は寺田先生はこの言葉を文筆活動のなかではご使用されていないといわれていますが）」の名言がありますが、今回の東日本大震災も規模や時期も含めて、我々が予想しない状況で発生し、その被害の規模は想像を絶するものです。災害は「必ずやってくるもの」と認識し、真から強い日本を築き上げてゆくために、DRPやBCPは重要な位置づけをもつ標準になることを願ってやみません。
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