第3回 ワークプレイスの最適化

2回にわたり、戦略的コスト削減のためのアプローチをご紹介してきましたが、最終回となる今回は、もっと身近なところでのコスト削減策を考えてみたいと思います。“もっと身近なところ”とは、より日常業務に密着した、という意味です。日常業務においてコストを増大させる要因といえば、真っ先に時間のムダ、コミュニケーション上のムダ、紙のムダなどが思い付くでしょう。おそらく次のようなシーンは、誰でも経験したことがあるはずです。

• 海外出張が多く、年間の交通費や宿泊費などが膨大な金額になる
• 海外拠点とのメールや電話でのやりとりには限界がある
• 各地に分散しているプロジェクトメンバーとのコラボレーションが難しい
• 地方出張のための移動時間で1日のほとんどがつぶれた
• 旅費精算や出張報告書の作成などの事務処理に時間を取られる
• 会議のたびに調整作業や配布資料の準備に手間がかかる

“ちりも積もれば山となる”という格言があるように、一人ひとりの小さなムダの積み重ねは、決して無視できない大きな損失につながっていきます。この小さなムダに着目できるかどうかで、企業の生産性はもちろん、収益にも大きな差が生まれるのです。

IBMが提唱する「Smarter Planet™（地球を、より賢く、よりスマートに）」の一番の目的は、地球上にある無駄や非効率、リスクをいかにしてテクノロジーで排除し、より豊かな世界を実現するかということ。その実現に向けたテーマの一つに「Smart Work」があります。スマートな働き方には、変化に柔軟に対応するダイナミックなビジネス・プロセスが必要です。いつまでも時間や場所にとらわれていては、情報の遅延や不確実性によるリスクが膨らみ、自由な発想は妨げられ、やがて組織の活力や機動力は低下してしまうでしょう。

そこでIBMは、正確な情報の流れと、シームレスでリアルタイムなコミュニケーションを実現するために、音声、ビデオ、データを連携した統合環境を提供。すべての社員がよりスマートに働ける仕事場（ワークプレイス）を通じて、新しい発想をサポートし、社内外の連携・協業を強化しようとしています。こうしたコミュニケーション基盤の確立は、コスト削減の切り札となるだけでなく、ビジネスを活性化させるための重要な企業基盤となることは間違いありません。

【図 IBMが提供するユニファイド・コミュニケーション&コラボレーション】

IBMが支援したあるお客様では、東京本社と海外拠点とをビデオ会議システムで結び、海外関係会社とのより緊密なコミュニケーションを実現。意思決定の質とスピードのさらなる向上を目指すとともに、海外出張に要する時間およびコストの削減につなげようとしています。

IBMでは、次のようなサービスを提供し、Smart Workの実現を支援しています。

IBMビデオ・コミュニケーションズ —テレプレゼンス—

先進のビデオ圧縮技術、実物大のリアルで高品質なビデオ映像、高帯域のテレコミュニケーションとネットワーク・サービスを統合したコミュニケーション・システムです。

IBMビデオ・コミュニケーションズ —デスクトップビデオ—

パソコン、3G携帯電話、専用ビデオ端末などの多様な端末を使用したビデオ会議システムを構築。ネットワークを介して、複数拠点を双方向コミュニケーションで接続します。